chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Uitbesteden

    Is uitbesteden mogelijk voor een zorgdrager?

    Ja.

    Het archiefbeheer (of delen ervan) kan aan derden worden uitbesteed. De overeenkomst kan afgesloten worden met andere zorgdragers, met vzw’s of met commerciële bedrijven.

    Zorgdragers hebben de operationale vrijheid om hun archiefbeheer te organiseren maar de eindverantwoordelijk blijft altijd bij de zorgdrager zelf. Archiefzorg is een bestuurlijke verantwoordelijkheid en kan op geen enkel moment worden overgedragen of gedelegeerd.

    Zorgdragers die onder het Archiefdecreet vallen zijn onderhevig aan de Wetgeving op Overheidsopdrachten. Houd hiermee rekening bij de toewijzing van de opdracht.

    Welke opdrachten komen in aanmerking?

    Alle aspecten van het archiefbeheer kunnen worden uitbesteed of kunnen voorwerp zijn van samenwerking, zoals:

    • intellectueel beheer van archief (bv. via een bewaargeving waarbij het beheer wordt uitbesteed. In de omgekeerde richting zal een archiefdienst archief verwerven en het intellectueel beheer overnemen)
    • logistiek beheer van archief (opslag, vernietiging,..)
    • initiatieven ter bevordering van de toegankelijkheid (bv. digitaliseren, ontwikkelen van een archiefbeheerssysteem, restaureren..)
    • specifieke opdrachten in functie van organisatiebeheersing om tegemoet te komen aan de Leidraad. Om de noden te detecteren kan een zelfevaluatie worden uitgevoerd.

    De opdrachten zullen worden afgewogen op basis van de visie op het archiefbeheer van de organisatie en de beschikbare budgetten.

    Om de archiefzorg goed te kunnen opnemen, worden er kwaliteitscriteria vastgelegd.

    Kwaliteitscriteria

    Elke opdracht tot uitbesteding wordt welomschreven. Hierbij worden de kwaliteitscriteria voor de opdracht uitgetekend, gedefinieerd en ruim gecommuniceerd.

    Bepaal duidelijk welke verwachtingen de organisatie heeft en welke risico's er misschien mee gepaard gaan. Houd verschillende criteria steeds in het achterhoofd bij de aanduiding van de leverancier.

    Houd ook rekening met de service na afloop van de uitbesteding. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de auteursrechten van beeldmateriaal, aanpassingen die binnen een garantieperiode vallen, de eventuele verhuis van analoge stukken of de mogelijkheid tot export na overstap naar een andere leverancier.

    We zetten hier de mogelijke criteria voor de populairste vormen van uitbesteding op een rijtje:

    Mogelijke criteria voor logistiek beheer:
    • Algemene afwegingen:
      • werden de voor- en nadelen van de verschillende scenario's (in huis versus uitbesteden) afgewogen in functie van het budget?
      • werden alle kosten volledig in kaart gebracht en omgezet naar vergelijkbare cijfers?
      • welke wijze van opvolging van de uitbestede dienstverlening wordt voorgesteld? (tussentijdse rapportering? depotbezoeken?)
    • Inhoudelijke afwegingen:
      • is er een overzicht gemaakt van welke documenten er in aanmerking komen voor een eventuele uitbesteding en bewaring buiten de eigen organisatie?
      • welke dienstverlening krijgt men in ruil bij digitale opslag?
        • hoeveelheid aan opslagcapaciteit?
        • mogelijkheid tot export?
        • mogelijkheid tot gebruik van verschillende bestandsformaten?
        • mogelijke beveiligingsvormen?
        • in welke mate zijn er geautomatiseerde handelingen mogelijk?
        • welke handelingen kunnen door de eigen organisatie worden gedaan?
        • hoe wordt het digitaal beheer ingevuld? Hierbij wordt gedacht aan digitale bruikleen en digitale vernietiging.
        • hoe wordt omgegaan met databanken?
      • welke dienstverlening krijgt men in ruil bij analoge opslag?
        • gaat dit enkel over opslag per lopende meter?
        • dient er herverpakt te worden? Zo ja, welke extra kost brengt dit met zich mee?
        • hoe verlopen de uitleningen? Op welke termijn kunnen deze worden afgehandeld? tegen welke tarieven?
        • welke verzekeringen zijn er bij calamiteiten?
        • welke beveiliging wordt voorzien?
        • hoe gaat men op met selectie en de uitvoering van vernietiging? De leverancier mag hierin geen initiatief nemen zonder toestemming van de in bewaring gevende organisatie. De procedure voor vernietiging wordt steeds gevolgd.
        • voldoet de inrichting aan een aantal richtlijnen? Als inspiratie kan worden gekeken naar de checklist voor archiefruimten die werd opgemaakt door de Erfgoedinspectie in Nederland.
        • hoe kan de continuïteit van de dienstverlening worden gegarandeerd? (toegankelijkheid, raadpleegbaarheid,..)
        • hoe wordt omgegaan met gevoelige privacy-dossiers en openbaarheid?
    Mogelijke criteria voor digitalisering:
    • Algemene afwegingen:
      • werden de voor- en nadelen van de verschillende scenario's (in huis versus uitbesteden) afgewogen in functie van het budget?
      • wordt er een grote opdracht gegeven waarbij een hele reeks documenten wordt gedigitaliseerd? Of wordt er met kleinere opdrachten gewerkt waarbij de leverancier enkel op vraag van de organisator zal digitaliseren?
      • welke wijze van opvolging van de uitbestede dienstverlening wordt voorgesteld? (tussentijdse rapportering? bezoek aan een scanstudio?)
      • wie brengt de stukken tot bij de leverancier? is het vervoer inbegrepen, alsook de verzekering tijdens de bruikleen?
    • Inhoudelijke afwegingen:
      • welke technische voorwaarden worden gesteld? gaat het hier over een raadplegingskopie of een moederkopie? welke bestandsformaten worden er gebruikt?
      • is het nodig dat alle documenten van een dossier worden gedigitaliseerd? Zal er een vorm van selectie gebeuren? Zijn alle stukken nog rechtsgeldig?
      • kan er eventueel substitutie worden toegepast?
      • heeft deze opdracht een impact op de procedures op de werkvloer?
      • welke impact heeft deze opdracht op de ruimte voor digitale bewaring? Werd er extra servercapaciteit voorzien?
      • zijn er afspraken gemaakt over de metadata? Welke metadata vergezellen de scans?
    Mogelijke criteria voor vernietiging (papierinzameling en effectieve vernietiging):
    • Algemene afwegingen:
      • werden de voor- en nadelen van de verschillende scenario's (in huis versus uitbesteden) afgewogen in functie van het budget?
      • welke wijze van opvolging van de uitbestede dienstverlening wordt voorgesteld? (tussentijdse rapportering? depotbezoeken?)
      • wie brengt de stukken tot bij de leverancier? is het vervoer inbegrepen, alsook de verzekering tijdens de bruikleen?
    • Inhoudelijke afwegingen:
      • is er een gesloten circuit? M.a.w. kunnen de documenten tijdens het proces niet ergens verloren gaan?
      • welke stukken worden in de containers toegelaten? is het nodig om alle metalen er uit te halen?
      • hoe flexibel kunnen de containers worden ingezet/gewijzigd in capaciteit?
      • wordt er overwogen om containers op de werkvloer te plaatsen voor dagelijkse vernietigingen? Zo ja, werd hiervoor een draaiboek opgemaakt en werd dit gecommuniceerd?
      • op welke wijze wordt de vernietiging uitgevoerd? bij versnippering: hoe klein worden de snippers gemaakt?

        Kijk ook even onze checklist voor vernietiging na.

    Overheidsopdracht of niet?

    Er wordt steeds nagegaan of een overheidsopdracht van toepassing is of niet.

    Voor wie?

    Zorgdragers die onder de bevoegdheid van het Archiefdeceet vallen, zijn publiekrechtelijke overheidsinstellingen en vallen hierdoor onder de Wetgeving voor overheidsopdrachten.

    Particuliere instellingen zijn niet onderhevig aan deze wetgeving en kunnen zelf initiatief nemen en uitbesteden aan eender welke partner.

    De bezwarende titel

    De overheidsopdrachtenwetgeving spreekt over een uitbesteding indien het een overeenkomst is onder bezwarende titel, het uitgaat van één of meer aanbestedende overheden, ze gesloten wordt met één of meerdere opdrachtnemers en betrekking heeft op werken, leveringen of diensten.

    Een overeenkomst onder bezwarende titel veronderstelt twee elementen:

    1. De bewaargever ontvangt een prestatie die voor haar een rechtstreeks economisch belang inhoudt.

    bijvoorbeeld:Bij een bewaargeving is het voorzien van een bewaarplaats op zich al een economisch belang.

    2. De bewaargever geeft een tegenprestatie t.a.v. de bewaarnemer. Dit kan zijn:

    • een geldelijke vergoeding (bv. de kosten voor de bewaring, de opbrengst van de verkoop van een inventaris,…)
    • een vergoeding in natura (bv. door het archief ter beschikking te stellen aan de bewaarnemer waardoor hij dit kan aanbieden in de leeszaal)

    Wanneer de Wet op de overheidsopdrachten van toepassing is, moet de zorgdrager de uitbesteding als een overheidsopdracht behandelen en de markt laten spelen.

    Voorbeelden van opdrachten die onder de overheidsopdrachtenregelgeving vallen:

    intellectueel en/of logistiek beheer een stad besteedt het beheer van het statische archief uit aan de heemkundige kring via een overeenkomst met kwaliteitscriteria 
      een gemeente geeft nitraatfilms in bewaring bij het Koninklijk Filmarchief en geeft hiervoor een vergoeding
      een entiteit besteedt de opslag van haar archief gedeeltelijk uit aan een commerciële firma
      een polder geeft haar archiefdocumenten in bewaring bij het gemeentearchief; in ruil stelt de gemeente een inventaris op en verkoopt deze
      een gemeente geeft archief in bewaring bij het Rijksarchief
      een OCMW geeft een consultancybedrijf een specifieke opdracht om een deel van het archief te ontsluiten via de opmaak van een nadere toegang
    vernietiging het Facilitair Bedrijf organiseert een uitbesteding voor de verwerking van het te vernietigen archief
    digitaliseren een gemeente digitaliseert via een commerciële firma de registers van de burgerlijke stand en bevolking
      een OCMW laat haar archiefdocumenten digitaliseren door het stadsarchief en vergoedt de stad daarvoor
    ontwikkeling archiefbeheersysteem enkele provincies plannen samen de ontwikkeling van een archiefbeheersysteem 

    Uitzonderingen op de overheidsopdrachtenregelgeving

    Wat valt er niet onder de overheidsopdrachtenregelgeving?

    Voorbeelden:

    intellectueel en/of logistiek beheer een gemeente beheert volgens contractueel vastgelegde afspraken de archiefdocumenten van het OCMW
      een polder geeft haar archiefdocumenten in bewaring in het gemeentearchief zonder vergoeding
    digitaliseren een OCMW laat haar archiefdocumenten digitaliseren door het stadsarchief zonder vergoeding

    In-house-opdrachten

    ‘In house’ opdrachten ontsnappen aan de toepassing van de overheidsopdrachtenregelgeving en vormen aldus een uitzondering op het principe dat opdrachten tussen overheden en/of publiekrechtelijke instellingen onderworpen zijn aan de overheidsopdrachtenregelgeving. (Zie Materieel toepassingsgebied, punt 3)

    Deze uitzondering is ingegeven door de redenering dat overheden het recht hebben om voor zichzelf passende interne structuren op te zetten en aldus voor dergelijke ‘in house’ opdrachten buiten de marktwerking mogen blijven.

    Zo aanvaardt de rechtspraak van het EU-Hof dat een moederoverheid (eventueel in een samenwerkingsverband met andere moederoverheden) zonder beperking een beroep kan doen op een dochteragentschap indien: 

    • de moeder of moeders op hun dochter toezicht uitoefenen zoals op hun eigen diensten (vandaar het vereiste dat de dochter 100 % publiek moet blijven zonder enige privé participatie) èn
    • de dochter tegelijkertijd het merendeel van haar activiteiten verricht ten behoeve van de moederoverheid of de moederoverheden.

     
    Over de relaties in de richting dochter-moeder en dochter-dochter bestaan er nog geen uitspraken, maar allicht zijn die binnen dezelfde context even geoorloofd.

    Een milieustudie uitgevoerd door Ovam in opdracht van het Vlaamse Gewest, een studie door een intergemeentelijk samenwerkingsverband (met of zonder beheersoverdracht, maar binnen zijn maatschappelijk doel) voor een gemeente vormen voorbeelden van een ‘in house’ opdracht.

    Een inhouse-opdracht is steeds afhankelijk van de verhouding tussen de verschillende overheidsinstellingen. Laat dit eerst nakijken alvorens deze procedure toe te passen. Voor advies kan u bij ons terecht. Wij vragen dit verder na.

    Voorbeelden:

    intellectueel en/of logistiek beheer De primaire doelgroep van het depot (de departementen en agentschappen van de Vlaamse ministeries)
      Momenteel wordt onderzocht of de Kerkfabriek ook de in-houseopdracht kan inroepen t.a.v. de gemeente

    Horizontale samenwerking

    Er zijn opdrachten in samenwerking die niet onder de toepassing van de overheidsopdrachtenregelgeving vallen. De opdrachten moeten voldoen aan de volgende voorwaarden:

    1) De samenwerking verenigt enkel aanbestedende overheden (die geen commerciële marktspelers mogen zijn), zonder participatie van privé kapitaal.

    2) De overeenkomst houdt een reële samenwerking in, die gericht is op de gezamenlijke uitvoering van taken van algemeen belang en uitsluitend berust op overwegingen die verband houden met het algemeen belang.

    3) Geen enkele particuliere onderneming wordt bevoordeeld tegenover haar concurrenten.

    Er zijn nog geen voorbeelden bekend.

     

    Uitzonderingen op de overheidsopdrachtenregelgeving

    Wat valt er niet onder de overheidsopdrachtenregelgeving?

    Voorbeelden:

    intellectueel en/of logistiek beheer een gemeente beheert volgens contractueel vastgelegde afspraken de archiefdocumenten van het OCMW
      een polder geeft haar archiefdocumenten in bewaring in het gemeentearchief zonder vergoeding
    digitaliseren een OCMW laat haar archiefdocumenten digitaliseren door het stadsarchief zonder vergoeding

    In-house-opdrachten

    ‘In house’ opdrachten ontsnappen aan de toepassing van de overheidsopdrachtenregelgeving en vormen aldus een uitzondering op het principe dat opdrachten tussen overheden en/of publiekrechtelijke instellingen onderworpen zijn aan de overheidsopdrachtenregelgeving. (Zie Materieel toepassingsgebied, punt 3)

    Deze uitzondering is ingegeven door de redenering dat overheden het recht hebben om voor zichzelf passende interne structuren op te zetten en aldus voor dergelijke ‘in house’ opdrachten buiten de marktwerking mogen blijven.

    Zo aanvaardt de rechtspraak van het EU-Hof dat een moederoverheid (eventueel in een samenwerkingsverband met andere moederoverheden) zonder beperking een beroep kan doen op een dochteragentschap indien: 

    • de moeder of moeders op hun dochter toezicht uitoefenen zoals op hun eigen diensten (vandaar het vereiste dat de dochter 100 % publiek moet blijven zonder enige privé participatie) èn
    • de dochter tegelijkertijd het merendeel van haar activiteiten verricht ten behoeve van de moederoverheid of de moederoverheden.

     
    Over de relaties in de richting dochter-moeder en dochter-dochter bestaan er nog geen uitspraken, maar allicht zijn die binnen dezelfde context even geoorloofd.

    Een milieustudie uitgevoerd door Ovam in opdracht van het Vlaamse Gewest, een studie door een intergemeentelijk samenwerkingsverband (met of zonder beheersoverdracht, maar binnen zijn maatschappelijk doel) voor een gemeente vormen voorbeelden van een ‘in house’ opdracht.

    Een inhouse-opdracht is steeds afhankelijk van de verhouding tussen de verschillende overheidsinstellingen. Laat dit eerst nakijken alvorens deze procedure toe te passen. Voor advies kan u bij ons terecht. Wij vragen dit verder na.

    Voorbeelden:

    intellectueel en/of logistiek beheer De primaire doelgroep van het depot (de departementen en agentschappen van de Vlaamse ministeries)
      Momenteel wordt onderzocht of de Kerkfabriek ook de in-houseopdracht kan inroepen t.a.v. de gemeente

    Horizontale samenwerking

    Er zijn opdrachten in samenwerking die niet onder de toepassing van de overheidsopdrachtenregelgeving vallen. De opdrachten moeten voldoen aan de volgende voorwaarden:

    1) De samenwerking verenigt enkel aanbestedende overheden (die geen commerciële marktspelers mogen zijn), zonder participatie van privé kapitaal.

    2) De overeenkomst houdt een reële samenwerking in, die gericht is op de gezamenlijke uitvoering van taken van algemeen belang en uitsluitend berust op overwegingen die verband houden met het algemeen belang.

    3) Geen enkele particuliere onderneming wordt bevoordeeld tegenover haar concurrenten.

    Er zijn nog geen voorbeelden bekend.

    Regelgeving respecteren

    Als uitbestedende organisatie is het belangrijk de regelgeving op de overheidsopdrachten te respecteren. De overeenkomst moet hieraan beantwoorden en inhoudelijke voorwaarden dienen onderhandeld te worden. Meer info (o.a. sjablonen) kan u vinden bij de pagina's i.v.m. verwerven als u aan de andere kant van de tafel zit maar kan ook inspirerend zijn bij het uitbesteden.