chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Heerlijk heldere auditrapporten

    dinsdag, 30 april 2019

    Het agentschap Audit Vlaanderen is met zijn veertig medewerkers een klein agentschap, maar het is erg actief op het vlak van Heerlijk Helder. Sinds vorig jaar werken de auditoren aan de kwaliteitsverbetering van hun auditrapporten. Veerle Vanderlinden, teamverantwoordelijke Staf, vertelt er meer over.

    Waarom hebben jullie voor de kwaliteitsverbetering van jullie auditrapporten gekozen?

    Veerle: ‘Auditrapporten zijn de centrale documenten van Audit Vlaanderen. Het is belangrijk dat die helder geschreven zijn. Bij de Vlaamse overheid voert Audit Vlaanderen al 17 jaar audits uit. De leidend ambtenaren zijn vertrouwd met die audits. Voor hen volstaan beknopte auditrapporten. Bij de lokale besturen voert Audit Vlaanderen nog maar vijf jaar audits uit. Omdat de lokale besturen nog niet zo vertrouwd zijn met de audits, stellen we voor hen uitgebreidere rapporten op die meer context schetsen. Het doel van de auditrapporten is dat de lokale besturen aan de slag gaan met de aanbevelingen en aan hun organisatiebeheersing werken. Het is dus uitermate belangrijk dat de auditrapporten helder en vlot begrijpbaar zijn. Anders lopen we het risico dat er te weinig gebeurt met het rapport.’

    Wat we vragen aan de organisaties die we auditen, moeten we zelf ook doen. Practice what you preach.
    Veerle Vanderlinden, teamverantwoordelijke Staf

    Staan alle medewerkers van Audit Vlaanderen achter de doelstelling?

    Veerle: ‘Een auditor schrijft over risico’s en verbeterpunten. Het is niet zo evident om de analyse van een organisatie helder te verwoorden. Dat vraagt heel wat oefening en extra aandacht, maar geen enkele medewerker van ons agentschap heeft die inspanning ooit in vraag gesteld. Wat we vragen aan de organisaties die we auditen, moeten we zelf ook doen. Practice what you preach.’

    Hoe zijn jullie te werk gegaan?

    Veerle: ‘We hebben eerst voor nieuwe auditoren en daarna voor alle auditoren een opleiding over helder taalgebruik georganiseerd. Zo is de samenwerking met de externe begeleider gestart. Op basis van ons eigen materiaal heeft hij een feedbackinstrument ontwikkeld. Het is de bedoeling dat de senior auditoren dat instrument gebruiken om feedback te geven aan de auditoren. Het feedbackinstrument bevat codes die verwijzen naar specifieke instructies om helderder te schrijven. De persoon die feedback geeft, vermeldt de code in de tekst, zodat de auditor weet welk deel hij moet herwerken. De auditor blijft zelf verantwoordelijk voor zijn eigen auditrapport.’

    Hoe blijven jullie de kwaliteit bewaken?

    Veerle: ‘Bij lokale besturen houden we altijd een reeks audits. Zo loopt er momenteel een thema-audit over sportinfrastructuur, die bestaat uit twintig audits. De eerste drie auditrapporten laten we nalezen door de externe begeleider. Op basis daarvan passen we de sjabloon aan. Zo zit de basis voor de volgende reeks auditrapporten goed. De auditoren grijpen vaak terug naar de eerste drie rapporten. Als die goed geschreven zijn, sorteert dat dus een groot effect.’

    ‘Als de reeks van audits klaar is, schrijven we daarover een globaal rapport. Dat bevat de conclusies van de uitgevoerde audits die voor alle belanghebbenden nuttig zijn. We sturen dat rapport naar alle algemeen directeurs en alle personen die geabonneerd zijn op de nieuwsbrief voor lokale besturen. Dat zijn ongeveer 1700 mensen. De externe begeleider geeft altijd feedback over dat globale rapport. Hij leest ook heel wat artikels na die we in een paar tijdschriften voor de lokale overheden schrijven.’

    Wat zijn jullie plannen voor de toekomst?

    Veerle: ‘We proberen onze horizon te verruimen. Het is noodzakelijk dat onze auditrapporten heerlijk helder zijn, maar vaak is dat niet voldoende om de lokale besturen in actie te laten schieten met de aanbevelingen. Om hen nog meer aan te sporen, willen we inzichten uit de gedragswetenschappen toepassen. Tijdens onze laatste agentschapsdag op 29 maart heeft het team Gedragsinzichten daarover een toelichting gegeven. In vier workshops zijn we aan de slag gegaan met ons eigen materiaal. We hebben onder meer de begeleidende brief bij het ontwerprapport en bij de aanbevelingentabel, en de sjabloon voor de PowerPointpresentatie over het ontwerprapport onder de loep genomen op basis van de checklist Gedragslens voor communicatie. Daar is heel wat nuttige informatie uit voortgekomen waarmee we zeker verder aan de slag willen gaan.’