Datum:

14 april 2009

Aanhef:

Aan alle entiteiten en personeelsleden van de Vlaamse overheid die gebruikmaken van een systeem van vrijwillige registratie van afkomst en handicap in het kader van het gelijkekansen- en diversiteitsbeleid

Betreft:

Monitoring van kansengroepen in het personeelsbestand via vrijwillige registratie

  

Situering

De Vlaamse overheid voert een beleid van gelijke kansen en diversiteit. Ze streeft daarbij naar diversiteit in het personeelsbestand. Enerzijds probeert de Vlaamse overheid drempels weg te werken en gelijke kansen te creëren voor kansengroepen. Anderzijds streeft ze naar een evenredige vertegenwoordiging van bevolkingsgroepen in het personeelsbestand. Op die manier wil de Vlaamse overheid een afspiegeling zijn van de samenleving.

naar boven

Toepassingsgebied

Deze rondzendbrief regelt de afspraken over de monitoring van het aandeel personeelsleden uit kansengroepen binnen het personeelsbestand van de Vlaamse overheid op basis van afkomst en handicap, en het gebruik van personeelssystemen daarvoor.
Alle personeelsleden die als ambtenaar of contractuele werknemer of voor de uitoefening van hun taken toegang hebben tot het personeelssysteem of tot personeelsgegevens, zijn gebonden door deze rondzendbrief.

Deze rondzendbrief is van toepassing op de volgende entiteiten, conform het toepassingsgebied van 24 december 2004 houdende maatregelen ter bevordering en ondersteuning van het gelijkekansen- en diversiteitsbeleid in de Vlaamse administratie:

1. de departementen;
2. de intern verzelfstandigde agentschappen zonder rechtspersoonlijkheid;
3. de intern verzelfstandigde agentschappen met rechtspersoonlijkheid;
4. de publiekrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigde agentschappen;
5. de strategische adviesraden;
6. het Universitair Ziekenhuis Gent;
7. de Vlaamse Maatschappij voor Watervoorziening;
8. het Gemeenschapsonderwijs: administratieve diensten.

De principes van deze rondzendbrief gelden voor de werkgevers, de personeelsleden en de sollicitanten.

Als bijlage bij deze rondzendbrief is een handleiding opgenomen die ondermeer toelicht hoe de meting concreet georganiseerd kan worden.

naar boven

Wettelijke basis voor vrijwillige registratie

De wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer (hierna wet BPL te noemen) schrijft een verbod voor op de verwerking van persoonlijke gegevens over etnische afkomst (artikel 6, §1) en van gezondheidsgegevens (artikel 7, §1).
Die gegevens mogen echter wel verwerkt worden als er een voldoende wettelijke basis is (artikel 6, §2, I, en artikel 7, §2, e).

Opdrachten van de Vlaamse overheid als werkgever op het vlak van het gelijkekansen- en diversiteitsbeleid

De Vlaamse overheid als werkgever heeft de volgende opdrachten op het vlak van personeelsbeleid:

1. een beleid voeren dat gericht is op evenredige arbeidsdeelname van kansengroepen;
2. statistisch materiaal verzamelen om te kunnen werken met streefcijfers;
3. positieve acties opzetten voor kansengroepen;
4. redelijke aanpassingen doorvoeren voor individuen;
5. bij gelijk gerangschikte sollicitanten voorrang geven aan de leden van de ondervertegenwoordigde kansengroep;
6. een aandeel betrekkingen voorbehouden voor mensen met een handicap of chronische ziekte voor wie de werknemer het recht heeft op een langdurige loonkostensubsidie.

Om aan die opdrachten te werken, is het noodzakelijk de gegevens over afkomst en arbeidshandicap op te nemen in de personeelssystemen.

De verwerking van die gegevens heeft een duidelijke en welomschreven doelstelling en is toereikend en niet overmatig, zoals bepaald in artikel 4, §1, 2° en 3°, van de wet BPL.

1. Een beleid voeren dat gericht is op evenredige arbeidsdeelname van kansengroepen

In het decreet van 8 mei 2002 houdende de evenredige participatie op de arbeidsmarkt worden de basisprincipes uiteengezet van een werkgelegenheidsbeleid dat gericht is op evenredige vertegenwoordiging.
Het voormelde decreet van 8 mei 2002 geldt ook voor alle entiteiten van de Vlaamse overheid als werkgever (artikel 3, 2°).
Enerzijds wil de Vlaamse overheid discriminatie op de arbeidsmarkt voorkomen en aanpakken. Anderzijds wil ze een beleid voeren dat gericht is op evenredige vertegenwoordiging van kansengroepen.

De Vlaamse Regering hechtte op 24 december 2004 haar definitieve goedkeuring aan het besluit houdende maatregelen ter bevordering en ondersteuning van het gelijkekansen- en diversiteitsbeleid in de Vlaamse administratie. In artikel 3 van dat besluit van 24 december 2004 worden de doelgroepen expliciet vermeld: kortgeschoolden, ervaren werknemers, personen met een migratieachtergrond, personen met een handicap of chronische ziekte en mannen of vrouwen.

2. Statistisch materiaal verzamelen om te kunnen werken met streefcijfers

Artikel 4 van het besluit van 24 december 2004 bepaalt dat er met streefcijfers wordt gewerkt en dat er per beleidsdomein een monitoringsysteem moet komen dat gebruikmaakt van vrijwillige registratie van kansengroepen.

3. Positieve acties opzetten voor kansengroepen

Naast het werken met streefcijfers worden er van de werkgever waar nodig ook positieve acties verwacht.
Artikel 5 van het besluit van 24 december 2004 luidt als volgt: "Om de evenredige participatie en gelijke kansen te realiseren, moeten specifieke maatregelen worden getroffen en acties worden ondernomen om de in- en doorstroom van personen uit de kansengroepen te bevorderen en hun voortijdige uitstroom tegen te gaan."
Die bepaling geeft uitvoering aan artikel 5, §3, van het decreet van 8 mei 2002 dat voorziet in maatregelen om positieve acties op te zetten.

4. Redelijke aanpassingen doorvoeren voor individuen

Artikel 5, §4, van het decreet van 8 mei 2002 bepaalt dat het verplicht is om te voorzien in redelijke aanpassingen.

5. Bij gelijk gerangschikte sollicitanten voorrang geven aan de leden van de ondervertegenwoordigde kansengroep

Artikel I.5, §3, van het Vlaams Personeelsstatuut luidt als volgt:

"De Vlaamse Regering bepaalt voor de door haar vastgelegde doelgroepen globale streefcijfers die door de functionele minister omgezet worden in streefcijfers per beleidsdomein.
Zolang de door de Vlaamse Regering bepaalde doelgroepgebonden streefcijfers niet gehaald worden, wordt bij gelijkwaardigheid voorrang gegeven aan de kandidaat uit de ondervertegenwoordigde groep."

6. Een aandeel betrekkingen voorbehouden voor mensen met een handicap of chronische ziekte voor wie de werknemer het recht heeft op een langdurige loonkostensubsidie.

In artikel I.5, §4, van het raamstatuut wordt het principe van de voorbehouden betrekkingen voor bepaalde mensen met een handicap of chronische ziekte als volgt geformuleerd:
"Van elk beleidsdomein wordt 1% van de betrekkingen uitgedrukt in voltijds equivalenten (VTE) voorbehouden voor personen met een handicap of chronische ziekte die recht hebben op een langdurige loonkostsubsidie in de reguliere of sociale economie. Dit zijn personen in één van volgende situaties:

• personen met een bijstandsveld W2 of W3 toegekend door het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap,
• personen met een beslissing van de Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding dat zij voor onbepaalde duur in aanmerking komen voor toegang tot een beschutte werkplaats of een Vlaamse ondersteuningspremie.[6]

Deze voorbehouden betrekkingen kunnen zowel statutaire betrekkingen, als contractuele betrekkingen van onbepaalde duur zijn.[6]

In afwijking van artikel III 2, 2° worden deze personen met een handicap of chronische ziekte die recht hebben op een langdurige loonkostsubsidie vrijgesteld van de vergelijkende selectie. Het aantal personeelsleden dat geworven wordt zonder deze vergelijkende selectie mag per beleidsdomein maximum 1% bedragen van het totaal aantal betrekkingen uitgedrukt in voltijdse equivalenten (VTE) van het respectieve beleidsdomein.[6]

De lijnmanager van de entiteit waar de betrekking vacant is, beslist in overleg met de selector over de geschiktheid van de kandidaat voor die betrekking. De gemotiveerde beslissing houdt rekening met de functiebeschrijving van de vacature, het gewenste profiel, en de mogelijke redelijke aanpassingen. Bij het invullen van de betrekking wordt een integratieprotocol opgemaakt tussen de tewerkstellende entiteit en de dienst Diversiteitsbeleid.[6]"

naar boven

Uitwerking: vrijwillige medewerking en toegang tot de gegevens, vraagstelling en proportionaliteit, plichten en aanvullende rechten voor werkgever en werknemer

De gegevens moeten verwerkt worden in overeenstemming met de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer.

Advies van de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer

De procedure van monitoring, zoals vermeld in deze rondzendbrief, kreeg een positief advies van de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer, hierna Commissie BPL te noemen (advies nummer 07/2006 van 22 maart 2006).

Vrijwillige medewerking en toegang tot de gegevens

Verplichtend kader

Het is verplicht een systeem van vrijwillige registratie op te zetten voor de personeelsleden overeenkomstig artikel 4 van het bovenvermelde besluit van 24 december 2004. 

Elk systeem van gegevensverzameling moet gebaseerd zijn op vrijwillige deelname van de bevraagden.

Bij de vraagstelling wordt gemotiveerd waarom de gegevens gevraagd worden en hoe ze gebruikt zullen worden. Er wordt altijd expliciet vermeld dat de gegevens op vrijwillige basis geregistreerd worden. De vraagstelling wordt zo georganiseerd dat de vrije keuze om te antwoorden feitelijk gegarandeerd is. Als die vrije keuze niet strikt gerespecteerd wordt, vormt dat een inbreuk op de privacywetgeving.

Elke bevraagde moet op elk moment kunnen aangeven bepaalde gegevens niet te willen verstrekken. Die mogelijkheid moet expliciet meegedeeld worden.

Bij de bevraging wordt ook steeds de mogelijkheid voorzien om aan te geven dat men niet verder wenst gecontacteerd te worden in het kader van een gelijkekansen- en diversiteitsbeleid. In dat geval kunnen de gegevens alleen gebruikt worden in anonieme tellingen.

Wie niet gebruikmaakt van die laatste mogelijkheid, verklaart zich automatisch akkoord met het gebruik van de gegevens voor het gelijkekansen- en diversiteitsbeleid. De gegevens mogen in dat geval verzameld en gebruikt worden om positieve acties op te zetten in overeenstemming met de privacywetgeving en de bepalingen in deze rondzendbrief.

Er wordt gewerkt met een systeem van 'geïnformeerde toestemming'. De bevraagde vult de gegevens in op een formulier waaruit duidelijk blijkt dat de betrokkene de gegevens vrijwillig heeft verstrekt en akkoord gaat met de verwerking. Bij een bevraging op papier kan men dit laten onderschrijven door een handtekening. In een elektronisch systeem moet uit de toelichting blijken dat de bevraagde akkoord gaat met de verwerking van de gegevens.

• Bij de Vlaamse ministeries worden de gegevens geïntegreerd in het personeelssysteem Vlimpers. In Vlimpers kan elk personeelslid de persoonlijke gegevens op elk moment wijzigen.
• In diensten waar niet gebruikgemaakt wordt van het Vlimpers-systeem, moet elk personeelslid bij de beheerder van het systeem de geregistreerde gegevens kunnen raadplegen en kunnen vragen deze te wijzigen.

De toegang tot de gegevens wordt beheerd per entiteit en is strikt afgebakend.

Conform het advies van de commissie BPL gelden de volgende rollen voor de toegang tot de gegevens:

Toegangsrechten tot afkomst en arbeidshandicap

	rollen
aard toegang: x: wel toegang /: geen toegang	gegevens invoeren	statistische data afleiden via het rapporterings-instrument	selecteren en contact opnemen met het personeels-lid voor positieve actie	individueel dossier raadplegen voor redelijke aanpassingen, voorrang verlenen bij gelijkwaardigheid en betrekkingen voorbehouden
wie
individueel personeelslid	x	/	/	x
lijnmanagement	/	x	/	x
aangewezen medewerkers van de personeelsdienst	x	x	x	x
emancipatieambtenaar van een entiteit	/	x	/	/
hrm van een entiteit	/	x	/	x
aangewezen personeelsleden van het Agentschap voor Overheidspersoneel	/	x	/	/
dienst Diversiteitsbeleid	/	x	/	x
wervingsverantwoordelijken	/	/	/	x

Bij de Vlaamse ministeries wordt het systeem gedecentraliseerd beheerd door de managementondersteunende diensten (MOD’s). Het Gemeenschappelijk Vlimpersdienstencentrum (GVDC) oefent daarop een kwaliteitscontrole uit en centraliseert het overzicht van de toegangsrechten onder verantwoordelijkheid van de leidinggevende van het Agentschap voor Overheidspersoneel.

Elk personeelslid dat bepaalde toegangsrechten heeft, moet zich houden aan de volgende afspraken:

• de informatie wordt strikt vertrouwelijk behandeld;
• het personeelslid mag de informatie alleen gebruiken voor het gelijkekansen- en diversiteitsbeleid en binnen de bevoegdheden van de toegekende rol;
• als het personeelslid van functie verandert, brengt het de beheerder van de toegangsrechten daarvan op de hoogte.

Aanvullend kader

Ook aan sollicitanten kunnen gegevens over arbeidshandicap en afkomst gevraagd worden. Indien deze gegevens opgevraagd worden moet (verplichtend) de bevraging in een fase voorafgaand aan de eigenlijke sollicitatieprocedure georganiseerd worden. Ze moet gebeuren op een manier zodat de sollicitant zich geenszins onder druk voelt om te antwoorden. Een bevraging over deze gegevens tijdens een sollicitatiegesprek is verboden, conform de privacywetgeving (zie advies commissie BPL).

Concreet betekent dat het volgende:

• als de entiteit een in te vullen elektronisch cv gebruikt bij sollicitaties (zoals de ministeries die met Vlimpers werken), wordt de vraag daarin geïntegreerd;
• als de entiteit een papieren formulier gebruikt om gegevens op te vragen bij de sollicitant, wordt de vraag daarin opgenomen. Dat formulier wordt aan de kandidaat bezorgd voorafgaand aan de eigenlijke sollicitatieprocedure;
• als de entiteit niet werkt met een gestandaardiseerd formulier of sjabloon mag ze de sollicitant noch rechtstreeks noch onrechtstreeks vragen stellen over arbeidshandicap of afkomst tijdens een sollicitatie- of ander gesprek.

De leidinggevende kan desgewenst toegang hebben tot de beschikbare informatie van de personeelsleden van de eigen dienst en is in dat geval gebonden door dezelfde afspraken.

Vraagstelling en proportionaliteit

Verplichtend kader

Er mogen louter administratieve gegevens worden opgevraagd. Er hoeven geen attesten bijgevoegd te worden om de gegevens te staven. 

De definitie van personen met en migratieachtergrond en de definitie van personen met een handicap of chronische ziekte zijn opgenomen in artikel 2 van het uitvoeringsbesluit van 24 december 2004. Die definities moeten gevolgd worden.

De definitie van personen met een migratieachtergrond luidt als volgt:

"persoon met een nationaliteit van een land buiten de Europese Unie of persoon van wie minstens één ouder of twee grootouders een nationaliteit hebben van een land buiten de Europese Unie".

De definitie van personen met een handicap of chronische ziekte luidt als volgt:

"persoon met een aantasting van zijn mentale, psychische, lichamelijke of zintuiglijke mogelijkheden, voor wie het uitzicht op het verwerven en behouden van een arbeidsplaats en op vooruitgang op die plaats langdurig en in belangrijke mate beperkt is.

Het gaat om personen uit een van de volgende categorieën:

a) personen die ingeschreven zijn bij het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap, voorheen het Vlaams Fonds voor de Sociale Integratie van Personen met een Handicap;
b) personen die hun hoogste getuigschrift of diploma behaald hebben in het
buitengewoon secundair onderwijs;
c) personen die door de Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding erkend zijn als personen met een handicap;
d) personen die in aanmerking komen voor een inkomensvervangende tegemoetkoming of voor een integratietegemoetkoming, verstrekt aan personen met een handicap op basis van de wet van 27 februari 1987 houdende tegemoetkomingen aan personen met een handicap;
e) personen die in het bezit zijn van een attest van minstens 66% arbeidsongeschiktheid van de federale bestuursdirectie van de uitkeringen aan personen met een handicap;
f) personen die in het bezit zijn van een afschrift van een definitief geworden gerechtelijke beslissing of van een attest van het Fonds voor Arbeidsongevallen van Medex of van het Fonds voor Beroepsziekten waaruit een arbeidsongeschiktheid blijkt van minstens 66 %."

Aanvullend kader

Binnen de krijtlijnen van de bovenstaande definities kan een meer verfijnde bevraging van die gegevens gebeuren voor zover die bevraging past binnen een concrete doelstelling en als ze proportioneel is met de doelstelling, conform de bestaande privacywetgeving.

De eigen nationaliteit van personeelsleden is al opgenomen in de meeste personeelssystemen. Bij vrijwillige registratie kan de nationaliteit van het personeelslid apart opgevraagd worden of kan er gebruikgemaakt worden van de nationaliteit die geregistreerd is in het personeelssysteem.

De definities kunnen voorgelegd worden aan het personeelslid met de vraagt of men hieraan beantwoordt. Men kan ook actief vragen naar de achterliggende gegevens.

In de beslissing van de Vlaamse Regering van 20 juli 2006 is opgenomen dat tegen 2015 4% van de personeelsleden van de Vlaamse overheid met een migratieachtergrond moeten zijn. Aanvullend bepaalt die beslissing dat omwille van een eenduidige registratie en evaluatie alle cijfergegevens over de aanwezigheid of instroom van personen met een migratieachtergrond bij de Vlaamse overheid tot 2010 worden opgesteld op basis van de oude samenstelling van de EU (vijftien lidstaten, zoals voor 1 mei 2004).

Omdat de samenstelling van de EU kan wijzigen, kan het best gevraagd worden om de nationaliteit van de ouders en grootouders op te geven. Zo blijven de gegevens ook bruikbaar als het aantal lidstaten van de EU wijzigt.
De gegevens over de ouders en grootouders zijn anonieme gegevens en worden opgevraagd bij het personeelslid. Daarvoor is geen toestemming nodig van de ouders of grootouders zelf.

Evenwel mag er door geen enkele persoon, die toegang heeft tot de gegevens, gerapporteerd worden, noch extern, noch intern, op het niveau van de nationaliteitsgegevens van ouders of grootouders. Zo wordt heridentificatie vermeden als een persoon de gegevens opgeeft om ze te registreren, maar niet gecontacteerd wenst te worden.

Omdat de samenstellende categorieën van officiële erkenningen van handicap kunnen wijzigen, kan de werkgever de concrete erkenningen opvragen. Bij het voorzien in redelijke aanpassingen en ondersteuningsmaatregelen voor personen met een handicap of chronische ziekte kan een attest gevraagd worden waarop de categorie van de erkende arbeidshandicap vermeld is.

Aanvullende rechten en plichten voor werkgever en werknemer

Verplichtend kader

Er wordt meegedeeld bij wie het personeelslid terechtkan met vragen of klachten.
Als er niet expliciet iemand aangewezen is, is de vertrouwenspersoon voor grensoverschrijdend gedrag in het kader van de wetgeving over welzijn op het werk de contactpersoon voor vragen of klachten.

Aanvullend kader

De melding van handicap of chronische ziekte of migratieachtergrond geeft geen rechtstreekse aanleiding tot positieve acties en geeft het personeelslid niet automatisch recht op ondersteunende maatregelen.

naar boven

Meer informatie

Als personeelsleden vragen hebben, kunnen ze zich wenden tot de dienst Diversiteitsbeleid, Boudewijnlaan 30, 1000 Brussel, tel. 02 553 49 65, diversiteitsbeleid@vlaanderen.be.

Deze rondzendbrief moet beschikbaar zijn voor alle personeelsleden en sollicitanten aan wie wordt gevraagd om zich vrijwillig te laten registreren, en voor alle personeelsleden die toegang hebben tot de informatie.

 

 

Kris PEETERS
Minister-president van de Vlaamse Regering
Vlaams minister van Institutionele Hervormingen, Bestuurszaken, Buitenlands Beleid, Media, Toerisme, Havens, Landbouw, Zeevisserij en Plattelandsbeleid

naar boven

Bijlage

• Monitoring van het aantal personen van allochtone afkomst en personen met een arbeidshandicap - Handleiding voor de Vlaamse overheid

naar boven