chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Scanning-on-demand

    Bij steeds meer archiefdiensten en bewaarplaatsen wordt ervoor gekozen om de bestaande procedures voor bruikleen aan te vullen, of zelfs integraal te vervangen, door het opzetten van een systeem van scanning-op-vraag. Hierbij worden de opgevraagde stukken niet langer ter beschikking gesteld in de leeszaal of via bruikleen bezorgd, maar in digitale vorm ter beschikking gesteld.

    Deze dienstverlening kan een antwoord bieden voor organisaties waarvan de opgevraagde dossiers vrij ver moeten worden verzonden of waarvan de doorlooptijd van de bruiklenen niet kan worden gegarandeerd. Vaak wordt dit ook toegepast om ervoor te zorgen dat de fysieke stukken de bewaarplaats niet meer hoeven te verlaten of vanuit conservatorische overwegingen.

    In elk geval dient er bij de implementatie goed worden nagedacht welke doelstellingen men wil bereiken, welke behoeften er bestaan, welke middelen er beschikbaar zijn, welke kosten er aan verbonden zijn, ... Kortom het is belangrijk dat er een behoeften- en kosten-batenanalyse en een haalbaarheidsstudie wordt uitgevoerd.

    Afwegingen

    Een goed project rond scanning-op-vraag vergt een goede, grondige en doorgedreven voorbereiding. Hieronder kunt u een aantal afwegingen vinden die essentieel zijn bij het beoordelen van de haalbaarheid en voor het welslagen van het project:

    Procedure

    Voor de start met de dienstverlening 'scanning-on-demand' is het nodig om intern een procedure vast te leggen.

    De procedure start bij de aanvraag van een raadpleging via scanning-on-demand. Voor een interne aanvraag van collega's naar een scanopdracht kan dit gebeuren via hetzelfde document als de aanvraag voor een interne bruikleen. Voor externe aanvragen wordt er een afzonderlijk document ter beschikking gesteld op de webpagina's van de leeszaal.

    Ongeacht van de vraag naar een fysieke raadpleging of een digitale raadpleging gelden dezelfde regels voor de openbaarheid. Stukken die beperkt zijn in raadpleegbaarheid zullen nog steeds beperkt zijn bij een digitale aanvraag.

    Na de aanvraag volgt het uithalen van het fysieke stuk, de instelling van de scanapparatuur, het scannen zelf, het controleren op de goede scankwaliteit, het bezorgen van de scans aan de aanvrager en tenslotte het terugplaatsen van het fysieke stuk.

    Voordelen

    • tegen betaling voor externe zorgdragers
    • geen tijdverlies bij het fysisch verzenden van de dossiers (bij een interne bruikleen)
    • besparing op totaalkost indien de volledige dossiers worden gedigitaliseerd
    • door documenten afzonderlijk te scannen en te benoemen, kan je de dossiers gebruiksvriendelijker aanbieden. De aanvrager moet namelijk niet het ganse dossier doorbladeren om te komen tot het ene document dat hij nodig had.
    • bij meerdere raadplegingen van het archief kunnen dezelfde scans worden gebruikt in tegenstelling tot een fysiek dossier dat elke keer opnieuw moet worden uitgehaald.
    • externen besparen reiskosten en tijd

    Nadelen

    • investeren in scanapparatuur
    • eventueel extra personeel te voorzien voor het scannen van de stukken

    Technische aspecten

    De instelling van de scanapparatuur is afhankelijk van de doelstelling die de informatiebeheerder wenst te bereiken. Er zijn verschillende opties:

    • voorzien van een moederkopie en een raadplegingskopie: dit betekent dat er geopteerd wordt voor een stabiel en zwaarder bestand dat kan gereproduceerd worden als moederkopie en een kleiner, fragielere raadplegingskopie dat ter beschikking wordt gesteld. De moederkopie zal dan opgenomen worden in een digitaal depot dat op deze manier stelselmatig wordt aangevuld. De raadplegingskopie wordt tijdelijk of niet bijgehouden door de informatiebeheerder en de aanvrager.
    • een raadplegingskopie: Er wordt geopteerd om een bestand in een lagere resolutie te voorzien en geen digitale versie te voorzien voor het digitale depot.

    Bezin eer je begint. Pak digitaliseren slim aan.

    De mogelijkheid tot substitutie is eveneens afhankelijk van een aantal factoren zoals welke optie er wordt gekozen. Indien enkel een raadplegingskopie wordt gebruikt, zal substitutie niet mogelijk zijn. Indien er voor een moederkopie en een raadplegingskopie wordt gekozen en dit enkel ad hoc gebeurde, kan dit ook niet omdat er geen garantie is dat alle dossiers worden ingescand en kan er geen vernietiging op serieniveau plaatsvinden.

    Naar boven