chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Interne bewaargeving

    Wat?

    Bijvoorbeeld: de personeelsdienst draagt personeelsdossiers over aan de archiefdienst.

    Een interne bewaargeving is de fysische beweging die dossiers maken bij de overdracht van de werkplek naar de archiefdienst. Deze beweging gaat steeds gepaard met een overdrachtslijst. Deze lijst kan bestaan uit enkele basisgegevens waarin de overdrager alle documenten een minimumbeschrijving geeft (naam, datering, nummer) of uit een gedetailleerde lijst met een link met informatiebeheersplannen.

    De verantwoordelijkheid voor het beheer wordt overgedragen aan de archiefdienst hoewel de overdragende dienst steeds de eindverantwoordelijkheid blijft dragen.

    Concreet betekent dit dat de archiefdienst zal instaan voor een goede bewaring, een goed beheer, een goede ontsluiting en eventueel een voorstel tot vernietiging. De eindbeslissing over de mogelijke vernietiging, de eventuele restauratie, de eventuele toegankelijkheid zal steeds in samenspraak met de overdragende dienst zijn.

    Voor/door wie?

    Collega's binnen de organisatie.

    Hoe?

    De overdracht wordt door de bewaargevende dienst voorbereid.

    Hiervoor zal de archiefverantwoordelijke bepaalde richtlijnen uitwerken en afspraken maken.

    Voor een interne bewaargeving binnen de Vlaamse overheid staan de kwaliteitscriteria uitgeschreven.

    Voor een interne bewaargeving binnen een andere zorgdrager zijn er misschien uitgeschreven procedures, afspraken of voorwaarden voor een aanvaarding van een bewaargeving. Enkele voorbeelden zijn: het gebruik van de archiefdoos, het gebruik van een bepaald type archiefdoos in functie van de bestemming, het schonen van de bewaargeving, het gebruik van een etiket of het schrijven op de doos, de koppeling met het informatiebeheersplan, ..

    Wanneer?

    De voorbereiding van een interne bewaargeving laat je best door de bewaargever inplannen.

    Eénmaal per jaar een interne bewaargeving laten plannen op een rustiger moment is een goed idee. Op die manier

    wordt de dienst niet verhinderd door andere activiteiten en kan er goed worden doorgewerkt. Bij de ene dienst zal dit rustigere moment misschien tijdens de zomermaanden zijn, bij de andere dienst wordt het initiatief gekoppeld aan de jaarwisseling.

    Na de voorbereiding en voor de eigenlijke verhuis neemt de bewaargever contact op met de archiefdienst en maakt hiervoor een afspraak. De organisatie kan gebeuren door de archiefdienst zelf en/of eventueel met de medewerking van de collega's van de technische dienst.

    En wat daarna?

    De overdragende dienst kan de dossiers via een interne bruikleen steeds raadplegen.

    Indien de archieven in aanmerking komen om te vernietigen, zal de overdragende dienst in samenspraak met de archiefdienst de eindbeslissing nemen. Voor een verantwoorde selectie en de uitvoering van een vernietiging volgt u de nodige procedure. Meer informatie hierover vindt u op de webpagina's over selecteren en vernietigen.