Mijn personeelsdossier
Wil je meer weten over je personeelsdossier? Dit wordt beheerd door het Dienstencentrum Personeelsadministratie (DCPA). Je kunt je personeelsdossier inzien en wijzigingen doorgeven. De informatie op deze webpagina is relevant voor personeelsleden van de Vlaamse overheid die klant zijn van het DCPA.
Je personeelsdossier
Je personeelsgegevens en informatie over je loopbaan worden bijgehouden in je personeelsdossier. Dit bestaat uit:
- je Vlimpers-dossier: dit zijn je persoonlijke gegevens in Vlimpers(opent in nieuw venster). Je kunt die zelf controleren (Vlimpers > ‘Mijn gegevens’) en ook wijzigen.
- je e-dossier: dit is een elektronisch dossier dat je in Vlimpers kunt raadplegen (Vlimpers > ‘Mijn gegevens’ > ‘Overzicht selfservice’ > ‘Mijn documenten’ > ‘Elektronisch personeelsdossier’). Je vindt er de digitale versie (PDF-bestand) van je papieren documenten zoals je aanstellingsbesluit, aanvraagformulier voor onbetaald verlof of evaluatieverslagen. Hulp nodig? Lees de invoerinstructies bovenaan het Vlimpers-scherm.
- je papieren dossier: dit zijn de documenten die je (nog) niet terugvindt in je e-dossier. Die documenten worden bewaard door het DCPA. Maak een afspraak met het DCPA als je dit dossier wilt raadplegen.
Houd je personeelsdossier actueel
Zorg er zelf voor dat je contactgegevens, bankrekeningnummer en de (fiscale) gegevens van je gezinsleden altijd correct zijn (zie onder).
Je persoonsgegevens zoals domicilieadres en burgerlijke staat worden automatisch aangepast op basis van de Kruispuntbank Sociale Zekerheid (KSZ). De doorlooptijd van de registratie bij je gemeente of stad kan enkele weken duren vooraleer de wijziging zichtbaar is in Vlimpers. Contacteer in 1ste instantie je gemeente of stad waar je gedomicilieerd bent, als je merkt dat je gegevens in Vlimpers onjuist zijn.
Goed om te weten: je ontvangt een e-mail van elke automatische aanpassing. Geen e-mail ontvangen? Wijzig je gegevens dan zelf via Vlimpers (zie onder).
Hoe je personeelsdossier wijzigen?
- Stap 1
Telefoonnummer, e-mailadres, contactpersoon of lokaal
- Registreer je nieuw telefoonnummer, e-mail of contactperso(o)n(en) bij noodgeval in Vlimpers(opent in nieuw venster) > tegel ‘Mijn gegevens’ > ‘Contactgegevens’.
- Registreer je nieuw lokaal in Vlimpers > ‘Mijn gegevens’ > ‘Loopbaangegevens’. Volg de invoerinstructies in het scherm.
- Hulp nodig? Lees de invoerinstructies bovenaan het Vlimpers-scherm.
Adresgegevens
- Je domicilieadres wordt automatisch geactualiseerd via de Kruispuntbank Sociale Zekerheid (KSZ). Je hoeft hiervoor dus zelf niets te doen. Je ontvangt hiervan een bevestiging via e-mail. De doorlooptijd van de registratie bij je gemeente of stad kan enkele weken duren vooraleer de wijziging zichtbaar is in Vlimpers. Contacteer in 1ste instantie je gemeente of stad waar je gedomicilieerd bent, als je merkt dat je gegevens in Vlimpers onjuist zijn.
- Heb je naast je privéadres nog een postadres? Wijzig dit zelf in Vlimpers(opent in nieuw venster) > ‘Mijn gegevens’ > ‘Contactgegevens’.
Hulp nodig? Lees de invoerinstructies bovenaan het Vlimpers-scherm. - Stromen je adresgegevens niet automatisch door? Wijzig je domicilieadres dan zelf in Vlimpers(opent in nieuw venster) > tegel ‘Mijn gegevens’ > ‘Contactgegevens’.
Hulp nodig? Raadpleeg het Vlimpers-instructiefilmpje Hoe wijzig je jouw adres?(opent in nieuw venster)
Goed om te weten: heb je geen toegang tot Vlimpers? Contacteer dan het DCPA.
- Stap 2
- Registreer je nieuw bankrekeningnummer in Vlimpers(opent in nieuw venster) onder ‘Mijn gegevens’ > ‘Overzicht Selfservice’ > ‘Persoonsgegevens’ > ‘Bankrekeningwijziging’.
- Hulp nodig? Lees de invoerinstructies bovenaan het Vlimpers-scherm.
Heb je geen toegang tot Vlimpers? Contacteer dan het DCPA.
Opgelet
- Wijzig je rekeningnummer voor de 15de van de maand als je je eerstvolgend salaris op dit nieuwe rekeningnummer wilt ontvangen.
- Sluit je oude rekeningnummer niet onmiddellijk af om problemen te vermijden.
- Stap 3
Ga je trouwen of wettelijk samenwonen?
Je burgerlijke staat wordt automatisch geactualiseerd via de Kruispuntbank Sociale Zekerheid (KSZ). Je hoeft hiervoor dus zelf niets te doen. Je ontvangt hiervan een bevestiging via e-mail.De doorlooptijd van de registratie bij je gemeente of stad kan enkele weken duren vooraleer de wijziging zichtbaar is in Vlimpers. Contacteer in 1ste instantie je gemeente of stad waar je gedomicilieerd bent, als je merkt dat je gegevens in Vlimpers onjuist zijn.
- Stroomt je burgerlijke staat niet automtisch door? Wijzig dit dan zelf in Vlimpers(opent in nieuw venster) onder 'Mijn gegevens' > 'Overzicht Selfservice' > ‘Persoonsgegevens’ > ‘Burgerlijke staat wijziging’. Bezorg daarna het bewijs (huwelijksattest, verklaring wettelijk samenwonen, …) aan het DCPA via Vlimpers(opent in nieuw venster) > tegel ‘Vragen?’ > ‘Vlimpers-contactformulier’. Voeg het document toe als bijlage van je vraag.
- Heeft je nieuwe partner kinderen? Wijzig dan ook je gezinssamenstelling (zie verder).
- Hulp nodig? Raadpleeg het Vlimpers-instructiefilmpje.(opent in nieuw venster)
Ga je feitelijk samenwonen?
- Registreer je nieuwe burgerlijke staat ‘feitelijk samenwonend’ in Vlimpers(opent in nieuw venster) onder 'Mijn gegevens' > 'Overzicht Selfservice' > ‘Persoonsgegevens’ > ‘Burgerlijke staat’. Dit is enkel mogelijk als je burgerlijke staat officieel ‘ongehuwd’, ‘weduwe’ of ‘gescheiden’ is.
- Pas de gegevens van je partner aan. In alle andere gevallen hoef je niets te doen.
- Heeft je nieuwe partner kinderen? Wijzig dan ook je gezinssamenstelling (zie verder).
- Hulp nodig? Raadpleeg het Vlimpers-instructiefilmpje.(opent in nieuw venster)
Heb je geen partner meer?
Je moet enkel in het geval van feitelijk samenwonend je burgerlijke staat en de gegevens van je ex-partner in Vlimpers laten aanpassen (zie onder). In alle andere gevallen (officiële scheiding, ontbinding verklaring wettelijk samenwonen, overlijden, …) wordt je burgerlijke staat automatisch geactualiseerd. Je ontvangt hiervan een bevestiging via e-mail. Gegevens van je ex-partner worden automatisch verwijderd uit je personeelsdossier bij feitelijk gescheiden. Hulp nodig? Raadpleeg het Vlimpers-instructiefilmpje.(opent in nieuw venster)- Stroomt dit niet automatisch door? Wijzig dit dan zelf in Vlimpers(opent in nieuw venster) onder 'Mijn gegevens' > 'Overzicht Selfservice' > ‘Persoonsgegevens’ > ‘Burgerlijke staat wijziging’ > 'feit.gesch'/'gescheiden'/'tafel/bed'. Bezorg daarna het bewijs (officiële scheiding, ontbinding verklaring wettelijk samenwonen, overlijden, …) via Vlimpers(opent in nieuw venster) > tegel ‘Vragen?’ > ‘Vlimpers-contactformulier’. Voeg het document toe als bijlage van je vraag.
- Wil je de naam van je ex-partner laten verwijderen uit je personeelsdossier? Vraag dit aan het DCPA.
- Hulp nodig? Raadpleeg het Vlimpers-instructiefilmpje.(opent in nieuw venster)
Goed om weten: heb je geen toegang tot Vlimpers? Contacteer dan het DCPA.
- Stap 4
Ben je bevallen?
- Ga naar de webpagina ‘Moederschapsrust’. Je vindt er een overzicht van alles wat je moet regelen.
Heb je een kind geadopteerd?
- Bezorg een kopie van de adoptieakte aan het DCPA via Vlimpers(opent in nieuw venster) > tegel ‘Vragen?’ > ‘Vlimpers-contactformulier’. Voeg het document toe als bijlage van je vraag.
- Heb je geen toegang tot Vlimpers? Verstuur de akte per post naar het DCPA. Het DCPA doet de nodige invoer in Vlimpers.
Heb je iemand minder of extra ten laste?
- Laat het DCPA weten wie het kind of de persoon (niet meer) ten laste neemt. Bezorg het ingevulde formulier ‘verklaring gezinslasten’(PDF bestand opent in nieuw venster) aan het DCPA via Vlimpers(opent in nieuw venster) > tegel ‘Vragen?’ > ‘Vlimpers-contactformulier’. Voeg het document toe als bijlage van je vraag. Heb je geen toegang tot Vlimpers? Verstuur het formulier per post naar het DCPA.
Goed om weten: je opent het PDF-document en ga naar ‘afdrukken’. Enkel via deze weg kun je het digitaal aanvullen. Dit is niet het geval niet via de knop ‘downloaden’. - Lees meer over:
Heb je een nieuwe partner en heeft die kinderen (nieuw samengesteld gezin)?
- Bezorg de naam en geboorteplaats van de kinderen, alsook een bewijs van je gezinssamenstelling (te verkrijgen bij de gemeente) aan het DCPA via Vlimpers(opent in nieuw venster) > tegel ‘Vragen?’ > ‘Vlimpers-contactformulier’. Voeg het document toe als bijlage van je vraag.
- Wordt je personeelsdossier niet automatisch actueel gehouden en ontvang je hiervan geen e-mailberichten? Dan moet je alsnog een bewijs van je gezinssamenstelling (te verkrijgen bij de gemeente) bezorgen aan het DCPA. Voeg het document toe als bijlage van je vraag.
- Heb je geen toegang tot Vlimpers? Contacteer dan het DCPA.
Informatie voor specialisten
Evaluatie HR-toegangen e-dossier
De evaluatie van de HR-toegangen tot het e-dossier werd eind januari 2021 afgerond. Wat is er beslist:
- De HR-specialist zal, zoals de HR-businesspartner, ook bepaalde documenten kunnen raadplegen.
- HR-collega’s zullen ook documenten ouder dan 5 jaar kunnen raadplegen.
- De HR-businesspartner kan niet alle PLOEG-documenten inkijken. De privacywetgeving laat geen ruimte om dat te veranderen.
- De rol ‘Beheerder inzage PLOEG-dossiers’ wordt geschrapt in Vlimpers PLOEG.
- Individuele PLOEG-dossiers kunnen opgevraagd worden bij het DCPA (met motivering). Er wordt gewerkt aan een rapport over de historische einduitspraken.
Wat wanneer verandert wordt via de gekende kanalen gecommuniceerd.