chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Ochtendritueel om contact te houden

    dinsdag, 8 september 2020

    Van kantoor naar thuiswerk, opnieuw naar kantoor en daarna weer thuiswerk. De afgelopen maanden vergden een stuk meer flexibiliteit voor heel wat werknemers.Voor Sara Jane Deputter, coördinator ICON van de Afdeling Communicatie bij het Departement Onderwijs en Vorming, betekende het ook dat ze haar team vanop afstand moest coördineren. Een hele uitdaging. We vroegen haar hoe ze deze periode ervaart.

    Sara Jane tijdens het thuiswerken Foto: ID/Lieven Van Assche

    In het team van Sara Jane werd ook voor de lockdown regelmatig van thuis gewerkt. Maar er is een groot verschil tussen enkele dagen hier en daar, en fulltime thuiswerk voor het hele team.

    Sara Jane: ‘Voor collega’s die normaal meer ondersteunend werk doen, waren er plots minder taken waar ze aan konden meehelpen. Tegelijk waren er ook collega’s die tot in de late avond moesten doorwerken.'

    'ICON is verantwoordelijk voor de communicatie van Onderwijs Vlaanderen. Tijdens de coronacrisis kwam daar dus ook crisiscommunicatie zoals draaiboeken en pandemiescenario’s bij.’

    Zo’n onevenwicht in de taakverdeling kan voor spanning zorgen binnen een team. Gelukkig hadden Sara Jane en haar collega’s ook een gelegenheid om over die spanning te praten.

    Dagelijkse check-in

    ‘Van in het begin hebben we afgesproken om dagelijks een check-in te doen met het hele team. Enerzijds om de agenda’s te overlopen, maar anderzijds ook om met elkaar in contact te blijven,’ vertelt Sara Jane. ‘Want die dagelijkse sociale contacten op kantoor vallen plots weg, en dat is een niet te onderschatten gemis.’

    Dagelijkse sociale contacten op kantoor vallen plots weg. Dat is een niet te onderschatten gemis.
    Sara Jane

    ‘In het begin waren het vaak dezelfde mensen die honderduit vertelden, maar gaandeweg hebben we toch iedereen uit zijn schulp kunnen trekken.’ Met resultaat, want door die dagelijkse gesprekken krijgen kleine frustraties geen kans om uit te groeien tot iets meer.

    Ochtendritueel

    Sara Jane: ‘Wie zich bijvoorbeeld ergert aan negatieve feedback, heeft tijdens die dagelijkse check-ins de kans om dat uit te spreken. Zodat we alles, of toch veel, kunnen uitpraten als team.’

    In het begin waren de collega’s niet helemaal overtuigd. Is dat niet wat veel, elke dag? Gaan we dat wel volhouden? Maar na enkele weken merkte Sara Jane dat het ochtendritueel een gewoonte was geworden. ‘Ik zag dat het gesprek ook werd opgestart als ik er niet was, tijdens mijn verlof bijvoorbeeld. Dat bewijst voor mij dat er toch nood aan was.’ 

    Terug naar kantoor

    Sara Jane tijdens dagelijkse check-in met collegas Foto: ID/Lieven Van Assche

    Begin juli kwam het hele team samen in Brussel. Op een later uur dan normaal, zodat de spits niet zo’n drempel zou zijn voor wie met het openbaar vervoer komt. En slechts voor een paar uurtjes, zodat collega’s die het nog niet zagen zitten, niet meteen een hele dag moesten blijven.

    Het eerste punt op de agenda ging niet over het werk. Sara Jane: ‘Ik vond het belangrijk om van die eerste dag op kantoor een sociale gelegenheid te maken. We hebben met z’n allenonze ervaringen van de afgelopen maanden gedeeld. Zo kon iedereen zijn hart luchten en werden eventuele frustraties en moeilijke momenten gewoon in de groep gegooid.’

    Begrip

    Het psychosociale aspect van werken in een team wordt volgens Sara Jane soms onderschat. ‘Ik denk dat er vaak veel nadruk ligt op het werkritme zo snel mogelijk te herstellen. Maar het is niet voldoende om in de laatste vijf minuten van een vergadering eens te vragen hoe het met iedereen gaat. Het zou eigenlijk omgekeerd moeten zijn.’

    Deze periode heeft ons team ook sterker gemaakt.
    Sara Jane

    Haar aanpak viel bij haar collega’s duidelijk in goede aarde. Op die eerste dag kwam er bijvoorbeeld veel positieve feedback over de dagelijkse check-ins. Sara Jane: ‘Ik denk dat de check-ins vooral veel hebben gedaan voor het groepsgevoel. Elke collega voelde zich nog steeds verbonden met de rest van het team, en we hadden begrip voor elkaar. Op die manier heeft deze periode ons team eigenlijk sterker gemaakt.’