chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Bereid je samen met het Depot voor op de Depotbeheerstool

    vrijdag, 5 maart 2021

    Het Archiefdepot te Vilvoorde wil haar werking de komende tijd verder automatiseren en optimaliseren. Daarom wordt een depotbeheerstool ontwikkeld (samen met Digitaal Archief Vlaanderen) die ervoor zorgt dat zowel het digitale als het analoge archief samen ontsloten en beheerd kunnen worden.

    Om de overgang van de huidige manier van werken (overdrachtslijsten in Excel) naar de depotbeheerstool zo goed mogelijk te laten verlopen werkt Het Facilitair Bedrijf een migratieplanning uit tegen de zomer van 2021.

    Om het zoeken en terugvinden van informatie in de depotbeheerstool zo eenvoudig en efficiënt mogelijk te kunnen doen, is het nodig dat de dossierbeschrijvingen zo duidelijk en uitgebreid mogelijk zijn. Dit betekent dat we met een aantal klanten mogelijks naar oplossingen gaan moeten zoeken om een aantal reeds bestaande overdrachtslijsten te optimaliseren. Deze optimalisatieoefening maakt deel uit het van het volledige migratietraject dat door Het Facilitair Bedrijf wordt uitgewerkt. Het Facilitair Bedrijf zal hiervoor ook een begeleidingstraject opzetten.  

    Verwijs nu al naar een serie in het Serieregister

    Vanaf 1/7/2021 passen we de werkwijze aan voor het invullen van een overdrachtslijst. Vanaf dan moet je per serie naar een door de selectiecommissie goedgekeurde selectieregel in het Serieregister verwijzen. Dit doe je door de link naar de unieke code van de serie (URI) op te nemen in het bestaande veld “Verwijzing informatiebeheersplan”.
    De huidige werkwijze, namelijk het verwijzen naar een informatiebeheersplan of een informatiebeheersplan, kan je nog even behouden. Maar indien het kan, start je best de nieuwe werkwijze nu al op. 
    Zo zorg jij ervoor dat je overdrachtslijst al voorbereid is op de overstap naar de depotbeheerstool.

    Mocht je nog vragen hebben, neem dan zeker contact op met je informatiebeheerder of de collega’s van de Coördinerende Archiefdienst.