chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Metadata

    Het toekennen van metadata is zowel in een analoge als in een digitale context relevant. Metadata leggen de contextinformatie vast waarin de informatie is ontstaan. Zonder de juiste en volledige contextinformatie kan informatie niet goed beheerd worden en kan niet vastgesteld worden wat de waarde en betekenis van de informatie is.

    Wat zijn metadata?

    Metadata zijn nodig om van inhoud betekenisvolle informatie te maken. Eenvoudig gezegd zijn metadata gegevens over gegevens. Metadata beschrijven de context, de inhoud en de structuur van informatieobjecten, zoals series, dossiers, documenten, foto's, databanken, rekenbladen of audio- en videobestanden, en hun beheer door de tijd heen.

    In de Australian Government Recordkeeping Metadata Standard hebben de National Archives of Australia een meer verfijnde definitie opgesteld: "Structured or semi-structured information that enables the creation, management and use of records through time and across domains. Recordkeeping metadata can be used to identify, authenticate and contextualise records and the people, processes and systems that create, manage, maintain and use them."

    Men voegt al eeuwenlang onbewust metadata toe aan documenten vb. de titel van een boek (inhoud), de zegels aan een charter (auteur), de datum op een document, ... . Nadien voegde een archivaris nog wat extra metadata toe in een inventaris (beschrijving). Het toekennen van metadata in de digitale wereld is dus niet meer dan het verderzetten van deze eeuwenoude manier van werken, alleen is de manier van metadateren nu veel complexer geworden. In een digitale omgeving is informatie vaak vluchtig en is de beheeromgeving aan veel veranderingen onderhevig, daarom is het in een digitale omgeving nog essentiëler om de metadata goed vast te leggen. bv. de juiste naamgeving van het document, het bestandsformaat, de migratiedatum van een databank (van belang om de integriteit te kunnen waarborgen), ... . (voor meer informatie over naamgeving en bestandsformaten zie de pagina over de opname van documenten in een klassement)

    Voorbeeld

    Concreet wil dit zeggen dat een stapel papieren waarbij niet aangegeven is over welk dossier het gaat, bijgevolg ook niet kan worden geraadpleegd. Welke elementen hebben we dan allemaal nodig om dit toch toegankelijk te maken? Bv. de naam van het dossier, de datum en een behandelaar. Het is dus belangrijk om in de digitale wereld net zoals in de analoge wereld aan te geven door wie het werd opgesteld en waarover het gaat. Dit duiden we, in de analoge én digitale wereld, aan als metadata.

    Metadata kunnen meestal in minstens twee categorieën worden onderverdeeld:

    • Inhoudelijk/administratieve metadata: deze dienen twee doelen:
      • beheren van informatieobjecten: identificatie, selectie, eigendom, vindplaats, herkomst en verantwoording over beheersactiviteiten
      • beschrijven van informatieobjecten: organisatie, ordening, inhoud, datering en vorm
    • Technische metadata: deze dienen om de technische informatie van een informatieobject vast te leggen. Hieronder vallen onder andere formaat, bestandsnaam, versie, ...

    Waarom metadata?

    Door minimale metadata toe te kennen kan een organisatie zijn informatie op orde brengen, behouden en beheren. Metadata dragen bij tot een optimalisatie van de informatiehuishouding door:

    • ervoor te zorgen dat de nodige contextinformatie over bedrijfsprocessen en transacties wordt vastgelegd en verbonden aan de relevante informatieobjecten;
    • bij te dragen tot het vinden en opzoeken van informatieobjecten door middel van de toepassing van gecontroleerde woordenlijsten, encoding schemes en andere hulpmiddelen;
    • de toegang tot informatieobject te controleren door bij het aanmaken van de informatieobjecten de veiligheidsstatus en wettelijke status van informatieobjecten vast te leggen, alsook hun gebruik en hun bewaartermijn
    • de toegang tot en de overdracht van informatieobjecten tussen diensten te vereenvoudigen wanneer hun functies wijzigen;
    • de risico's van ongeauthoriseerde toegang en bedrieglijk gebruik van informatieobjecten te verminderen;
    • ervoor te zorgen dat de eindbestemming van informatieobjecten op tijd toegepast wordt om de opslagkost te beperken;
    • ervoor te zorgen dat vitale informatieobjecten niet vernietigd worden of ontoegankelijk worden bij de implementatie van een nieuw systeem;
    • het plannen van migratie van digitale informatieobjecten en andere preservatiemaatregelen te bevorderen door het vastleggen van de software- en hardwarenoden van de betrokken informatieobjecten.

    In de praktijk draagt een metadatamodel bij tot het goede beheer van archiefdocumenten en kan het informatiebeheerders ondersteuning bieden bij het impleteren van een goede en efficiënte informatiehuishouding. Metadata zorgen ervoor dat de informatieobjecten van de organisatie voldoen aan de eigenschappen van een archiefstuk:

    • Authentiek
      Het informatieobject is opgemaakt of verzonden door de peroon die beweert het te hebben opgemaakt of verzonden en dat het is opgemaakt of verzonden op het tijdstip als aangegeven. Deze metadata hebben betrekking op de situatie bij de creatie. Authenticiteit heeft o.a. betrekking op de auteur en de datum.
    • Betrouwbaar
      De inhoud van het informatieobject kan worden vertrouwd als een volledige en nauwkeurige weergave van de transacties, activiteiten of feiten waarvan het getuigd en waarop men zich kan verlaten bij de uitvoering van opvolgende transacties en activiteiten. Deze metadata hebben betrekking op de situatie bij de creatie.
    • Integer
      Het informatieobject is volledig en ongewijzigd. Deze metadata hebben betrekking op de situatie na de creatie.
    • Bruikbaar
      De vindplaats van het informatieobject is bekend waardoor het kan worden teruggevonden, weergegeven en geïnterpreteerd. Deze metadata hebben betrekking op de situatie na de creatie.

    Ontwikkeling van een metadatamodel?

    Hierboven werd ingegaan op de eigenheid en het waarom van metadata, maar hoe ontwikkelt u nu een metadatamodel op maat van de eigen organisatie en hoe wordt dit dan geïmplementeerd? De pagina over de ontwikkeling van een metadatamodel gaat hier dieper op in.