Toegang tot archiefdocumenten (art. 13 - 16)

Art. 13 bepaalt de openbaarheid van archiefdocumenten

Document met tekstTekst artikel:

§ 1. Op archiefdocumenten die geen bestuursdocumenten zijn in de zin van het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur, is voormeld decreet overeenkomstig van toepassing.

§ 2. De vereiste van het aantonen van een belang vermeld in artikel 17, § 2, en de uitzonderingsgronden vastgelegd in artikelen 13, 14 en 15 van het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur, kunnen, met uitzondering van deze vermeld in artikel 13, 2° en 6°, artikel 14, 2° en 3°, artikel 15, § 1, 1°, 5°, 6° en 7°, van voormeld decreet, na 30 jaar na opmaak of ontvangst niet langer worden ingeroepen om de openbaarmaking te weigeren.

Document met vergrootglasToelichting:

De eerste paragraaf houdt in dat documenten van bestuursinstanties, die geen instanties zijn in de zin van het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur maar die wel onder het toepassingsgebied van het Archiefdecreet worden gebracht, voor de openbaarheid van hun bestuursdocumenten dezelfde regeling en uitzonderingsgronden krijgen om de publieke toegang tot de documenten in hun bezit te organiseren.

De tweede paragraaf bepaalt dat archiefdocumenten na 30 jaar automatisch openbaar worden. Archiefdocumenten moet hier begrepen worden als alle archiefdocumenten (dus ook bestuursdocumenten), in afwijking van paragraaf 1. Ook de belangvereiste die geldt ten aanzien van informatie van persoonlijke aard op grond van het decreet van 26 maart 2004, geldt niet langer na 30 jaar.

Een uitzondering wordt gemaakt voor archiefdocumenten waarvan de openbaarmaking afbreuk zou doen aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer of aan het vertrouwelijke karakter van internationale betrekkingen. Een uitzondering wordt eveneens gemaakt voor archiefdocumenten die informatie bevatten die door een derde werd verstrekt zonder dat hij daartoe verplicht werd en die hij uitdrukkelijk als vertrouwelijk heeft bestempeld, tenzij die persoon met de openbaarmaking instemt. Tenslotte wordt een uitzondering gemaakt voor archiefdocumenten die commerciële en industriële informatie bevatten, wanneer deze informatie beschermd wordt om een gelegitimeerd economisch belang te vrijwaren, tenzij degene van wie de informatie afkomstig is met de openbaarheid instemt.

Lees meer over de openbaarheid van archiefdocumenten.

Art. 14 faciliteert het verlenen van toegang voor wetenschappelijk onderzoek

Document met tekstTekst artikel:

§ 1. In afwijking van artikelen 13, § 2, kan elke zorgdrager toegang verlenen tot archiefdocumenten als om toegang wordt verzocht voor wetenschappelijke doeleinden. De zorgdrager kan de toegang onderwerpen aan bijzondere en specifieke voorwaarden.

§ 2. De aanvraag tot toegang bevat minstens:

  • 1° een bewijs van de identiteit van de aanvrager;
  • 2° een vermelding van de te raadplegen archiefdocumenten;
  • 3° een omstandige motivering en beschrijving van de wetenschappelijke doeleinden en de onderzoeksmethoden die gebruikt zullen worden.

De aanvraag is gericht aan de zorgdrager waaronder de archiefdocumenten in kwestie naar hun aard bestemd zijn om te berusten. Ze wordt schriftelijk of elektronisch ingediend, of door persoonlijke overhandiging.

§ 3. De beslissing over de aanvraag wordt gebaseerd op de volgende criteria:

  • 1° het wetenschappelijke karakter van de onderzoeksmethode;
  • 2° de wetenschappelijke meerwaarde van de doeleinden;
  • 3° de mogelijkheid voor de zorgdrager om het ongepubliceerde onderzoeksresultaat in te kijken;
  • 4° de mate van verspreiding van het onderzoeksresultaat;
  • 5° de wijze waarop gevoelige gegevens verwerkt worden;
  • 6° de wijze waarop persoonsgegevens geanonimiseerd worden;
  • 7° de mate waarin afbreuk gedaan wordt aan de beperkingen die bij wet of decreet gesteld worden aan de openbaarheid van bestuur.

§ 4. De beslissing over de aanvraag wordt, onverminderd delegatie, genomen door:

  • 1° voor de administratieve rechtscolleges : de griffier;
  • 2° voor de zorgdragers, vermeld in artikel 4, § 1, 2° : de ambtenaar-generaal;
  • 3° voor de gemeenten en de districten : de secretaris;
  • 4° voor de provincies : de griffier;
  • 5° voor de zorgdragers, vermeld in artikel 4, § 1, 5° : de voorzitter van de vereniging;
  • 6° voor de zorgdragers, vermeld in artikel 4, § 1, 6° : de secretaris van het O.C.M.W. of de leidend ambtenaar van de vereniging;
  • 7° voor de zorgdragers, vermeld in artikel 4, § 1, 7° : de voorzitter;
  • 8° voor de polders en de wateringen : de dijkgraaf van de polder of de voorzitter van de watering;
  • 9° voor de zorgdragers, vermeld in artikel 4, § 1, 9° : de voorzitter van de raad van bestuur.

§ 5. Tenzij hij de toestemming heeft van de betrokkenen, weigert de zorgdrager de toegang voor wetenschappelijke doeleinden evenwel indien de archiefdocumenten:

  • 1° onderhevig zijn aan geheimhoudingsbepalingen;
  • 2° informatie bevatten die door derden vrijwillig is verstrekt en uitdrukkelijk als vertrouwelijk is bestempeld;
  • 3° vertrouwelijke commerciële en industriële informatie bevatten, die om een gelegitimeerd economisch belang te vrijwaren beschermd wordt;
  • 4° op contractuele basis werden verworven en waarvan de tijdelijke geheimhouding werd gestipuleerd.

§ 6. De aanvraag wordt door de zorgdrager zo spoedig mogelijk en uiterlijk binnen zestig kalenderdagen schriftelijk of elektronisch beantwoord. De negatieve of gedeeltelijk positieve beslissing bevat de reden voor de weigering. De motiveringsverplichting mag evenwel niet:

  • 1° de uitwendige veiligheid van de Staat in het gedrang brengen;
  • 2° de openbare orde verstoren;
  • 3° afbreuk doen aan de eerbied voor het privéleven;
  • 4° afbreuk doen aan de bepalingen over de zwijgplicht.

Document met vergrootglasToelichting:

Op basis van het advies van 9 juni 2009 van de Vlaamse Adviesraad voor Bestuurszaken is in een specifieke toegang voor wetenschappelijke doeleinden voorzien. Dit maakt het mogelijk dat wetenschappelijk onderzoek gebruik kan maken van archiefdocumenten die nog niet openbaar zijn overeenkomstig artikel 13.

Een aanvrager dient daartoe een aanvraag in bij de zorgdrager, waarin hij vermeldt welke archiefdocumenten hij wenst te raadplegen en waarin hij zijn wetenschappelijke onderzoeksmethode beschrijft. Hij kan zijn identiteit bewijzen door een kopie van zijn identiteitskaart toe te voegen.

Een zorgdrager kan de toegang tot deze archiefdocumenten beperken door het sluiten van een contract met de onderzoeker. Hij kan bijvoorbeeld beperkingen opleggen op de raadpleging, op het verkrijgen van papieren of digitale afschriften, op de verspreiding van onderzoeksresultaten of op de publicatie van niet-geanonimiseerde gegevens.

De zorgdrager kan een aanvraag weigeren, volledig inwilligen of deels inwilligen op basis van de criteria vermeld in paragraaf drie. Hij kan deze criteria dus toepassen op de specifieke situatie van de aanvraag.

In de memorie van toelichting bij de aanbeveling van de Raad van Europa R 97 (18) of the Committee of Ministers to member states concerning the protection of personal data collected and processed for statistical purposes (aldaar punt 14) wordt verduidelijkt dat wetenschappelijk onderzoek ertoe strekt wetmatigheden, gedragsregels en oorzakelijke verbanden vast te stellen die alle personen op wie zij betrekking hebben, overstijgen. Wetenschappelijk onderzoek is gericht op de beschrijving van globale verschijnselen.

Een onderzoek ontleent zijn wetenschappelijk karakter zowel aan de gebruikte methode als aan het doel, met name de vermeerdering van de wetenschappelijke kennis. Historisch onderzoek – de analyse van vroegere gebeurtenissen – kan zowel een wetenschappelijk als een niet-wetenschappelijk karakter hebben. Bijgevolg kan een onderzoek met louter commerciële beweegredenen niet als wetenschappelijk onderzoek gezien worden. Een tweede gevolg is dat genealogen geen gebruik kunnen maken van de specifieke toegang. Genealogisch onderzoek – het onderzoek van stambomen – kan immers wel als historisch maar niet als wetenschappelijk onderzoek gekarakteriseerd worden. Tenslotte kan voor statistisch onderzoek, voor zover het wetenschappelijke onderzoeksmethoden hanteert en wetenschappelijke doeleinden dient, gebruik worden gemaakt van deze specifieke toegang.

Naast het wetenschappelijke karakter van de onderzoeksmethode en het doel, kan de zorgdrager de aanvraag ook beoordelen op de mogelijkheid om de te publiceren onderzoeksresultaten in te kijken voor de publicatie en op de wijze van verspreiding. De laatste twee criteria hebben vooral, maar niet uitsluitend betrekking op de verwerking van persoonsgegevens. Op de verwerking van persoonsgegevens blijft immers de Wet van 8 december 1992 voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens van toepassing en moet het begrip ‘persoonsgegevens’ in de zin van artikel 1, §1 van deze wet worden begrepen. Uiteraard blijft de wetgeving terzake onverminderd van toepassing.

Het begrip ‘persoonsgegevens’ dient begrepen te worden in de zin van artikel 1, §1 van de vermelde wet van 1992. Het begrip ‘gevoelige gegevens’ moet ruim worden begrepen. Niet enkel vallen hieronder persoonsgegevens in de zin van artikel 6, 7 en 8 van de vermelde wet maar ook alle informatie die als vertrouwelijk moet worden beschouwd omdat zij valt onder één of meer uitzonderingsgronden van het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur, zij het niet uitsluitend is onder dit begrip te brengen. Bovendien sluit deze specifieke regeling niet uit dat, voor zover het gaat om gevoelige persoonsgegevens in de zin van artikel 6, 7 en 8 van de wet van 8 december 1992, de zorgdrager de aanvrager moet vragen zich ertoe te verbinden het Koninklijk Besluit van 13 februari 2001 ter uitvoering van de Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens na te leven.

Paragraaf vijf stelt dat de zorgdrager de toegang voor wetenschappelijke doeleinden moet weigeren indien de archiefdocumenten aan een formele geheimhoudingsplicht onderhevig zijn, of indien ze vertrouwelijke commerciële en industriële informatie of door derden vrijwillig verstrekte, vertrouwelijke informatie bevatten.

De laatste paragraaf bevat de voorwaarden waaraan de motivering moet voldoen. Deze voorwaarden werden integraal overgenomen van de Wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motivering van de bestuurshandelingen. Aangezien deze wet van toepassing is op ‘administratieve overheden’ en er onduidelijkheid bestaat over de invulling van dit begrip, neemt het Archiefdecreet deze voorwaarden over, om zo uniformiteit en duidelijkheid te verkrijgen voor de zorgdragers.

Naast deze specifieke toegang, kan de wetenschappelijke onderzoeker, de genealoog of elke andere aanvrager uiteraard steeds gebruikmaken van de mogelijkheden die het decreet betreffende de openbaarheid van bestuur hem bieden. In dat geval zijn echter de bepalingen van het laatstgenoemde decreet van toepassing.

De aanvraagprocedure voor deze specifieke toegang is gebaseerd op het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur. De beslissing over de aanvraag wordt genomen na overleg met de uitvoerders van het archiefbeheer, als vermeld in artikel 7, §1. Deze personen - de beleidsdomeinarchivaris binnen de Vlaamse overheid, de gemeentearchivaris, de provinciearchivaris enzovoort – adviseren over de in paragraaf 3 opgelijste criteria. Ter ondersteuning van de zorgdragers kan het steunpunt voor bestuurlijk-administratieve archiefwerking eveneens om een gemotiveerd advies gevraagd worden bij het beoordelen van het wetenschappelijke karakter van de aanvraag.

In het geval dat de private voorwaarden door de onderzoeker niet nageleefd worden, kan de zorgdrager een clausule aan het contract toevoegen die eenzijdige verbreking toelaat of die andere sancties bevat.

Lees meer over het verlenen van toegang om wetenschappelijke doeleinden.

Art. 15 bepaalt de kosteloze toegang

Document met tekstTekst artikel:

De raadpleging van de archiefdocumenten is kosteloos, maar de overhandiging van een afschrift kan afhankelijk gemaakt worden van de betaling van een bedrag op basis van een redelijke kostprijs.

Document met vergrootglasToelichting:

Eenieder die archiefdocumenten wil raadplegen, moet dit kosteloos kunnen doen. Een uitzondering wordt gemaakt voor de overhandiging van een afschrift, waarvoor een retributie gevraagd kan worden. Een aanvraag om een gedigitaliseerde kopie te mogen ontvangen, valt hier onder. Het is aangewezen dat de zorgdrager in dat geval een raadpleegbaar retributiereglement opstelt.

Art. 16 regelt de centrale ontsluiting van archiefdocumenten

Document met tekstTekst artikel:

§ 1. De Vlaamse Regering richt een centraal, geautomatiseerd register op dat de ontsluiting van de archiefdocumenten die door zorgdragers permanent bewaard moeten worden, realiseert en de publieksgerichte en wetenschappelijke valorisatie ervan optimaliseert.

De databanken die in dat kader worden opgemaakt, zijn openbaar.

§ 2. Het register is eigendom van de Vlaamse Gemeenschap.

§ 3. De Vlaamse Regering stelt de nadere bepalingen over de gegevensinvoer en de werking van het register vast.

Document met vergrootglasToelichting:

Dit artikel bepaalt de oprichting van een centraal ontsluitingssysteem voor permanent te bewaren archiefdocumenten die berusten onder zorgdragers. Dit stimuleert de actieve openbaarheid, doordat de burgers geïnformeerd worden over de bestuursdocumenten die aanwezig zijn bij de verschillende zorgdragers en de wijze waarop zij geraadpleegd kunnen worden.

Artikel 9 van het verdrag van de Raad van Europa inzake de toegang tot officiële documenten bepaalt dat de ondertekenende partijen de nodige maatregelen moeten nemen om de toegang tot bestuursdocumenten te vereenvoudigen, zoals het informeren van de burger over de archiefdocumenten die berusten onder zorgdragers. Het centrale register is een praktische realisatie van deze bepaling.

De Vlaamse Regering stelt de nadere bepalingen vast voor het beheer van het centrale, geautomatiseerde register.

Lees meer over het centrale register en over de samenwerking met Archiefbank Vlaanderen.

Terug naar de geïntegreerde tekst