chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Selectieregels en -lijsten

    De gegevens op deze webpagina werden recentelijk aangepast naar aanleiding van het nieuwe Bestuursdecreet van 7 december 2018.

    Wat is een selectieregel?

    Voor elke categorie van bestuursdocumenten (ook wel bekend als ‘serie’) schrijft het Bestuursdecreet van 7 december 2018 voor dat er een selectieregel moet opgesteld worden. Het opmaken van deze selectieregels is een gedeelde bevoegdheid tussen de overheidsinstantie die de bestuursdocumenten ontvangt of creëert en de bevoegde selectiecommissie. Elke selectiecommissie heeft als taak om de selectieregels voor haar toepassingsgebied op te maken, te actualiseren en goed te keuren. Echter ligt voor selectieregels voor bestuursdocumenten die voortvloeien uit een specifieke taak van een bepaalde overheidsinstantie, het initiatief om die op te maken bij de betrokken overheidsinstantie zelf. De bevoegde selectiecommissie keurt de voorgelegde selectielijst dan goed.

    De inhoud van de selectieregels is opgenomen in het Bestuursdecreet. Elke selectieregel bevat volgende gegevens:  

    • Betekenisvolle naam en omschrijving; 
    • Een gemotiveerde administratieve en/of wettelijke bewaartermijn; 
    • Een gemotiveerde bestemming, namelijk bewaren of vernietigen of het bewaren van een (bij voorkeur mathematische) steekproef.

    Op basis van een goedgekeurde selectieregel kan een overheidsinstantie bestuursdocumenten gewettigd vernietigen. Afhankelijk van het type overheidsinstantie en/of het maturiteitsniveau, is er een ander scenario voor gewettigde vernietiging van toepassing.

    Een selectieregel kan echter pas toegepast worden in de praktijk nadat hij bekendgemaakt is in het centraal register. Een selectieregel wordt pas hierin gepubliceerd nadat hij is goedgekeurd door de bevoegde selectiecommissie. Omdat het register momenteel wordt voorbereid en de operationalisering ervan verwacht wordt in de loop van 2019, zijn er in afwachting hiervan enkele overgangsmaatregelen getroffen.


    Wat is een selectielijst?

    Het begrip ‘selectielijst’ werd gebruikt in het Archiefdecreet van 10 juli 2010 maar deze term komt in het Bestuursdecreet niet meer voor. Een selectielijst is in feite een verzameling van een aantal selectieregels die voor een bepaald toepassingsgebied gelden. In het Archiefdecreet werd daarbij een onderscheid gemaakt tussen:

    • Algemene selectielijsten: een selectielijst die, op termijn, alle overheidsinformatie van een bepaald bestuursniveau omvat. Deze lijsten worden opgemaakt door een selectiecommissie.
    • Specifieke selectielijsten: een selectielijst die door een overheidsinstantie wordt opgesteld en ter aanvulling wordt voorgelegd aan de bevoegde selectiecommissie, indien er series bestuursdocumenten ontbreken in de algemene selectielijst. Deze lijsten worden opgemaakt door de overheidsinstantie zelf. De selectiecommissie keurt deze lijsten goed.

    Goed om te weten is dat binnen de Vlaamse overheid specifieke selectielijsten gelijkgesteld zijn met een informatiebeheersplan. Algemene selectielijsten worden opgemaakt door de selectiecommissie Vlaamse overheid. Deze algemene selectielijsten zullen enkel generieke thema's (personeel, financiën, organisatiebeheersing ...) omvatten. De overige thema's (de kerntaken van een entiteit zoals leefmilieu, ruimtelijke ordening, onderwijs) dienen opgenomen te worden in het informatiebeheersplan van de entiteiten. Voor de andere overheidsinstanties buiten de Vlaamse overheid kan dit verschillen.

    Het Archiefdecreet voorzag enkel de mogelijkheid om afgeronde gehelen (nl. selectielijsten) in te dienen bij de selectiecommissies. Het Bestuursdecreet biedt meer flexibiliteit: een overheidsinstantie kan individuele selectieregels door de selectiecommissies laten goedkeuren.

    Overgangsregeling

    Omdat overheidsinstanties onderhevig zijn aan veranderingen schrijft het Bestuursdecreet voor dat een selectieregel maximum vijf jaar geldig is vanaf de dag dat hij bekendgemaakt is. Deze geldigheidstermijn kan in sommige omstandigheden zelfs korter zijn (zie artikel III.83.). 

    Echter is het centrale register nog niet operationeel.

    In afwachting van de operationalisering van dit register blijven de selectielijsten zoals ze hieronder op deze pagina vermeld zijn geldig (conform artikel III.89. §2). Overheidsinstanties kunnen hun bestuursdocumenten vernietigen conform deze selectielijsten. Wel verliezen ook deze selectielijsten hun geldigheid vijf jaar na de inwerkingtreding van deze wetgeving.

    Regelgevend kader

    Het volledige regelgevende kader m.b.t. de selectieregels is kan je raadplegen op de webpagina van het 'Bestuursdecreet - Beheren, bewaren en vernietigen bestuursdocumenten'.

    Selectielijsten voor de Vlaamse overheid

    Naast selectielijsten, die handelen over die informatie die voortvloeit uit management- of ondersteunende processen, bestaan er voor de Vlaamse overheid ook informatiebeheersplannen. Deze zijn specifiek per overheidsinstantie en behandelen voornamelijk de kernprocessen.  

    Selectielijst voor gemeenten

    Download hier de selectielijst voor gemeenten.

    De selectielijsten voor gemeenten werd opgesteld door de subwerkgroep selectie gemeenten van de VVBAD. Meer hierover lees je op de webpagina van de selectiecommissie Gemeenten.

    Selectielijst voor OCMW’s

    Download hier de selectielijst voor OCMW’s.

    De selectielijst voor OCMW's werd opgesteld door de subwerkgroep selectie OCMW's van de VVBAD en op 8 oktober 2015 goedgekeurd door het Algemeen Rijksarchief.

    Selectielijst voor polders en wateringen

    Download hier de selectielijst voor polders en wateringen.

    In januari 2008 werd binnen de werkgroep Lokaal Overheidsarchief (LOA) van de VVBAD een subwerkgroep selectie Polders & Wateringen opgericht die zich specifiek zou inlaten met het opmaken van een selectielijst voor dit toepassingsgebied. In juli 2008 werd het eerste resultaat voorgelegd aan het Algemeen Rijksarchief.

    In mei 2009 formuleerde het Algemeen Rijksarchief een aantal opmerkingen bij de lijst. De herwerkte versie werd door de Algemeen Rijksarchivaris goedgekeurd op 16 juli 2009. Een tweede versie van de herwerkte lijst werd vervolgens goedgekeurd op 9 juni 2010.

    Selectielijst voor kerkfabrieken

    Download hier de selectielijst voor kerkfabrieken en parochies.

    Deze selectielijst werd opgesteld door het Algemeen Rijksarchief.