chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Inscannen van documenten

    De meest eenvoudige vorm van digitalisering is het inscannen van papieren documenten.

    Inscanning kan zowel permanent zijn als een tijdelijk project. Bijvoorbeeld:
    • permanent: inscannen van inkomende erkenningsaanvragen of facturen
    • tijdelijk: inscannen van afgesloten vergunningsdossiers

    Een proces kan ook gedigitaliseerd worden door de papieren informatiestroom te vervangen door een digitale. Vanaf een vooropgesteld tijdstip worden nieuwe documenten enkel digitaal aangemaakt. Papieren documenten worden niet meer gecreëerd. Daarvoor is een juridische analyse nodig.

    Wanneer papieren documenten na inscanning vernietigd worden, spreekt men van substitutie.

    In de praktijk

    digitaliserenInscanning van papieren documenten is een manueel en tijdsintensief proces. Dat maakt het ook relatief duur.

    Weeg daarom goed de meerwaarde af voor de eigen bedrijfsvoering. Ondoordachte digitalisering leidt tot verspilde energie; slimme digitalisering maakt de informatiehuishouding efficiënter.

    Inscanning kan zowel in huis aangepakt worden als uitbesteed worden.

    Bij in huis scannen voorziet de organisatie scantoestellen, scansoftware, richtlijnen en personeel.

    Voor de meeste documenten volstaan eenvoudige scantoestellen. Een papierdoorvoerlade is nuttig wanneer men grote hoeveelheden gelijkvormige documenten wil scannen, zoals dossiers.

    Vaak zijn multifunctionele printers/kopieertoestellen uitgerust met een scanner. Ook deze volstaat voor de meeste scanprojecten.

    Men kan ook kiezen voor uitbesteding. Via een overheidsopdracht zoekt men een bedrijf dat het scanproject uitvoert.

    De uitbesteding kan beperkt worden tot het eigenlijke scannen zelf. Gebruikelijker is dat men alle aspecten uitbesteedt, zoals het ophalen van de documenten, metadateren van de scans, tekstherkenning controleren...

    In het bestek legt de organisatie vast aan welke voorwaarden het scanproject moet voldoen. Dat zijn zowel technische als organisatorische aspecten, zoals:

    • kwaliteitscriteria
    • het maken van een proefscan
    • maximale doorlooptijd
    • noodopvragingen van papieren documenten