chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Wat is slimme digitalisering?

    Afstoffen computerSlimme digitalisering is niets meer of minder dan digitalisering die effectief een meerwaarde oplevert voor de organisatie. Al te vaak draaien digitaliseringsprojecten uit op een mislukking of leveren zij onvoldoende rendement op.

    Vier criteria zijn cruciaal bij slimme digitalisering:

    • De meerwaarde van digitalisering voor de bedrijfsvoering is duidelijk
    • Er wordt aan de start van het project een grondige juridische analyse uitgevoerd
    • Er wordt duidelijk gekozen voor een bepaald type van digitaliseringsproject
    • Er worden maatregelen genomen om digitale duurzaamheid te realiseren

    Dat moet ertoe leiden dat digitalisering een efficiëntieverhoging en een optimalisering biedt, in plaats van de papieren werkwijze ongewijzigd over te nemen in de digitale wereld.

    Waarom digitaliseren?

    Digitaal werken biedt duidelijke voordelen ten opzichte van het werken met papieren informatie:

    • Informatie moet maar één keer opgeslagen worden op een centraal toegankelijke plaats. Dit vereenvoudigt het terugvinden van informatie.
    • Informatiedeling is eenvoudiger als de informatie digitaal is. Zo is het eenvoudiger om informatie uit verschillende bronnen te raadplegen.
    • Het bedrijfsproces kan gestroomlijnd worden door ondersteuning van digitale hulpmiddelen, waardoor het mogelijk wordt om efficiënter te werken in een digitale omgeving.
    • Digitale informatie is raadpleegbaar vanop afstand, wat het mogelijk maakt om eenvoudiger structureel thuis te werken.

    Voorbeeld

    De inscanning van inkomende papieren facturen bij de Vlaamse overheid halveerde de totale behandeltijd, van 33 dagen naar 18. De gedigitaliseerde facturen kunnen sneller het goedkeuringsproces doorlopen.

    Toch zou hier ook een bijkomende efficiëntiewinst mogelijk zijn: facturen kunnen wettelijk gesubstitueerd worden, waardoor de papieren originelen niet moeten worden gearchiveerd.

    Uiteraard veronderstelt ook digitaal werken dat de informatiehuishouding matuur en onder controle is, net zoals dat voor papieren documenten het geval is. De omschakeling naar digitaal werken vergt dan ook heel wat inspanning van een organisatie. Vaak gaat het om een werk van lange adem waarbij iedereen binnen de organisatie overtuigd moet zijn van de meerwaarde.

    Het argument dat de opslag van digitale informatie goedkoper is dan papieren informatie, klopt helaas niet. Uit talloze internationale onderzoeken blijkt dat het beheren van digitale informatie minstens even duur, zo niet veel duurder, is.

    Het bruikbaar houden van digitale informatie gedurende de tijd dat een organisatie die nodig heeft, vergt belangrijke inspanningen.

    Precies daarom streeft de Coördinerende archiefdienst slimme digitalisering na. Digitalisering kan immers een enorme meerwaarde betekenen voor de bedrijfsvoering, op voorwaarde dat men de juiste keuzes maakt.

    Waarom niet digitaliseren?

    Digitaliseren is duur. Het vergt een investeringskost waarvan het rendement niet onmiddellijk voelbaar is. Kies daarom prioritair voor het proces waarbij digitalisering de grootste meerwaarde kan betekenen.

    Digitaliseren is niet hetzelfde als structureren. Een ongeordende hoop papieren documenten wordt niet op magische wijze intellectueel toegankelijk na inscanning. Dat vergt immers metadatering (beschrijving) en ordening. Digitalisering is dus geen snelle oplossing voor onvindbare of moeilijk terugvindbare informatie.

    Digitaliseren is moeilijk. Slimme digitalisering capteert technische, juridische en organisatorische aspecten - expertises die meestal niet te vinden zijn in één persoon.

    Enkele voorbeelden illustreren deze aspecten:

    • technische aspecten: welke metadata registreren we bij inscanning?
    • juridische aspecten: is de handtekening echt nodig of kunnen we die anders invullen?
    • organisatorische aspecten: zijn onze medewerkers klaar om in het gewijzigde, digitale proces te stappen?

    Precies daarom is slimme digitalisering essentieel, om te vermijden dat we de analoge werkwijze, inclusief inefficiënties, ongewijzigd vertalen naar de digitale wereld.

    Waarom wordt er nog veel papier gebruikt?

    Overheidsorganisaties werken nog deels op papier, vaak omdat het (nog) niet anders kan. Vaak aangehaalde redenen zijn:

    • de informatie komt nog steeds binnen in papieren vorm
    • documenten worden veel makkelijker gelezen op papier dan op het scherm
    • het is eenvoudiger om aantekeningen te maken op papier
    • onduidelijkheden, zoals de rol van de handtekening
    • juridische vormvereisten die digitalisering bemoeilijken of onmogelijk maken
    • andere organisaties vereisen informatie op papier

    Elk van deze obstakels willen we structureel aanpakken.

        Copyright afbeelding: 

    www.digitalbevaring.dk