chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Sectoroverschrijdend werken

    Waarom?

    Informatiebeheer heeft een aantal natuurlijke partners binnen een zorgdrager. Ze werken niet rechtstreeks aan informatiebeheer. Maar hun vakgebied raakt er wel aan of overlapt soms.

    Werk samen met deze andere ondersteuners en vergroot de slagkracht van het informatiebeheer.

    Met wie?

    Hieronder geven we een overzicht van verwante vakgebieden en duiden we aan waar de linken liggen.Ten behoeve van onze collega's uit die verwante vakgebieden verwijzen we zoveel mogelijk naar relevante goede praktijken elders op deze site.

    ICT

    Om problemen rond opslag van digitale informatie op te lossen, wordt vaak enkel gekeken naar IT-oplossingen zoals flash-opslagmedia, deduplicatie, virtualiseren van opslag, harde schijven gevuld met helium, ... Een professionalisering van het informatiebeheer binnen uw organisatie kan ervoor zorgen dat deze problemen structureel worden aangepast, bijvoorbeeld door het efficiënt beheren van e-mail, het delen van informatie in een gemeenschappelijk klassement, het organiseren van opruimdagen, ...

    Om de mogelijkheden van informatie- en communicatietechnologie optimaal te kunnen benutten dient er samenhang te bestaan tussen het algemene instellingsbeleid, het archiefbeleid en het ICT-beleid.

    Wanneer een zorgdrager een beleid uittekent rond de inzet van IT-middelen houden ze best rekening met de IT-noden op vlak van archiefbeheer en omgekeerd.

    Wanneer de zorgdrager beschikt over een apart ICT-plan bevat dit idealiter ook een luik over digitale duurzaamheid, digitaal document- en archiefbeheer en indien nodig ook over de digitalisisering van werkprocessen en/of archiefdocumenten. 

    Wanneer een zorgdrager meer wil inzetten op digitaal raadplegen van archiefdocumenten is een goede visie op noden en prioriteiten inzake digitalisering noodzakelijk. Deze visie kan de zorgdrager weergeven in een digitaliseringsplan.

    Een dergelijk digitaliseringsplan grijpt terug op het ICT-plan en is dan een vertaling van het ICT-beleid naar het operationele niveau: op welke manier, in welk tempo en volgens welke kwaliteitscriteria wordt het archief van de zorgdrager digitaal geregistreerd, gedocumenteerd, eventueel voorzien van digitale kopieën en elektronisch beschikbaar gesteld?

    Het digitaliseringsplan legt de randvoorwaarden en de operationele regels vast voor de ICT-huishouding. Het dient dan ook voorafgaand aan het uitvoeren van ICT-(deel-)projecten te worden opgesteld en moet zorgvuldig worden bijgehouden. Het digitaliseringsplan definieert de fasen waarin het te digitaliseren materiaal en de bijbehorende documentatie worden geselecteerd en verwerkt.

    Voor een uitgebreide beschrijving kan verwezen worden naar:

    Organisatiebeheersing/ interne controle

    Interne controle focust op het beheersen van een organisatie. Beheersen wil zeggen: in de hand hebben en er de nodige sturing aan geven. Zo kan de organisatie de juiste dingen doen, en de dingen juist doen. Het beheersen van de informatie die nodig is wil de organisatie goed kunnen werken, is dan ook een essentieel onderdeel van organisatiebeheersing.

    Lees meer

    kwaliteitszorg

    Hoewel gesproken wordt over 'documentatie' is informatiemanagement een onderdeel van ISO-9001

    Milieuzorg

    Een goed digitaal archiefbeheer vermindert de milieu-impact van ICT.

    • Een doordachte informatiebeheersing vermindert de milieu-impact van zowel papieren als digitale opslag. Dit houdt onder meer in dat informatie niet langer bewaard wordt dan nodig en ook daadwerkelijk vernietigd wordt. Informatiebeheerders selecteren informatie. Ze denken na over wie welke informatie waarom moet bijhouden en welke informatie vernietigd kan worden.
    • Naar schatting moet slechts 3 tot 10% van alle informatie permanent bewaard worden, ongeacht de drager waarop die informatie bewaard wordt.  Het onnodig bewaren van informatie op welke drager dan ook heeft de nodige milieu-impact. Bijvoorbeeld ruimtes met archiefkasten waarin nooit geselecteerd is en die wel verwarmd blijven of het draaiende houden van overvolle servers waarvan minstens 90% van de informatie na verloop van tijd vernietigd mag worden. Door informatie tijdig te vernietigen beperken we de milieu-impact.
    • Projecten als Digitaal Archief Vlaanderen faciliteren éénmalige gegevensopvraging en promoten op die manier hergebruik en open data. Dit zorgt voor minder papieren informatieuitwisseling en digitaal dataverkeer. Ook digitale informatie moet efficiënt beheerd worden door middel van gesystematiseerd archiefbeheer. Britse universitaire studies tonen aan dat dit leidt tot een verlaging van de impact die ICT heeft op het milieu (Greening Information Management. Final Report, University of Strathclyde, 2010, zie http://www.greeningim.org.uk/)
    • Wanneer een digitale handtekening dezelfde waarde krijgt als een papieren handtekening kunnen meer en meer processen volledig gedigitaliseerd worden. De opmaak van een regelgevend kader rond substitutie zorgt er ook voor dat dubbele opslag niet meer nodig is. Nu gebeurt het bij digitalisering vaak dat naast de digitale informatie ook de papieren originelen bewaard blijven.
    • Door het opmaken van een informatiebeheersplan weet een organisatie over welke informatie ze beschikt. Dit leidt er niet alleen toe dat snel duidelijk wordt welke informatie overbodig (te lang, dubbel, ….) bewaard wordt, maar ook dat processen en vooral het informatiebeheer binnen die processen bijgestuurd worden. Bij het opmaken van een informatiebeheersplan wordt bijvoorbeeld snel duidelijk welke documenten (zowel papier als digitaal) eigenlijk geen nut meer hebben.
    Facility
    • Een organisatie heeft bepaalde bevoegdheden en doelstellingen, richt daartoe haar processen in en gebruikt binnen die processen informatie. Processen worden vaak gebruikt als basis voor een informatiebeheersplan.
    Projectmanagement
    • Aan een project werken vaak medewerkers uit verschillende afdelingen of diensten samen. Vaak werken er ook nog personen aan mee die niet behoren tot de organisatie; zoals consultants of externe medewerkers. Alle projectmedewerkers moeten toegang hebben tot de informatie die ze nodig hebben om hun rol en taken in het project goed te kunnen invullen.
    • Typisch aan een project is dat het eindig is. Na afloop moeten de resultaten vaak opgenomen worden in de structurele werking van een organisatie. Ook de informatie die nodig is om die werking verder in te vullen, moet dus bijgehouden en ontsloten worden.
    • Het is de verantwoordelijkheid van de projectleider om te zorgen dat zowel tijdens als na het project de informatie rond het project op een correcte manier beheerd wordt. Na het afsluiten van het project moet de projectleider ervoor zorgen dat:
      • de projectinformatie wordt geschoond,
      • er afspraken worden gemaakt over de bewaartermijn en de bestemming van deze informatie (bv. expliciteren in het informatiebeheersplan) en
      • de projectinformatie, overeenkomstig interne afspraken vlot toegankelijk en raadpleegbaar wordt gehouden bv. via het  gemeenschappelijk klassement

    Lees meer over projectmanagement in de toolbox 'projectmanagement'.

    Bedrijfscontinuiteitsmanagement

    Informatie is een belangrijk 'asset' en speelt een wezenlijke rol in bijvoorbeeld wat men tegenwoordig 'digital resilience' noemt.

    Personeel en HR

    Ook HR-collega's kunnen een interessante partner zijn voor informatiebeheer. Als u binnen uw organisatie een netwerk wil opzetten van collega's die binnen hun dienst een bepaalde rol opnemen in het beheren van de informatie van die dienst kan het helpen om dit in hun functiebeschrijving of takenpakket te laten opnemen. De kans is dan groter dat ze er effectief tijd voor krijgen.

    Sommige personeelsdiensten organiseren op periodieke basis onthaalmomenten voor nieuwe collega's. Zorg dat u ook hier een bijdrage kan leveren. Bijvoorbeeld door het geven van een korte presentatie over de manier waarop informatie door uw organisatie beheerd wordt en hoe een goed informatiebeheer hen ook kan helpen in het uitvoeren van hun taken. Deze nieuwe collega's gaan niet meteen alle finesses van een goed informatiebeheer mee hebben. Dat hoeft ook niet. Het belangrijkste is vooral dat ze nu weten waar ze terecht kunnen bij vragen rond de informatie waar ze mee werken.

    Veel organisaties zijn momenteel bezig met een omschakeling naar het zogenaamde 'Nieuwe Werken'. Aan dit 'Nieuwe Werken' zijn vele facetten, die niet in elke organisatie van belang zijn, zoals tijds- en plaatsonafhankelijk werken. Vaak wordt er ook een omslag gemaakt naar meer digitaal werken. Uitgangspunt is vaak dat medewerkers minder gebonden zijn aan de plaats waar ze werken en het tijdstip waarop ze werken. Ook de informatie waarmee ze werken moet met andere woorden op andere manier ter beschikking komen. Een ander aspect dat hier vaak bij komt kijken is een omschakeling naar open landschapsbureaus waarbij de plaats van medewerkers en dus ook de ruimte op de werkvloer voor (analoge) informatie beperkt blijft. Dergelijke trajecten worden vaak getrokken vanuit een HR-dienst, maar de archiefbeheerder kan hierin een wezenlijke bijdrage leveren. Vaak gaan dergelijke omschakelingen ook gepaard met organisatiewijzigingen waarbij taken, en dus ook de informatie die noodzakelijk is voor de uitvoering van die taken, verhuizen naar een andere dienst of worden afgebouwd.

    Juridische diensten/ rechtspraak
    • Bewaartermijnen worden bepaald door de historische, administratieve en juridische waarde van de informatie. De juridische waarde is een niet te onderschatten criterium. De selectierichtlijnen worden dan ook zoveel mogelijk afgestemd op de bestemmingen en de termijnen die vermeld worden bij de bijhorende regelgeving. Overleg met juristen is dus vaak aangewezen om correct bewaartermijnen te kunnen adviseren.
    • Ook voor de openbaarheid van documenten is overleg met juristen soms nodig.
    • Binnen de rechtspraak evolueert het begrip informatie en de bijhorende bewijskracht. Zo wordt informatie steeds ruimer geïnterpreteerd en ingezet. Niet alleen klassieke analoge dossiers komen als bewijs in aanmerking maar ook sociale media (bv. Bij conflicten tussen werknemer en werkgever) en websites (bv. Het voorbeeld in Nederland waarbij de website moest aantonen dat de communicatie naar de burger tijdig gebeurde) kunnen een uitspraak beïnvloeden. Concreet betekent dit dat evolutie in de rechtspraak het archiefbeheer algemeen en de bijhorende bewaarstrategieën in functie van termijnen kan beïnvloeden
    • Met het vastleggen van bewaartermijnen in juridische teksten dient echter voorzichtig te worden omgesprongen. Een juridische tekst kan aangeven hoe lang een document of dossier minimaal moet worden bijgehouden, maar kan geen verplichting opleggen om het document of het dossiers daarna te vernietigen. Deze bevoegdheid komt al naargelang het bestuursniveau toe aan een selectiecommissie of aan het Algemeen Rijksarchief. Bij twijfel neemt u best contact op met de Coördinerende archiefdienst.