chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Interne bruikleen

    Wat?

    Elke organisatie moet ervoor zorgen dat haar medewerkers toegang hebben tot de informatie die ze nodig hebben voor het uitvoeren van hun taken. Gezien de omvang is het echter niet haalbaar of wenselijk om al die papieren documenten in de onmiddelijke nabijheid te bewaren. Vaak worden deze dan ook bewaard in een archiefruimte of in bewaring gegeven aan de archiefdienst van de eigen organisatie.

    Niet alleen zorgt de informatiebeheerder of archivaris er dan voor dat de archiefdocumenten op een goede en ordelijke manier worden bewaard, maar bovendien dat deze informatie nog altijd vlot toegankelijk en raadpleegbaar is.

    Eén van de manieren waarop informatie kan worden ter beschikking gesteld aan de collega's is interne bruikleen. Hierbij vraagt een dienst een specifiek dossier op bij de informatiebeheerder en krijgt het vervolgens ter inzage op zijn werkplek.

    Interne bruikleen is een cruciale dienstverlening van de informatiebeheerder of archiefdienst binnen een organisatie. Dit mechanisme realiseert een aanzienlijke verlaging van de drempel, zowel op het vlak van de raadpleegbaarheid van de informatie, als op het vlak van bewaargeving. De afspraken rond interne bruikleen worden best geformaliseerd in een afsprakenkader. Vaak wordt dit aangeduid als het archiefreglement.

    winkelwagentje

    Voor wie?

    Collega's binnen de organisatie.

    Wanneer?

    Medewerkers van de organisatie kunnen steeds hun dossiers terug opvragen.

    Voorwaarden

    Er zijn wel enkele voorwaarden aan verbonden voor de uitlener:

    Taakgebonden

    Een bruikleen is enkel mogelijk voor dossiers of documenten die werden opgemaakt in kader van de opdracht van de dienst waartoe het personeelslid behoort

    bijvoorbeeld:

    Een collega van de personeelsdienst kan het personeelsdossier van een collega uit de milieudienst opvragen

    Een collega van de milieudienst kan niet het personeelsdossier van de collega van de personeelsdienst aanvragen

     

    Binnen de organisatie

    Een interne bruikleen wil zeggen dat de dossiers binnen de organisatie blijven. Deze worden onder geen enkele voorwaarde meegegeven aan derden

    bijvoorbeeld:

    Een architect kan geen plannen van de dienst Stedenbouw komen uitlenen in het kader van de voorbereiding van een project

     

    Beperkt in tijd

    Een interne bruikleen is per definitie voor een beperkte tijd, bv. 1 maand. Indien het dossier langer nodig blijkt te zijn, wordt er een verlenging aangevraagd. Bij meerdere verlengingen kan het initiatief worden genomen om een datum af te spreken.

    bijvoorbeeld:

    Een dossier wordt door de dienst communicatie uitgeleend voor 5 dagen. Deze termijn lijkt te kort te zijn. De communicatiedienst verlengt de uitlening van het dossier en stelt de informatiebeheerder hiervan op de hoogte.

     

    Zorg dragen en verantwoordelijkheid

    Bij de uitlening neemt de uitlener tijdelijk de zorg van de informatiebeheerder over. Dit wil zeggen dat de uitlener zorg draagt voor het opgevraagde dossier. Hij engageert er zich toe om geen informatie toe te voegen, eruit te halen of aan te passen of om het dossier te herstructureren (dus geen stukken verplaatsen)

    De uitlener bewaart het zo goed mogelijke omstandigheden (bv. niet in de zon of op een vochtige plaats) en bezorgt het terug in de oorspronkelijke verpakking, bv. de geëtiketteerde archiefdoos.

    bijvoorbeeld:

    De dossiers worden netjes in de mappen gehouden, er worden geen stukken verplaatst, de originelen blijven deel uitmaken van de originele map.

    Service Level Agreement

    In sommige gevallen wordt er ook een SLA (service level agreement) aan gekoppeld. Dit verhoogt het vertrouwen in de archiefdienst. De mate waarin deze SLA's kunnen worden nagestreefd, is afhankelijk van de personeelsinzet maar ook van de toegankelijkheid van de dossiers (hoe geordender de overdracht, hoe vlotter het zoekwerk) en de duidelijkheid van de vraag (vragen naar Personeelsdossier van Jan Janssen of vragen naar een bewijsstuk van een onteigening in de Kerkstraat, ergens in de jaren 1950-1980)

    bijvoorbeeld:

    Indien een dossier wordt opgevraagd voor 12u, zal het dossier ten laatste de dag nadien aan de dienst worden bezorgd.