chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Selectieregels en -lijsten

    De gegevens op deze webpagina werden recentelijk aangepast naar aanleiding van het nieuwe Bestuursdecreet van 7 december 2018.

    Wat is een selectieregel?

    Voor elke categorie van bestuursdocumenten (ook wel bekend als ‘serie’) schrijft het Bestuursdecreet van 7 december 2018 voor dat er een selectieregel moet opgesteld worden. Het opmaken van deze selectieregels is een gedeelde bevoegdheid tussen de overheidsinstantie die de bestuursdocumenten ontvangt of creëert en de bevoegde selectiecommissie. Elke selectiecommissie heeft als taak om de selectieregels voor haar toepassingsgebied op te maken, te actualiseren en goed te keuren. Echter ligt voor selectieregels voor bestuursdocumenten die voortvloeien uit een specifieke taak van een bepaalde overheidsinstantie, het initiatief om die op te maken bij de betrokken overheidsinstantie zelf. De bevoegde selectiecommissie keurt de voorgelegde selectielijst dan goed.

    De inhoud van de selectieregels is opgenomen in het Bestuursdecreet. Elke selectieregel bevat volgende gegevens:  

    • Betekenisvolle naam en omschrijving; 
    • Een gemotiveerde administratieve en/of wettelijke bewaartermijn; 
    • Een gemotiveerde bestemming, namelijk bewaren of vernietigen of het bewaren van een (bij voorkeur mathematische) steekproef.

    Op basis van een goedgekeurde selectieregel kan een overheidsinstantie bestuursdocumenten gewettigd vernietigen. Afhankelijk van het type overheidsinstantie en/of het maturiteitsniveau, is er een ander scenario voor gewettigde vernietiging van toepassing.

    Een selectieregel kan echter pas toegepast worden in de praktijk nadat hij bekendgemaakt is in het serieregister (= centraal register). Een selectieregel wordt pas hierin gepubliceerd nadat hij is goedgekeurd door de bevoegde selectiecommissie. Omdat het register momenteel wordt voorbereid en de operationalisering ervan gebeurt in 2020, zijn er in afwachting hiervan enkele overgangsmaatregelen getroffen.

    Wat is een selectielijst?

    Het begrip ‘selectielijst’ werd gebruikt in het Archiefdecreet van 10 juli 2010 maar deze term komt in het Bestuursdecreet niet meer voor. Een selectielijst is in feite een verzameling van een aantal selectieregels die voor een bepaald toepassingsgebied gelden. In het Archiefdecreet werd daarbij een onderscheid gemaakt tussen:

    • Algemene selectielijsten: een selectielijst die, op termijn, alle overheidsinformatie van een bepaald bestuursniveau omvat. Deze lijsten worden opgemaakt door een selectiecommissie.
    • Specifieke selectielijsten: een selectielijst die door een overheidsinstantie wordt opgesteld en ter aanvulling wordt voorgelegd aan de bevoegde selectiecommissie, indien er series bestuursdocumenten ontbreken in de algemene selectielijst. Deze lijsten worden opgemaakt door de overheidsinstantie zelf. De selectiecommissie keurt deze lijsten goed.

    Goed om te weten is dat binnen de Vlaamse overheid specifieke selectielijsten gelijkgesteld zijn met een informatiebeheersplan. Algemene selectielijsten worden opgemaakt door de selectiecommissie Vlaamse overheid. Deze algemene selectielijsten zullen enkel generieke thema's (personeel, financiën, organisatiebeheersing ...) omvatten. De overige thema's (de kerntaken van een entiteit zoals leefmilieu, ruimtelijke ordening, onderwijs) dienen opgenomen te worden in het informatiebeheersplan van de entiteiten. Voor de andere overheidsinstanties buiten de Vlaamse overheid kan dit verschillen.

    Het Archiefdecreet voorzag enkel de mogelijkheid om afgeronde gehelen (nl. selectielijsten) in te dienen bij de selectiecommissies. Het Bestuursdecreet biedt meer flexibiliteit: een overheidsinstantie kan individuele selectieregels door de selectiecommissies laten goedkeuren.

    Overgangsregeling

    Omdat overheidsinstanties onderhevig zijn aan veranderingen schrijft het Bestuursdecreet voor dat een selectieregel maximum vijf jaar geldig is vanaf de dag dat hij bekendgemaakt is. Deze geldigheidstermijn kan in sommige omstandigheden zelfs korter zijn (zie artikel III.83.). 

    Een migratietraject is in voorbereiding om de goedgekeurde selectielijsten af te stemmen op het datamodel dat in het serieregister wordt gehanteerd. Een export met de gepubliceerde series uit het serieregister zal regelmatig op deze webpagina worden toegevoegd, aangezien nie talle overheidsinstanties meteen toegang tot het serieregister zullen hebben. Als je dan bijvoorbeeld het informatiebeheersplan van het Agentschap voor Binnenlands Bestuur (ABB) wil raadplegen, filter je in de export op alle selectieregels van ABB.

    In afwachting van de verdere operationalisering en het voeden van dit register met selectieregels blijven de selectielijsten zoals ze hieronder op deze pagina vermeld zijn geldig (conform artikel III.89. §2). Overheidsinstanties kunnen hun bestuursdocumenten vernietigen conform deze selectielijsten. Echter zijn deze ter aanvulling en zijn de selectieregels uit het serieregister leidend. Bij tegenspraak tussen selectielijsten en de selectieregels wordt de export van de selectieregels gevolgd. Bovendien verliezen ook deze selectielijsten hun geldigheid vijf jaar na de inwerkingtreding van deze wetgeving. De concrete datum hiervoor is dus op 1 januari 2024. 

    Regelgevend kader

    Het volledige regelgevende kader m.b.t. de selectieregels is kan je raadplegen op de webpagina van het 'Bestuursdecreet - Beheren, bewaren en vernietigen bestuursdocumenten'.

    Selectieregels voor de Vlaamse overheid

    Naast selectielijsten, die handelen over die informatie die voortvloeit uit management- of ondersteunende processen, bestaan er voor de Vlaamse overheid ook informatiebeheersplannen met selectieregels. Deze zijn specifiek per overheidsinstantie en behandelen voornamelijk de kernprocessen.  

    Op termijn zullen in het serieregister generieke ‘sjabloonseries’ ondersteund worden. Dit zijn de selectieregels die de selectiecommissie Vlaamse overheid zelf opmaakt en beschikbaar stelt voor haar toepassingsgebied. Momenteel zijn alle door de selectiecommissie gevalideerde selectieregels te vinden in de onderstaande Excel voor de thema’s strategische adviesraden, integriteit, archief- en informatiebeheer, begroting, klachtenbeheer, managementoverleg, openbaarheid, organiek dossier, welzijn, communicatie.

    Mits aanvulling van de selectieregels in de Excel op maat van de eigen overheidsinstantie, kan deze gebruikt worden om eigen selectieregels aan te maken.
    Daarnaast vind je – na de migratie van de huidige informatiebeheersplannen naar het serieregister – in de export ook de gevalideerde informatiebeheersplannen terug. Een informatiebeheersplan vind je terug door in de export te filteren op bijvoorbeeld alle gepubliceerde selectieregels voor het Agentschap voor Binnenlands Bestuur.

    Selectielijst voor gemeenten

    Download hier de selectielijst voor gemeenten.

    De selectielijsten voor gemeenten werd opgesteld door de subwerkgroep selectie gemeenten van de VVBAD. Meer hierover lees je op de webpagina van de selectiecommissie Gemeenten.

    Selectielijst voor OCMW’s

    Download hier de selectielijst voor OCMW’s.

    De selectielijst voor OCMW's werd opgesteld door de subwerkgroep selectie OCMW's van de VVBAD en op 8 oktober 2015 goedgekeurd door het Algemeen Rijksarchief.

    Selectielijst voor polders en wateringen

    Download hier de selectielijst voor polders en wateringen.

    In januari 2008 werd binnen de werkgroep Lokaal Overheidsarchief (LOA) van de VVBAD een subwerkgroep selectie Polders & Wateringen opgericht die zich specifiek zou inlaten met het opmaken van een selectielijst voor dit toepassingsgebied. In juli 2008 werd het eerste resultaat voorgelegd aan het Algemeen Rijksarchief.

    In mei 2009 formuleerde het Algemeen Rijksarchief een aantal opmerkingen bij de lijst. De herwerkte versie werd door de Algemeen Rijksarchivaris goedgekeurd op 16 juli 2009. Een tweede versie van de herwerkte lijst werd vervolgens goedgekeurd op 9 juni 2010.

    Selectielijst voor kerkfabrieken

    Download hier de selectielijst voor kerkfabrieken en parochies.

    Deze selectielijst werd opgesteld door het Algemeen Rijksarchief.