chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Selectiecommissie Vlaamse overheid

    De gegevens op deze webpagina werden recentelijk aangepast naar aanleiding van het nieuwe Bestuursdecreet van 7 december 2018.

    Context en voorgeschiedenis

    Het Bestuursdecreet van 7 december 2018 voorziet in de oprichting van een aantal selectiecommissies. Deze zijn bevoegd voor een specifiek toepassingsgebied. Elke commissie is samengesteld uit leden die sterk vertrouwd zijn met de werking van overheidsinstanties die onder het toepassingsgebied vallen en over voldoende expertise beschikken op het vlak van het beheren, bewaren en vernietigen van bestuursdocumenten.

    Zo wordt er één selectiecommissie opgericht voor de Vlaamse administratie, administratieve rechtscolleges, adviesorganen, Vlaamse openbare instellingen (korte naam ‘selectiecommissie Vlaamse overheid’). Die oprichting wordt verder geconcretiseerd in het uitvoerignsbesluit van 10 mei 2019 omtrent het beheren, bewaren en vernietigen van bestuursdocumenten.

    Ook voor het Bestuursdecreet was er reeds een selectiecommissie voor de Vlaamse overheid operationeel. Ook in het voormalige Archiefdecreet van 9 juli 2010 en het uitvoeringsbesluit van 21 maart 2014, werd de oprichting van verschillende selectiecommissies voorzien. De selectiecommissie voor de Vlaamse overheid is de enige daarvan die toen formeel van start is gegaan in december 2015.

    De taken van de nieuwe selectiecommissie Vlaamse overheid zullen grotendeels gelijklopend zijn met de werking van de selectiecommissie Vlaamse overheid in de context van het Archiefdecreet. Wel wordt het toepassingsgebied van de commissie via het Bestuursdecreet uitgebreid. Anders dan voordien zal de nieuwe selectiecommissie Vlaamse overheid ook bevoegd zijn voor de selectieregels van de administratieve rechtscolleges.

    Zodra het benodigde uitvoeringsbesluit in werking treedt, kan de nieuwe selectiecommissie Vlaamse overheid formeel opgericht worden. Deze formele oprichting is momenteel in voorbereiding.

    Regelgevend kader

    Het volledige regelgevende kader m.b.t. de selectiecommissies is te raadplegen op de webpagina van het 'Bestuursdecreet - Beheren, bewaren en vernietigen bestuursdocumenten'.

    Wat doet de selectiecommissie Vlaamse overheid?

    De selectiecommissie Vlaamse overheid zal conform het Bestuursdecreet voor haar toepassingsgebied drie diensten verrichten. Deze komen sterk overeen met de bevoegdheden van de selectiecommissie volgens het Archiefdecreet.

    1. Opmaken van algemene lijsten met selectieregels

    De selectiecommissie maakt zelf lijsten met algemene selectieregels (in het voormalige Archiefdecreet gekend onder het begrip ‘selectielijsten’ op die als basis dienen voor de selectieregels die overheidsinstanties uit haar toepassingsgebied zelf moeten opmaken. In eerste instantie focust de selectiecommissie zich op de thema's die het merendeel van de overheidsinstanties aanbelangen.

    In het uitvoeringsbesluit van het Bestuursdecreet van 10 mei 2019 worden verdere bepalingen vastgesteld voor de goedkeuring van deze selectieregels. 

    De door de selectiecommissie goedgekeurde (en bekrachtigd door de Vlaamse Regering) selectielijsten zijn hier te raadplegen. Ze blijven, behoudens wijzigingen, geldig tot en met 2024.

    2. Goedkeuren van selectieregels van een overheidsinstantie)

    Een selectieregel bevat richtlijnen omtrent bewaartermijnen en bestemmingen (bewaren of vernietigen) die naar boven toe (kunnen) afwijken van de richtlijnen die opgenomen zijn in de algemene selectieregels. Een overheidsinstantie kan bijvoorbeeld opteren om een bestuursdocument 10 jaar te bewaren terwijl de lijst met selectieregels slechts 5 jaar voorschrijft. Indien de overheidsinstantie wil afwijken van de richtlijnen in de lijst van de selectiecommissie dient dit wel omstandig gemotiveerd te worden in het betreffende verantwoordingsveld.

    De selectiecommissie zal enkel een bindend oordeel vellen over de bewaartermijnen en de bestemmingen die aan het bestuursdocument wordt toegekend. Over de overige inhoud van een informatiebeheersplan kan de commissie een advies uitbrengen, maar dit is niet bindend. De adviezen over bewaartermijn en bestemmingen zijn dit wel.

    In het uitvoeringsbesluit bij het Bestuursdecreet van 10 mei 2019 zijn verdere bepalingen vastgesteld voor de goedkeuring van deze selectieregels. 

    De door de commissie goedgekeurde selectieregels van overheidsinstanties worden vanaf 2020 gepubliceerd in het serieregister (= het centrale register). Aangezien niet elke overheidsinstantie hier toegang toe heeft, zijn exports van de goedgekeurde selectieregels te raadplegen op de webpagina 'Voorbeelden'.

    3. Goedkeuren van vernietigingsaanvragen

    Om consistentie te bewaren in het Vlaamse selectie- en waarderingsbeleid zal de selectiecommissie Vlaamse overheid zich buigen over de  ad-hoc vernietigingsaanvragen.

    Vanaf 2020 verloopt dit zoveel mogelijk door via het serieregister (= centrale register) een selectiergel in te dienen. Na validatie door de selectiecommissie en publicatie in het serieregister, heeft deze selectieregel immers uitwerking. Dat betekent dat er op basis hiervan vernietigingen mogen gebeuren. Een ad-hoc vernietigingsaanvraag bij de selectiecommissie moet enkel ingediend worden als er nog geen goedgekeurde selectieregel of nog geen selectielijst voor de te vernietigen overheidsinformatie bestaat. Voor overheidsinstanties die nog geen toegang hebben in het serieregister blijft de werkwijze met het Excel-sjabloon voor de vernietigingsaanvragen gelden.

    Van zodra er voor een overheidsinstantie een selectieregel gepubliceerd is in het serieregister verlopen vernietigingsaanvragen niet meer via het Excel-sjabloon, maar via het indienen van selectieregels in de applicatie.

    De selectiecommissie stelt zich tot doel om vernietigingsaanvragen binnen een termijn van 30 werkdagen af te handelen.

    Wie zijn de leden van de selectiecommissie Vlaamse overheid?

    De leden van de eerste selectiecommissie Vlaamse overheid zijn benoemd door de Vlaamse Regering. Het Besluit van de Vlaamse Regering van 18 december 2015 ter benoeming van de effectieve en de plaatsvervangende leden betekende onmiddellijk ook de officiële oprichting van de selectiecommissie voor de Vlaamse Gemeenschap en het Vlaams Gewest.

    De huidige selectiecommissie Vlaamse overheid bestaat momenteel uit 10 leden en hun benoeming door de Vlaamse Regering is in voorbereiding. Aanvullend volgen twee personen de vergaderingen mee op informele basis en om continuïteit te kunnen garanderen mocht een selectiecommissielid langere tijd afwezig zijn of zijn ontslag aanbieden. Op de pagina over de samenstelling van de selectiecommissie vind je meer informatie over de selectiecommissieleden.

    Het secretariaat van de selectiecommissie Vlaamse overheid ligt bij de coördinerende archiefdienst. Het is dan ook aan dit adres dat voorstellen, suggesties of vragen geadresseerd moeten worden.