chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Mediaruimte plannen en aankopen

    Bedrijf (Leverancier)

    Mindshare

    Bevoegde overheidsdienst
    Departement Kanselarij en Bestuur

    Het Departement Kanselarij en Bestuur (DKB) heeft op 24 mei 2017 een raamovereenkomst met het mediabureau Mindshare gesloten. De overeenkomst heeft een looptijd van vier jaar op voorwaarde van een positieve jaarlijkse evaluatie.

    Het team Communicatiebeleid (DKB) treedt op als opdrachtencentrale. Bij eventuele vragen, problemen of betwistingen kan het team als bemiddelaar fungeren. Als besteller draag je echter zelf de volledige (financiële) verantwoordelijkheid voor je bestelling en zorg je voor de effectieve controle van de gefactureerde bedragen.

    Wat kun je bestellen bij het mediabureau?

    • het uittekenen van een mediastrategie
    • de opmaak van een mediaplan
    • de aankoop van mediaruimte
    • het beheer van ruilovereenkomsten
    • de rapportering over en evaluatie van de bestelling
    • opleidingen over mediaplanning.

     

    Thema
    Communicatie
    Type
    Raamcontract
    Doelgroep / Beschikbaar voor
    Vlaamse overheid

    Prijs & technische info

    Informatie

    Leveranciersinfo

    Leverancier

    Mindshare

    Hoe bestellen

    Neem tijdig contact op met het mediabureau als je een mediaplan nodig hebt. Het duurt twee à drie weken om een (uitgebreid) strategisch mediaplan op te stellen. Voor een beperkte bestelling van mediaruimte is de doorlooptijd korter. (Zo krijg je voor de reservatie van een printadvertentie of een online jobadvertentie op werkdagen een offerte binnen 48 uur.)

    Nadien kun je de bestelling plaatsen en administratief in orde brengen. Als het bedrag van je bestelling 100.000 euro (exclusief btw) of meer bedraagt, moet je ook nog advies vragen aan de Inspectie van Financiën.

    Voor deze raamovereenkomst is een globale borgtocht betaald, er is geen borgtocht van toepassing op de bestellingen zelf.

    Facturatie verloopt via e-invoicing. Opdat dit vlot zou verlopen, zal je voor je bestelling tijdig intern een inkooporder (IO)- of Purchase Order (PO)-nummer moeten laten aanmaken.

    1. Aanvraag van een offerte voor een uitgebreid mediaplan of voor onmiddellijke bestelling

    Voor de opmaak van een uitgebreid strategisch mediaplan kun je het best een intakegesprek voeren met het mediabureau. Bij voorkeur is bij dat overleg je creatieve bureau ook aanwezig. Als voorbereiding daarvan vul je de projectfiche in. In die fiche geef je informatie over de doelstellingen, de beoogde doelgroepen, de gewenste timing en het budget dat je voor de campagne ter beschikking hebt.

    Als je geen mediaplan nodig hebt, kun je meteen een offerte vragen en een bestelling plaatsen. Je hoeft dan geen intakegesprek te plannen noch een projectfiche in te vullen.

    Op het ogenblik dat je een prijsofferte of mediaplan aanvraagt, bezorg je de nodige administratieve gegevens aan veerle.vandevelde@kb.vlaanderen.be (DKB), zodat zij een gegevensfiche kan aanmaken voor je bestelling. Je bezorgt Veerle:

    • de entiteit of organisatie, het ondernemingsnummer en het adres
    • de voor- en achternaam, het e-mailadres, het telefoonnummer van de contactpersoon
    • de naam van de campagne
    • de naam en het e-mailadres van de contactpersonen van het creatieve bureau.

    2. Een bestelling plaatsen

    Op basis van je vraag of informatie in de projectfiche of het intakegesprek maakt Mindshare een mediaplan op maat met een prijsofferte. Als dat nodig is, kun je het mediaplan maximaal vijf keer laten aanpassen. Vervolgens bezorgt Mindshare je het definitieve prijsvoorstel (begroting genaamd), waarop je je akkoord moet geven. Op dat document vermeld je het inkooporder- of PO-nummer (PO = purchase order) en je laat het ondertekenen door de bevoegde persoon. Zodra Mindshare het ondertekende document met inkooporder- of PO-nummer heeft, bevestigt het de reservaties bij de media.

    Bankgegevens Mindshare:

    Mindshare nv
    Jules Cockxstraat 8-10
    1160 BRUSSEL
    ondernemingsnr. BE 0427 832 356
    IBAN BE34 3100 6118 8090
    BIC BBRUBEBB

    3. Kwaliteitscontrole

    Als jij of het mediabureau fouten, gebreken of problemen bij de geplaatste bestelling vaststelt, zal Mindshare actie ondernemen om de fout recht te zetten of een compensatieregeling met de media uitwerken.

    Voor de kwaliteitscontrole van printadvertenties registreer je je bij Advoucher. Je krijgt dan een e-mail van advoucher@mediaxim.be. Vervolgens log je in op www.advoucher.be, de databank waarin de digitale bewijsnummers van je advertenties beschikbaar zijn. Meer informatie daarover vind je in deze Advoucher-presentatie.

    Na afloop van je campagne rapporteert Mindshare over de behaalde resultaten van je tv- of online-campagne.

    4. E-facturatie of e-invoicing

    Voor deze raamovereenkomst verloopt de facturatie via e-invoicing. Daarom is het van cruciaal belang om het inkooporder- of PO-nummer te vermelden op de ondertekende begroting.

    Mogelijke afnemers

    Voorwaarde om de voordelige tarieven te kunnen genieten, is dat je entiteit deel uitmaakt van de Vlaamse overheid of voldoet aan minimaal drie van de onderstaande criteria. Daarbij is 50% of meer financiering van de Vlaamse overheid vereist (criterium 4), en mag er geen sprake zijn van commerciële doelen (criterium 5). Het derde criterium kun je vrij kiezen uit de eerste drie criteria.

    1. De organisatie is opgericht door de Vlaamse overheid.
    2. Er is sprake van een vorm van participatie van de Vlaamse overheid in de organisatie (infrastructuur, benoeming van de leden van de raad van bestuur enzovoort).
    3. De organisatie staat onder het hiërarchische gezag of toezicht van de Vlaamse overheid.
    4. De organisatie ontvangt financiële middelen of subsidies van de Vlaamse overheid.
    5. Er is geen sprake van commerciële doelen, waarbij de organisatie concurreert met andere aanbieders.
    Meer informatie

    Vlaamse overheid

    Mindshare