Alle juridische initiatieven van de verschillende bestuursniveaus regelen de e-facturatie voor bedrijven in relatie met overheden (B2G). Er zijn geen juridische initiatieven die e-facturatie verplichten in de B2B-omgeving.

Europese overheid

Op het Europese beleidsniveau kreeg e-facturatie haar juridisch kader door de factureringsrichtlijn (Richtlijn 2010/45/EU), inclusief de omzetting in het Belgische BTW-wetboek (Wet van 17.12.2012 en KB van 19.12.2012) én de e-invoicingrichtlijn (Richtlijn 2014/55/EU).

In de e-invoicingrichtlijn wordt vermeld op hoofdlijnen dat:

• overheden elektronische facturen, die aan de Europese norm voldoen, moeten aanvaarden en verwerken. Dit vanaf 18.4.2019 (eventueel verlengbaar met 12 maanden voor niet-centrale overheden.)
• de Europese norm voor e-facturatie werd vastgelegd, met name UBL en C-FAKT.

Federale overheid

Wet e-facturatie

Bij wet van 7 april 2019  werd de Europese e-invoicingrichtlijn omzet. Deze wet voegde de nodige bepalingen inzake e-facturatie toe aan de Wet Overheidsopdrachten.

De krachtlijnen van deze bepalingen inzake e-facturatie:

• Vanaf 1.4.2019 zijn aanbestedende overheden verplicht om e-facturen, die kaderen binnen de uitvoering van een overheidsopdracht, te aanvaarden en te verwerken wanneer die e-facturen opgesteld zijn volgens de Europese norm inzake e-facturatie. Dit is de eigenlijke omzetting van de bovenvermelde e-invoicingrichtlijn, waarbij België kiest voor 1.4.2019 als aanvangsdatum.
• Vanaf een nader te bepalen tijdstip kan een verplichting in werking treden voor opdrachtnemers van overheidsopdrachten om e-facturen, die voldoen aan de Europese norm, te versturen naar aanbestedende overheden.

Beleid federale overheid inzake e-facturatie

De Belgische ministerraad nam een beslissing over de dematerialisering van de facturen die bestemd zijn voor de federale overheid op 12 mei 2017.

In deze federale beslissing wordt vermeld op hoofdlijnen dat:

• Vanaf 1.7.2017 bedrijven die dat wensen e-facturen kunnen sturen.
• Vanaf 1.1.2018 bedrijven in het kader van overheidsopdrachten boven de 135.000€ e-facturen moeten aanleveren.
• Vanaf 1.1.2020 alle bedrijven e-facturen moeten aanleveren.

De federale ministerraad hechtte op 13 juli 2018 zijn goedkeuring aan het wetsontwerp dat de Europese Richtlijn 2014/55/EU omzet.

Hiermee wordt vanaf 1 april 2019 de mogelijkheid verschaft aan de ondernemers om elektronische facturen te sturen naar de aanbesteders.  Dit betekent bijgevolg dat deze laatsten verplicht zijn de nodige maatregelen te treffen zodat zij vanaf 1 april 2019 in staat zijn elektronische facturen te ontvangen én te verwerken.

De verplichte aanlevering door leveranciers aan alle overheden én eventuele uitzondering zal bepaald worden door middel van een KB.

De beslissingen van de regio’s echter blijven onverminderd van kracht en aanbesteders kunnen de verplichting in hun opdrachtdocumenten opleggen.
Leveranciers van de Vlaamse overheid moeten reeds e-facturen aanleveren vanaf 1 januari 2017.

Dit impliceert ook dat lokale overheden en andere publieke organisaties dus reeds tegen 1 april 2019 klaar moeten zijn om e-facturen van hun leveranciers te ontvangen en verwerken.

KB e-invoicing van 9 maart 2022

Door het koninklijk besluit van 9 maart 2022 worden ondernemers verplicht om hun factuur elektronisch te verzenden in het kader van overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten.

De nieuwe verplichting zal gefaseerd in voege treden in functie van de waarde van de overheidsopdracht (of de concessie).
Voor facturen in het kader van een overheidsopdracht waarvan de geraamde waarde gelijk is aan of hoger is dan de drempel voor de Europese bekendmaking en die vanaf 1 november 2022 worden bekendgemaakt, zal elektronische facturatie het eerst verplicht worden.  
Daarna volgen deze voor overheidsopdrachten waarvan de geraamde waarde gelijk is aan of hoger is dan 30 000 euro en die vanaf 1 mei 2023 worden bekendgemaakt.
De facturen voor de overige overheidsopdrachten die bekendgemaakt worden vanaf 1 november 2023 (met uitzondering van deze onder de voormelde drempel van 3 000 euro exclusief btw), volgen in een derde fase. 

Voor de opdrachten waarvoor geen verplichting tot bekendmaking geldt, geldt de datum van uitnodiging voor het indienen van een offerte.

De aanbesteders moeten deze verplichting in de opdrachtdocumenten vermelden.

Het staat de aanbesteders vrij om strengere maatregelen te nemen op het vlak van elektronische facturatie. Zo kunnen ze bijvoorbeeld beslissen om de elektronische facturatie op een vroeger moment op te leggen dan de voorvermelde data, op voorwaarde ze dit meegeven in de opdrachtdocumenten.
Voor opdrachtnemers van de Vlaamse overheid bestond de verplichting om elektronisch te factureren al sinds 1 januari 2017 en verandert er bijgevolg niets.

Vlaamse overheid

De Vlaamse regering nam twee beslissingen rond e-facturatie, anticiperend op de e-invoicingrichtlijn.

De beslissing van 16 december 2016 en de  voorbereidende nota

Op hoofdlijnen staat in deze beslissing dat:
-  voor alle nieuwe opdrachten vanaf 1.1.2017 leveranciers een e-factuur moeten zenden naar de Vlaamse overheid.
- micro-ondernemingen uitstel kregen tot 1.1.2018.

De  beslissing van 12 juli 2013 en de voorbereidende nota

Deze beslissing stelt dat:
- Vanaf 1.1.2015 alle entiteiten van de Vlaamse overheid e-facturen moeten kunnen ontvangen.
- Vanaf 1.1.2017 moeten leveranciers e-facturen zenden.

Lokale overheden en publieke organisaties in Vlaanderen

Alle publieke organisaties die onder het toepassingsgebied van de wetgeving overheidsopdrachten vallen, zijn gevat door de Europese richtlijn 2014/55/EU.

De omzetting van deze richtlijn bij federale wetgeving impliceert dat lokale overheden en andere publieke organisaties reeds tegen 1 april 2019 klaar moeten zijn om e-facturen van hun leveranciers te ontvangen en verwerken.