chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Zo verstuur je minder mails op e-mailloze vrijdag (en alle andere dagen)

    woensdag, 28 november 2018
    Collega's aan het werk op hun laptop (Foto: Joris Casaer)

    Op vrijdag 30 november is het e-mailloze vrijdag, de dag waarop opgeroepen wordt om zo weinig mogelijk te mailen. Dat lijkt misschien onbegonnen werk, maar met de volgende eenvoudige tips kom je al een heel eind.

    1. Stel je bij elke mail die je stuurt de vraag of een mail wel het meest geschikte communicatiemiddel is

    Een mail is vaak het eerste medium waar je aan denkt als je een boodschap moet overbrengen. Toch is het lang niet altijd het meest geschikte communicatiemiddel. Dat is bijvoorbeeld het geval in de volgende situaties:

    • Je wilt snel een antwoord of een reactie.
    • Je wilt op het allerlaatste moment een vergadering of afspraak afzeggen.
    • Je boodschap is ingewikkeld of genuanceerd.
    • Je wilt vertrouwelijke informatie uitwisselen.
    • Je boodschap is gevoelig of emotioneel beladen.
    • Je moet slecht nieuws brengen.
    • Je wilt een meningsverschil bespreken.

    In zulke situaties kun je beter de telefoon nemen, even langslopen bij je collega of een afspraak maken voor een persoonlijk gesprek. Op die manier bereik je vaak veel sneller je doel. De kans dat je boodschap verkeerd begrepen wordt, daalt ook sterk. Bovendien komt persoonlijk contact de sfeer en collegialiteit ten goede.

    2. Beperk het aantal geadresseerden in je mails

    Je kunt het aantal mails dat je uitstuurt ook drastisch beperken door zuinig om te springen met cc’s en met de ‘allen beantwoorden’-knop.

    In het cc-veld zet je alleen personen die echt op de hoogte moeten zijn van je mail. Je verwacht van hen normaal gezien geen enkele actie of reactie. Je leidinggevende voortdurend in cc zetten hoeft niet, tenzij dat voor bepaalde zaken een werkafspraak is.

    De ‘allen beantwoorden’-knop gebruik je alleen als het relevant is dat alle geadresseerden van de mail op de hoogte zijn van je reactie. Als een zieke collega jou en je teamgenoten bijvoorbeeld in een mail vraagt wie hem kan vervangen op een vergadering, is het handig om je antwoord ook naar je teamgenoten te sturen. Maar als de organisator van een teambuilding in een mail vraagt of je vlees, vis of vegetarisch wilt eten, is het niet nodig je antwoord naar al je andere collega’s te sturen.

    Moet je op e-mailloze vrijdag toch mailen?

    Doe het dan heerlijk helder! Lees alle tips op heerlijkhelderemails.be.