chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Vernietigen in de praktijk

    De gegevens op deze webpagina werden recentelijk aangepast naar aanleiding van het nieuwe Bestuursdecreet van 7 december 2018.

    Wat is vernietigen?

    Vernietigen is het, op een gecontroleerde en onomkeerbare manier, effectief onbruikbaar maken van bestuursdocumenten zodat hun inhoud niet meer te lezen of te reconstrueren valt.

    Vernietigen kan enkel op basis van een aantal in regelgeving vastgelegde voorwaarden. Bij schonen is dit anders.

    Regelgevend kader

    Het volledige regelgevende kader m.b.t. de selectiecommissies is te raadplegen op de webpagina van het 'Bestuursdecreet - Beheren, bewaren en vernietigen bestuursdocumenten'.

    Vernietigen: voorwaarden?

    Vernietigen mag niet zomaar. Om op een gewettigde manier bestuursdocumenten te vernietigen schrijft het Bestuursdecreet van 7 december 2018 voor dat overheidsinstanties zich voor elke vernietiging dienen te baseren op een goedgekeurde selectieregel. Een selectieregel geeft aan gedurende welke periode een bestuursdocument bewaard moet worden (bewaartermijn) en of het na het aflopen van deze periode in aanmerking komt voor permanente bewaring of vernietiging.

    Het Bestuursdecreet voorziet in de oprichting van een centraal (serie)register, waarin goedgekeurde selectieregels worden bekendgemaakt. Pas na publicatie in het serieregister zijn deze selectieregels geldig. Op dit ogenblik is het serieregister nog in ontwikkeling. Er wordt verwacht dat dit in de loop van 2019 operationeel is.

    In afwachting van het serieregister regelt art. III.89 §2 van het Bestuursdecreet dat overheidsinstanties op basis van volgende bestaande instrumenten hun bestuursdocumenten gewettigd kunnen vernietigen:

    • selectielijsten,
    • goedgekeurde informatiebeheersplannen,
    • ad-hoc vernietigingsaanvraag bij de bevoegde selectiecommissie.

    Goed om te weten is dat er voor overheidsinstanties geen vernietigingsplicht bestaat. Daarentegen is het vernietigen van bestuursdocumenten voor het verstrijken van hun bewaartermijn onwettig.

    Daarnaast bepaalt het Bestuursdecreet in art. III.89 §4 dat overheidsinstanties een gedateerde verklaring van vernietiging moeten bijhouden telkens ze bestuursdocumenten vernietigen. Deze verklaring vermeldt naast de datum van vernietiging minstens een specificatie van de vernietigde bestuursdocumenten en geeft aan op grond van welke bepaling de vernietiging is uitgevoerd (verantwoordingen).

    Hoe vernietigen: procedure

    Stap 1: de vernietiging documenteren

    De coördinerende archiefdienst biedt een sjabloon aan voor het documenteren van de vernietiging. Voor entiteiten van de Vlaamse overheid is dit sjabloon toereikend. Het bestaat uit twee luiken:

    • vernietigingslijst met duidelijke verantwoordingen;
    • gedateerde verklaring van vernietiging.

    Tips bij het invullen van het sjabloon vind je hier:

    Waarom bestaat het sjabloon uit twee tabbladen?

    • Het eerste tabblad geeft informatie over wanneer de vernietiging heeft plaatsgevonden en wie de vernietiging heeft goedgekeurd.
    • Het tweede tabblad geeft een overzicht van de series bestuursdocumenten die voor vernietiging in aanmerking komen en daarna ook effectief vernietigd zijn.

    Wat moet je invullen in de kolom ‘taakomschrijving’?

    • In deze kolom kan je meer toelichting geven over het proces of de taak waarbinnen de bestuursdocumenten gevormd zijn. Deze context kan helpen om de inhoud of motivering te duiden.
    • Deze kolom is vooral van belang voor zij die nog niet beschikken over een goedgekeurd informatiebeheersplan of selectielijst.

    Waarom is er geen aparte kolom voorzien waarin je een doosnummer kan invullen?

    • De vernietigingslijst is een algemeen sjabloon dat je ook kan gebruiken voor het vernietigen van bestuursdocumenten die niet in archiefdozen zitten. Niettemin kan het soms handig zijn om doosnummers te noteren. Bij eventuele latere vragen over waarom en/of wanneer een bepaalde doos vernietigd is, kan je deze dan gemakkelijk terugvinden.
    • Desgewenst kan je deze informatie toevoegen in de kolom ‘opmerking’. Een betekenisvolle beschrijving van de inhoud blijft echter steeds noodzakelijk.

    Wat als je een informatiebeheersplan hebt?

    • Je dient dan slechts een beperkt aantal velden in te vullen: ‘naam en inhoud’, ‘datering’, ‘taak’, ‘omvang’ en ‘verwijzing informatiebeheersplan’. In de laatste kolom verwijs je op een betekenisvolle manier naar de relevante fiche uit het informatiebeheersplan waarin de bestemming en bewaartermijn van deze serie is opgenomen. Vermeld volgende items: de overheidsinstantie waarvoor het informatiebeheersplan is opgesteld, het jaar waarin het goedgekeurd is en de verwijzing naar de unieke OVO-code van het informatieobject.

    Waarom moet je verantwoordingen geven?

    • De verantwoording van de bewaartermijn en de bestemming laten toe dat argumenten die tot een bepaalde beslissing hebben geleid, steeds kunnen worden afgetoetst als er vragen zijn over deze bewaartermijn of bestemming.
    • De aanwezigheid van verantwoordingen is daarnaast ook een vorm van audit-trail.
    • De opname van een verantwoording maakt dat de verklaring van vernietiging voldoet aan de wettelijke vereisten van het Bestuursdecreet, indien het gaat om een vernietiging van series bestuursdocumenten die nog niet zijn opgenomen in een selectielijst of informatiebeheersplan.
    Stap 2: de nodige toelatingen regelen vooraleer de vernietiging uit te voeren

    Deze stap hangt af van het bestuursniveau waartoe de overheidsinstantie in kwestie behoort.

    Stap 2.A: Diensten, instellingen en rechtspersonen die afhangen van de Vlaamse Gemeenschap of het Gewest MET een door de selectiecommissie goedgekeurd informatiebeheersplan of selectielijst
    • Lijst op in de verklaring van vernietiging welke bestuursdocumenten in aanmerking komen voor vernietiging. Controleer hun bestemming en bewaartermijn in het informatiebeheersplan of de selectielijst.
    • Leg de vraag om toestemming tot vernietiging voor aan de informatiebeheerder (in het Bestuursdecreet art. III.81. wordt deze aangeduid als de verantwoordelijke voor het vastleggen, opvolgen en uitvoeren van de beheersregels voor bestuursdocumenten).
    • Leg de vernietigingsaanvraag ook voor aan het management.
    • Wacht op hun toestemming. Verdere goedkeuringen heb je niet nodig.
    Stap 2.B: Diensten, instellingen en rechtspersonen die afhangen van de Vlaamse Gemeenschap of het Gewest ZONDER een door de selectiecommissie goedgekeurd informatiebeheersplan of selectielijst
    • Lijst op in de verklaring van vernietiging welke bestuursdocumenten in aanmerking komen voor vernietiging. Heb daarbij aandacht voor de verantwoording waarom ze vernietigd mogen worden:
      • Is de administratief-juridische bewaartermijn verstreken?
      • Hebben de bestuursdocumenten inderdaad geen permanente cultureel-maatschappelijke waarde (m.a.w. het gaat niet om statisch archief)?
    • Leg de vraag om toestemming tot vernietiging voor aan de informatiebeheerder (in het Bestuursdecreet art. III.81. wordt deze aangeduid als de verantwoordelijke voor het vastleggen, opvolgen en uitvoeren van de beheersregels voor bestuursdocumenten).
    • Leg de vernietigingsaanvraag ook voor aan het management.
    • Wacht op hun toestemming. Leg na hun akkoord de vernietigingsaanvraag vervolgens voor aan de selectiecommissie Vlaamse overheid.
    • De selectiecommissie streeft ernaar om je vraag tot goedkeuring binnen de 20 werkdagen af te handelen. Je ontvangt zowel een bewijs van ontvangst als een officiële goedkeuring.
    Stap 2.C: Alle andere bestuursinstanties zoals gemeenten, polders, kerkfabrieken, … met uitzondering van intergemeentelijke samenwerkingsverbanden
    • Vul het formulier van het Algemeen Rijksarchief in en volg de richtlijnen op die je terugvindt op de webpagina van het Algemeen Rijksarchief. Hou bij het invullen rekening met volgende criteria:
      • Is de administratief-juridische bewaartermijn verstreken?
      • Hebben de bestuursdocumenten inderdaad geen permanente cultureel-maatschappelijke waarde (m.a.w. het gaat niet om statisch archief)?
    • Leg de vraag om toestemming tot vernietiging voor aan de informatiebeheerder (in het Bestuursdecreet art. III.81. wordt deze aangeduid als de verantwoordelijke voor het vastleggen, opvolgen en uitvoeren van de beheersregels voor bestuursdocumenten).
    • Leg de vernietigingsaanvraag ook voor aan het management.
    • Wacht op hun toestemming. Na hun akkoord neemt de informatiebeheerder daarna contact op met het Algemeen Rijksarchief en vraagt om toelating tot vernietiging. Indien je na 45 dagen geen antwoord ontvangen hebt, kan je deze beschouwen als verworven.
    Stap 3: De vernietiging uitvoeren

    Vernietig bestuursdocumenten pas nadat alle goedkeuringen verworven zijn. Weeg af op basis van de hoeveelheid en risico’s op welke manier je vernietigt. Doe je dit zelf, bv. met een papierversnipperaar, of schakel je een vernietigingsfirma in? Voor het vernietigen van vertrouwelijk papier kan je als overheidsinstantie van de Vlaamse overheid of als lokaal bestuur afnemen van een raamcontract voor afvalophaling. Indien je een andere optie verkiest vind je hieronder enkele aandachtspunten terug en op de webpagina met praktische tips bij het schonen en vernietigen:

    • Is er een gesloten circuit, zodat er geen inzage mogelijk is door derden? Bv. gesloten of open containers onder toezicht?
    • Zijn extra garanties mogelijk voor bestuursdocumenten die gevoelige gegevens bevatten, bv. certificaat van vernietiging?
    • Is schonen op voorhand nodig? Dit is vaak arbeidsintensief.
    • Voor digitale dragers volstaat een eenvoudige druk op de deleteknop niet. Ook alle back-ups moeten vernietigd worden. Overleg eerst met je collega’s van ICT vooraleer je digitale bestuursdocumenten wil vernietigen. Wend je tot een gespecialiseerde firma voor een gepaste werkwijze in functie van de te vernietigen drager, zoals bv. het demagnetiseren van harde schijven.
    Stap 4: de gedateerde verklaring van vernietiging vervolledigen

    Vul de verklaring van vernietiging (zie Stap 1) aan met de datum en plaats van de effectieve vernietiging.

    Lokale besturen moeten naast de gedateerde verklaring voor vernietiging, met bijhorende vernietigingslijst (zie Stap 1), ook nog een certificaat van vernietiging voorleggen aan het Algemeen Rijksarchief. Voor de Vlaamse overheid is zo’n attest, volgens het Bestuursdecreet, geen verplichting. Het valt echter wel aan te raden om, als je over een dergelijk certificaat beschikt, dit document bij te houden. Het kan helpen om bij een opvraging te bewijzen dat een bepaald bestuursdocument niet meer raadpleegbaar is.