chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Informatiebeheersplan

    Een informatiebeheersplan (IBP) wil een overzicht bieden van alle informatie binnen één omlijnde organisatie. Het is een praktisch beheersinstrument dat oplijst aan welke beheersregels (bv. openbaarheidsregime) een gelijkvormige serie van archiefdocumenten onderhevig is.

    Wat is een informatiebeheersplan?

    Een informatiebeheersplan is een overzicht van alle informatieobjecten(documenten, dossiers, series, ...) die binnen een organisatie worden gecreëerd of ontvangen. Door deze informatieobjecten te linken aan de verschillende werkprocessen, taken en functies waaruit ze ontstaan, worden ze opgehangen binnen een structuur. Daarnaast wordt per informatieobject een aantal beheersregels opgenomen. Wat betekent dit nu concreet?

    De structuur, en dus de ordening van het plan, wordt gebaseerd op de werkprocessen, functies, taken en handelingen van de administratie waarop het plan betrekking heeft.Het werken met een functionele ordening brengt enkele voordelen met zich mee:

    • het is stabieler omdat ze minder onderhevig is aan veranderingen dan de organisatiestructuur
      De kans dat een publieke dienst functies aantrekt of afstoot is relatief klein, aangezien dit meestal wettelijk geregeld wordt. 
    • Een functionele ordening staat vrij dicht bij de eigenlijke documentvorming doordat informatieobjecten ontstaan door de uitoefening van een werkprocessen.
      Aan elke handeling die voortvloeit uit de uitoefening van een taak worden informatieobjecten gekoppeld. Op deze manier krijgt de organisatie een volledig beeld van welke informatieobjecten er gecreëerd worden.

    Per informatieobject – meestal is dit per serie of dossier - worden dan een aantal beheersregels vastgelegd. Meestal gaat het over regels m.b.t. selectie (bestemming en bewaartermijn), openbaarheid, privacy en hergebruik. Natuurlijk kunnen er ook regels rond ordening toegevoegd worden.

    Informatiebeheersplan vs. selectielijst

    De aanwezigheid van regels over selectie in het informatiebeheerplan heeft als gevolg dat het soms verward wordt met een selectielijst. Een informatiebeheerplan is echter meer dan een selectielijst. Ten eerste is een informatiebeheerplan een voor een organisatie op maat gemaakt instrument (bv. informatiebeheerplan voor het OCMW Kampenhout of een informatiebeheersplan voor het Departement Kanselarij en Bestuur) terwijl een selectielijst een algemene lijst is, die geldt voor gelijksoortige organisaties (bv. selectielijst voor OCMW’s). Een informatiebeheersplan kan bij de bewaartermijn voor een langere bewaring kiezen dan voorgeschreven wordt in een selectielijst. Ten tweede bevat een informatiebeheersplan heel wat meer informatie dan een selectielijst (bv. openbaarheidsregime).

    Dit verschil wordt duidelijk uitgelegd op de webpagina over de selectielijsten

    Meerwaarde?

    Een informatiebeheersplan is een onmisbaar instrument voor uw organisatie en biedt de volgende voordelen. Deze dragen actief bij tot het bereiken van uw doelstellingen:

    1. het biedt een helikoptervisie op de informatie van je organisatie en ondersteunt de evolutie naar meer digitaal werken
    2. het geeft voor elke serie aan hoe men moet omgaan met deze informatie op het vlak van toegankelijkheid, raadpleging, hergebruik, openbaarheid van bestuur
    3. laat organisaties toe om een efficiënt en doordacht depotbeheer te voeren
    4. vereenvoudigt vernietiging van archiefdocumenten.
    5. draagt actief bij aan de doelstellingen rond organisatiebeheersing en biedt een instrument om aan risicobeheersing te doen,
    6. ...

    De mogelijkheden die dit instrument biedt, zijn dus veel breder dan louter de meerwaarde voor het informatiebeheer. Het is een levend instrument dat een onmiddellijk impact heeft op de werking van uw organisatie.

    Een informatiebeheersplan werd vroeger ook aangeduid als een documentbeheersplan of een archiefbeheersplan.

    Brandende gloeilamp

    Lees meer over het bepalen van een bewaartermijn!