chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Gemeenschappelijk klassement

    Een gemeenschappelijk klassement is een ideaal instrument om een betrouwbare informatiehuishouding te ondersteunen. Het laat toe om op een efficiënte, correcte en snelle manier informatie te delen, volledige dossiers op te bouwen en aan een betrouwbaar versiebeheer te doen.

    Wat is een gemeenschappelijk klassement?

    Zowel de papieren als de digitale documenten kunnen ondergebracht worden in een gemeenschappelijk klassement.

    In een gemeenschappelijk klassement wordt alle informatie in verband met een zaak samengebracht in een dossier dat zich op een welbepaalde plaats bevindt. Naast dergelijke dossiers kan een gemeenschappelijk klassement ook bepaalde reeksen bevatten, zoals facturen.

    Zo worden er volledige en unieke dossiers gecreëerd:

    • een zaak of een dossier is een geheel van handelingen die binnen een bepaalde tijdspanne rond een bepaald geval worden uitgevoerd. Stukken ontstaan altijd als gevolg van een bepaalde handeling of taak die wordt uitgevoerd.
    • de informatie staat op één welbepaalde locatie, waardoor de informatie makkelijk terug te vinden is en een overzichtelijk versiebeheer mogelijk is. Bovendien wordt de dubbele opslag van documenten vermeden, wat ook het efficiënt gebruik van de server ten goede komt.
    • alle informatie, dus ook presentaties, nota’ s, relevante mails, ...over een bepaalde zaak wordt samen bewaard. Dit dossier herbergt alle informatie die nodig is om het te behandelen.

    Voordelen

    In zowel een digitale als een analoge wereld is een gemeenschappelijk klassement een ideaal instrument om een betrouwbare informatiehuishouding te ondersteunen. Zelfs in een hybride (een deel digitaal en deel analoog) wereld draagt een gemeenschappelijke structuur bij aan de duidelijkheid. Een goede ordeningsstructuur van de aanwezige (bedrijfs)informatie heeft de volgende voordelen:

    • Creatie van volledige en unieke dossiers
      • een dossier is een geheel van handelingen die binnen een bepaalde tijdspanne rond een bepaald geval worden uitgevoerd. Stukken ontstaan altijd als gevolg van een bepaalde handeling of taak die wordt uitgevoerd (bv. een bouwdossier vloeit voort uit "verlenen van een bouwvergunning", een personeelsdossier vloeit voort uit "beheren van het personeelsbestand").
      • de informatie staat op één welbepaalde locatie, waardoor de informatie makkelijk terug te vinden is en een overzichtelijk versiebeheer mogelijk is. Bovendien wordt de dubbele opslag van documenten vermeden, wat ook het efficiënt gebruik van de server ten goede komt.
      • alle informatie, dus ook presentaties, nota’ s, relevante mails, ...over een bepaalde zaak wordt samen bewaard. Dit dossier herbergt alle informatie die nodig is om het te behandelen.
    • Efficiënte, correcte en snelle informatiedeling
    • Betrouwbaar versiebeheer
    • Informatie wordt sneller teruggevonden (efficiency management)
      • burgers en klanten kunnen sneller en efficiënter worden verdergeholpen (klantgerichtheid)
      • zowel de medewerkers als het management vinden vlug de beschikbare informatie terug, wat een grote meerwaarde is voor de bedrijfsvoering. Bv. in het geval van een betwisting of rechtszaak kan alle benodigde informatie met kleine inspanningen en tijdig worden aangeleverd.
    • Informatie wordt onafgebroken beheerd, er is minder risico op informatieverlies.
    • Zorgt voor een duidelijk overzicht voor alle medewerkers.

    Dit staat in contrast met het bijhouden van informatie op persoonlijke schijven, een mailbox, het bureaublad van uw pc, een persoonlijke locker of archiefkast, gedecentraliseerde archiefruimten, ... Dergelijke manieren om informatie te beheren zorgen ervoor dat andere medewerkers geen toegang hebben tot deze informatie en beperken bijgevolg de transparantie. De mogelijkheden tot informatiedelen worden bijgevolg sterk beperkt en het risico op informatieverlies is in dergelijke werkomgevingen zeer groot.

    Papieren klassement = digitaal klassement

    Dit noemen we ook geïntegreerd documentbeheer.

    Hoewel overheidsorganisaties ernaar streven meer digitaal te werken is het in de praktijk vaak zo dat een entiteit zowel een papieren, als een digitaal klassement heeft. Het is aangewezen om beide op elkaar af te stemmen, zodat het effectief één klassement wordt. De medewerker volgt dan dezelfde denkwijze bij het gebruik van het papieren als van het digitaal klassement.

    Soms is de inhoud van één dossier verspreid over beide klassementen. Dit wil dus zeggen dat de documenten uit dit dossier fysiek over twee locaties verspreid zijn. Deze hybride dossiers kunnen verschillende bestaansredenen hebben:

    • Geen bijzondere reden om documenten op papier of digitaal te bewaren. Door de gebruikte informatiestromen worden bepaalde documenten digitaal en andere op papier bewaard. Deze werkwijze is meestal organisch gegroeid. In een dergelijke situatie is het aan te raden om na te gaan of meer digitaal werken zou kunnen bijdragen tot efficiënter werken.
    • Documenten moeten om wettelijke of juridische redenen op papier bewaard worden. Vaak worden documenten op papier bewaard omdat men ervan uit gaat dat dit nodig is, ook al is dat niet altijd het geval. Ga daarom goed na waarom een document op papier moet bewaard worden en vraag zeker juridisch advies. Op basis van deze analyses kan uitgemaakt worden of de papieren documenten kunnen vervangen worden door digitale alternatieven. Voor meer informatie over deze problematiek zie:http://www.expertisecentrumdavid.be/

    Als een dossier hoofdzakelijk uit digitale documenten bestaat, is het aan te raden om de overige papieren documenten in te scannen. Sommige documenten moeten o.w.v. hun bewijskracht immers o.b.v. wet- en regelgeving op papier bewaard worden. Ga daarom goed na waarom een document op papier moet bewaard worden en vraag zeker juridisch advies. Op basis van deze analyses kan uitgemaakt worden of de papieren documenten kunnen worden gedigitaliseerd en vervangen door rechtsgeldige en bewijskrachtige digitale kopieën.

    Bij een 50-50% of 40-60% verhouding tussen papieren en digitale documenten, kunnen de hybride dossiers best behouden blijven. In dergelijke gevallen wegen de voordelen van digitalisering niet op tegen de kostprijs die er tegenover staat

     

    Afspraken/richtlijnen

    Tijdens het opzetten van een gemeenschappelijk klassement is het van om belang om rond een aantal aspecten waaronder naamgeving van dossiers, bestanden en mappen en bestandsformaten goede afspraken te maken. Als er éénmaal duidelijkheid is over welke afspraken er binnen de organisatie zijn, is het interessant om deze te laten bekrachtigen door het management en vast te leggen in richtlijnen, memo's, ... We zullen hierop dieper ingaan op onze pagina's over naamgeving en bestandsformaten.

    Toegang

    Als de informatie in kaart is gebracht en een structuur is opgezet waarin deze informatie gecreëerd, ontvangen, geraadpleegd en bewaard kan worden is het tijd om ook na te denken over de beveiliging van deze informatie. In welke mate hebben de eigen medewerkers toegang tot interne informatie?

    In de digitale context wordt informatietoegang altijd maar belangrijker omdat de digitale dossiervorming en uitwisseling van informatie veel complexer is. Toch is de openstelling en afscherming van informatie zowel van toepassing in een analoge als in een digitale context. De grote vraag is altijd: wie mag en/of moet toegang hebben tot bepaalde informatie?

    Deze vraag is niet altijd even eenvoudig te beantwoorden en daarom worden toegangsrechten vaak ad hoc en op individuele basis toegekend. Dit is echter niet bevorderlijk voor de transparantie binnen de organisatie. Bovendien heeft het beheer van overheidsinformatie, in de context van het Openbaarheidsdecreet, nood aan een visie op openheid en transparantie.

    Een toegangsrechtenbeleid is idealiter gebaseerd op

    • het principe van maximale openheid
    • met aandacht voor de afscherming van vertrouwelijke informatie, bijvoorbeeld documenten die vertrouwelijke informatie of gevoelige persoonsgegevens bevatten.

    Hanteer objectieve, vastgestelde criteria om informatie af te schermen. Hieronder staan criteria die geïnspireerd zijn op de uitzonderingsgronden van het Openbaarheidsdecreet. Dit decreet regelt de openbaarmaking van overheidsinformatie naar burgers, maar kan ook gebruikt worden als basis voor interne afscherming.

    Het uitgangspunt is dat alle informatie in principe openbaar en toegankelijk is. De afweging of dit effectief het geval is gebeurt aan de hand van de volgende criteria:

    1. Belangen van natuurlijke personen

    Hieronder wordt alle privacygevoelige informatie verstaan

    • gegevens die een persoon kunnen identificeren, zoals de naam, een foto, een e-mailadres of een telefoonnummer
    • andere gegevens m.b.t. een natuurlijke persoon zoals, financiële situatie of functie en andere gegevens die te maken hebben met het privéleven, het professionele leven of openbare leven van een persoon

    De volgende gegevens vragen bijzondere aandacht:

    • gegevens die onder het medisch geheim vallen
    • gegevens die een oordeel over een persoon bevatten: waarderingen, tuchtdossiers, selecties...
    • gegevens die betrekking hebben op de etnische afkomst of de politieke opvatting

    2. Belangen van de Vlaamse overheid

    • informatie over internationale betrekkingen en/of supranationele betrekkingen die in functie van de besluitvorming een vertrouwelijk karakter hebben
    • informatie over het handelen van een instantie waarvan de vertrouwelijkheid noodzakelijk is in functie van de uitoefening van administratieve handhaving, de uitvoering van een interne audit of politieke besluitvorming
    • geheim van beraadslagingen

    3. Belangen binnen gerechtelijke procedures

    • informatie met betrekking tot gerechtelijke procedures of strafrechtelijke feiten
    • informatie met betrekking tot administratieve sancties

    4. Maatschappelijk belang

    • informatie die invloed kan hebben op openbare orde en veiligheid
    • informatie die een economisch, financieel of commercieel belang kan schaden

    Hoe deze criteria omzetten in de praktijk? Neem een kijkje bij aan-de-slag!