chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Ontwikkeling metadatamodel

    www.digitalbevaring.dk.

    Vooronderzoek en planning

    Hoewel in een papieren wereld ook metadata toegekend worden (d.m.v. de beschrijving), is de creatie van metadata in een digitale wereld heel wat uitgebreider en complexer. In een papieren wereld worden een aantal metadata pas achteraf bij het archiveringproces toegevoegd, maar in de digitale wereld moeten ook deze zaken vanaf het begin afgedekt worden (naamgeving, systemen, ...), wat natuurlijk de complexiteit verhoogd.

    Vooraleer te starten met de ontwikkeling van een metadatamodel is het aangewezen om een bedrijfs- en behoeftenanalyse op te stellen. Met andere woorden bepaal de noden en behoeften van de organisatie en hou rekening met de specificiteit van de inhoud en de structuur van de informatieobjecten in kwestie.

    Aan de hand van een aantal vragen kan u deze noden en behoeften van uw organisatie in kaart brengen:

    • Controleer of het ontwikkelen van een metadatamodel opgenomen is in het archiefbeleid van de zorgdrager. Indien dit niet het geval is, zorg er dan voor dat de verantwoordelijke voor de archiefzorg dit aanpast en valideert, aangezien het een belangrijk onderdeel van de kwaliteitscriteria is.
    • Welke soorten processen zijn aanwezig en welke soorten documenten worden als gevolg van deze processen aangemaakt? Om hierop een antwoord te formuleren wordt verwezen naar de procesanalyse.
    • Wat is het documenttype (bv. dossier, advies, richtlijn, factuur, ...) en welke status (bv. ontwerp, goedgekeurd, gevalideerd, ...) heeft het document?
    • Welke bestandsformaten worden gebruikt?
    • Wat zijn de bewaartermijnen?
    • Worden de metadata in een aparte databank bewaard en beheerd?
    • Moet er gelinkt kunnen worden met bestaande structuren/modellen (vb. Digitaal Archief Vlaanderen)?
    • Bestaat er een strategie om metadata mee over te dragen met de documenten?
    • Welke bijkomende behoeften willen er gerealiseerd worden met het metadatamodel? bv. faciliteren van open data, koppeling GIS-systemen, openbaarheid van bestuur, ...

    Gebruik illustratie: Digitalbevaring.dk

    VuurtorenAanbevelingen

    1. Zorg ervoor dat er voldoende gedragenheid is voor het metadatamodel op de werkvloer, maar ook bij het management. Door middel van gericht en proactief communiceren tijdens de voorbereiding en het verloop van het project verhoogt u de slaagkansen van het project aanzienlijk.
    2. Zoek een oplossing die voldoende laagdrempelig en toch voldoet aan de vooropgestelde vereisten. Wees ervan bewust dat niemand graag eindeloze lijsten van metadata invult en hou daar ook rekening mee bij het kiezen van de oplossing.
    3. Maak een inschatting van de budgettaire weerslag en communiceer dit aan het management.

    naar boven

    Ontwikkeling van een metadatamodel

    Basisprincipes

    Bij het uitwerken van een metadatamodel vertrek je best van een aantal basisprincipes:

    Maximaal streven naar automatisering

    Bij het implementeren van het metadatamodel dient de nadruk op maximale automatisering te liggen. Er worden drie niveau's onderscheiden van gegevensinbreng:

    • Automatisch: de extractie van metadata gebeurt volautomatisch. Er is geen interactie nodig met de gebruiker.
    • Semi-automatisch: de metadata worden toegekend door de gebruiker, maar dit gebeurt op basis van bv. gecontroleerde keuzelijsten.
    • Handmatig: de gebruiker dient de gegevens in te geven. Deze manier van werken wordt enkel aangewend indien dit niet automatisch of semi-automatisch kan gebeuren. Het automatisch en semi-automatisch inbrengen van gegevens geniet steeds de voorkeur.

    Daarom wordt ervoor gekozen om zoveel mogelijk gebruik te maken van technische documentatie en geautoriseerde of gecontroleerde lijsten. Deze kunnen in huis worden opgesteld en onderhouden, maar er bestaan ook gestandaardiseerde lijsten die onderhouden worden door gespecialiseerde organisaties. bv. PRONOM (lijst m.b.t. bestandsformaten ontwikkeld door de National Archives of UK). Zo kunnen welbepaalde metadata opgehaald worden uit andere gegevensbronnen of uit lijsten met gecontroleerde, eventueel zelfs geautoriseerde, gegevensinvoer.

    Verplichte vs vrijblijvende metadata

    Niet alle metadata zijn even zinvol voor alle informatieobjecten. Vaak zijn voor verschillende soorten documenten verschillende metadata van toepassing. Probeer dit op te vangen door het gebruik van verschillende gradaties van al dan niet verplichte velden:

    • Verplicht: deze velden moeten altijd worden ingevuld.
    • Voorwaardelijk: deze velden moeten enkel worden ingevuld als aan bepaalde voorwaarden is voldaan.
    • Vrijblijvend: deze mogen, maar moeten niet worden ingevuld.

    Overerfelijkheid van metadata / beschrijven op het hoogste niveau

    Volgens de in de archiefpraktijk gangbare regels, worden metadata steeds op een zo hoog mogelijk niveau toegekend. Zo worden bepaalde metadata toegekend op het niveau van het dossier, de serie of het archief (aggregatieniveau). Deze metadata gelden dan voor alle onderliggende informatieobjecten en worden ook overgeërfd naar de onderliggende niveau's.

    Metadata zijn herhaalbaar

    Om het metadatamodel zo flexibel mogelijk te maken, zijn bepaalde velden herhaalbaar. Zo kunnen er verschillende organisaties worden gekoppeld aan één informatieobject, in plaats van telkens een nieuw metadataveld te gaan aanmaken.

    Uitbreidbaarheid

    Het generieke metadatamodel geeft de minimale metadata mee voor het contextualiseren van informatieobjecten. Uiteraard kan dit model op basis van specifieke voorkeur nog verder worden uitgebreid. Het voornaamste hierbij is dat steeds de mogelijkheid tot interoperabiliteit in gedachten wordt gehouden.

    Interoperabiliteit

    Om te zorgen dat het metadadatamodel breed inzetbaar is, dienen er mogelijkheden worden voorzien om de data te kunnen overzetten naar een andere databank gebaseerd op andere metadatastandaarden. Dit duidt men aan als "mapping" of interoperabiliteit.

    naar boven

    Metadatamodellen

    Er is een grote diversiteit aan sets met elementen voor het ontwikkelen van een metadatamodel. De meeste van deze sets zijn gebaseerd op de gestandaardiseerde richtlijen zoals deze geformuleerd zijn in de ISO norm 23081: Information and documentation -- Records management processes -- Metadata for records. Op basis van de ISO 23081 wordt een generiek metadatamodel ontwikkeld.  Doelstelling is dat de archiefbeheerder binnen een zorgdrager hiermee aan de slag kan gaan. Omwille van de complexiteit is het bij de ontwikkeling van het metadatamodel aan te raden om zeker de IT-dienst van de organisatie te betrekken en om het project ook te integreren in het ICT plan van de organisatie.

    Voorbeelden

    Zorgdragers stellen, rekening houdende met het generiek model, op basis van hun eigen informatiebehoeften een specifieker metadatamodel op. Meerdere archiefdiensten hebben generieke modellen ontwikkeld. Een beknopt overzicht.

    VuurtorenAanbeveling

    Calculeer de budgettaire weerslag van de ontwikkeling van een metadatamodel in en communiceer dit duidelijk aan uw management.

    naar boven

    Implementatie

    Een nieuw metadatamodel heeft een grote impact op de werking van uw organisatie en bijgevolg ook op de werknemers die documenten creëren of consulteren. Goede communicatie is een kritische succesfactor voor het welslagen van het project,   aangezien een groot deel van de medewerkers zich bedreigd zal voelen. U doet er dus goed aan om voldoende draagvlak te creëeren bij alle betrokken partijen en in het bijzonder het management en de mensen op de werkvloer. Dit doet u  bijvoorbeeld door het organiseren van workshops, demo's, en het publiceren van nieuwsbrieven. Zet hierbij vooral de voordelen voor de organisatie en de individuele medewerker in de verf bv. snellere en gemakkelijkere terugvindbaarheid van informatie. Uw communicatie heeft als doel om een volledige wijziging van de organisatie- of bedrijfscultuur (change-management) te bewerkstelligen. Deze wijziging gebeurt echter niet van de ene op de andere dag, maar kan afhankelijk van de organisatie verschillende jaren omvatten. Het bedrijf of de organisatie zal hierin blijvend moeten investeren.

    De implementatie van het nieuwe metadatamodel kan op verschillende manieren gebeuren:

    • Directe overgang: Het risico op een mislukking is behoorlijk groot, maar de operationele kost is laag.
    • Pilootprojecten: Het nieuwe model wordt slechts op een kleine schaal geïmplementeerd om bij positieve feedback over te kunnen gaan tot schaalvergroting.
    • Gefaseerde overgang: bij deze benadering worden gedurende een bepaalde tijd slechts bepaalde modules van het nieuwe model in gebruik genomen als vervanging van een ouder model.

    De wijze van implementatie van het metadatamodel zal verschillen van organisatie tot organisatie. Niettegenstaande deze verschillen zijn er toch enkele activiteiten – zoals het opstellen van trainingsprogramma's voor de medewerkers en conversie van bepaalde informatieobjecten – die bij de meeste organisaties terugkomen.

    Een aantal praktijkvoorbeelden kunnen helpen bij deze implementatie. De Archives New Zealand maakten een uitgebreide technische gids op voor de  implementatie van een metadatamodel. In de Technical Guide: Implementing Recordkeeping Metadata in EDRMS: Tailoring the Technical Specifications for the Electronic Recordkeeping Metadata Standard wordt op een bevattelijke manier uitgelegd welke de diverse stappen zijn in het technisch realiseren van een metadatamodel.In de metadatastandaard van het Stadsarchief Amsterdam wordt aandacht besteed aan de verschillende metadataelementen en aan hoe deze vertaald kunnen worden naar een XML-schema. Het Gemeentearchief Rotterdam publiceerde in 2010 technische specificaties voor de omzetting van een metadatamodel.

    VuurtorenAanbevelingen

    1. Calculeer de budgettaire weerslag van de implementatie van een metadatamodel in en communiceer dit duidelijk aan uw management.
    2. Betrek net als bij de ontwikkeling zeker de ICT-dienst van de organisatie.

    naar boven

    Opvolging

    Opvolging na de implementatie is van belang om het systeem waar nodig bij te sturen. De voornaamste kritiek, zowel positief als negatief, op het metadatamodel is voornamelijk te halen bij de medewerkers die er dagelijks mee geconfronteerd worden. Daarom is het aan te raden om op tijd feedbacksessies, interviews en enquêtes te organiseren om naar de tevredenheid over het nieuwe systeem te peilen. Door alles na de implementatie opnieuw te bekijken kan aan het hogere management ook bewezen worden dat de implementatiekosten zich terugbetalen door een efficiënter documentbeheer. Vanzelfsprekend moeten ook interne en externe factoren opgevolgd worden. Interne factoren zijn bijvoorbeeld veranderende kenmerken van de informatieobjecten. Voorbeelden van externe factoren zijn nieuwe wet- en regelgeving en technologische veranderingen. 

    VuurtorenAanbevelingen

    We concluderen dat communicatie en goede planning de sleutelfactoren zijn voor het slagen van de implementatie en ontwikkeling van een metadatamodel. Bij uitbreiding kunnen we zelfs stellen dat dit sleutelbegrippen zijn voor het welslagen van elk project. Voor het specifieke welslagen van de ontwikkeling van een metadatamodel is het vooronderzoek enorm belangrijk. Dit vooronderzoek is de absolute basisvoorwaarde om tot een goed model te komen.
     

    naar boven