chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Veelgestelde vragen

    Kan ik afnemen op een raamcontract?

    Wie mag afnemen, staat beschreven in het toepassingsgebied van een raamovereenkomst (I.1.4 in de oorspronkelijke bestekken):

    “De aanbestedende overheid treedt voor deze opdracht op als opdrachtencentrale […], ten aanzien van het Vlaams Gewest, van alle entiteiten met afzonderlijke rechts­per­soonlijkheid die door de Vlaamse Gemeenschap of het Vlaamse Gewest zijn of zullen worden opgericht”

    Soms is hieraan het volgende toegevoegd:

    “…en van lokale overheden gesitueerd in het Vlaamse Gewest. Onder ‘lokale overheden’ worden deze overheden verstaan zoals deze gedefinieerd zijn in artikel 4 van het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur.

    Lokale overheden kunnen enkel afnemen van de raamcontracten mét deze vermelding in het bestek.

    Het gaat over de raamcontracten organisatieontwikkeling met volgende onderwerpen: strategisch management, verandermanagement, belanghebbendenmanagement, service design.

    Wat als firma’s een gezamenlijke offerte wensen in te sturen?

    Dit is niet toegestaan!

    Elke gekozen inschrijver is op zichzelf een “deelnemer aan de raamovereenkomst”.

    Art. 138 KB Gunning bepaalt dat de op de raamovereenkomst gebaseerde opdrachten worden gegund door de deelnemers opnieuw in mededinging te stellen. Dit betekent dat de mini-competitie een mededinging is tussen de verschillende deelnemers aan de raamovereenkomst. Vanuit de regelgeving is het dan ook niet toegelaten dat firma’s samen onder de vorm van een combinatie aan de mini-competitie zouden deelnemen.

    Indien 2 firma’s toch onder de vorm van een combinatie indienen, kan de offerte niet in aanmerking worden genomen voor de betreffende mini-competitie.

    Wat als firma’s consultants voorstellen die niet in de oorspronkelijke offerte opgenomen waren?

    De voorgestelde consultant(s) stonden niet in de oorspronkelijke offerte, …

    1/ … maar maken deel uit van het bureau van de inschrijver zelf:, of van een oorspronkelijk voorgedragen onderaannemer:

    • Dit is geen probleem. In de loop van een raamovereenkomst kunnen er mensen vertrekken, nieuwe mensen in dienst treden, de capaciteit kan op een bepaald moment opgebruikt zijn, ... En/of de inschrijver heeft reeds een verbintenis voorgelegd dat hij zich kon beroepen op de draagkracht van die onderaannemer, dus kan hij ook andere personen van die onderaannemer gebruiken.
    • Je kan de consultant(s) dus zoals steeds beoordelen op ervaring, competenties, e.d. in het kader van de voorliggende offertevraag, en dit laten meespelen in je globale evaluatie voor het gunningscriterium “kwaliteit”.

    2/ … maar maken deel uit van een nieuwe onderaannemer:

    • De inschrijver heeft bij inschrijving moeten vermelden welke onderaannemers hij zou gebruiken. Het gebruik van andere onderaannemers is onderworpen aan de toestemming/goedkeuring van de entiteit (aanbestedende overheid).
    • Je zou bv. eerst meer info over de nieuwe onderaannemer kunnen opvragen. Eventueel kan je dus de inschrijver uitsluiten van deze minicompetitie omdat hij een nieuwe onderaannemer wil gebruiken die je niet aanvaardt.
    Wat als firma’s andere prijzen hanteren dan de basisprijzen?

    Door destijds een offerte met bepaalde basisprijzen voor de raamovereenkomst in te dienen, hebben de firma’s zich tot die prijzen (als maxima) verbonden. De (mensdag)prijs in de minicompetitie verlagen kan, deze prijs verhogen kan niet. Indien inschrijvers één keer lager bieden, zijn ze bij een volgende minicompetitie overigens niet gebonden aan die prijs, ze zijn enkel gebonden aan de maximum basisprijzen.

    Is de prijs die firma’s indienen hoger dan de oorspronkelijke maximumprijs, dan zijn er twee mogelijkheden:

    1/ Een beslissing tot niet-plaatsing, en het herdoen van de minicompetitie. Uiteraard heeft dit tot gevolg dat je opnieuw een standaard termijn voor indiening moet geven.

    2/ Een beslissing tot plaatsing met vergelijking van de juiste prijzen.

    • Vraag de firma die in de fout ging, waarom hun prijzen hoger zijn dan het maximum. Vraag of het om een kennelijke materiële vergissing gaat. Bij bevestiging:
    • Val terug op de eenheidsprijzen die de firma in de oorspronkelijke offerte indiende om de fout recht te zetten, d.w.z. om de prijzen van de offerte in de minicompetitie aan te passen;
    • Beoordeel de ingediende offertes zoals altijd op kwaliteit, prijs en partnerschap.

    Let wel: de basisprijzen kunnen tijdens de looptijd van een raamovereenkomst stijgen, omdat materiaal, loonkosten,… na verloop van tijd kunnen stijgen. Daarom is er het mechanisme van de prijsherziening. Vergelijk dus steeds met de op dat moment geldende basisprijzen!

    Wat als maar één firma een offerte indient?

    Firma’s kunnen voor elke offertevraag beslissen om in te dienen of niet in te dienen. Indien slechts één firma een offerte indient, kan het beoordelingsformulier bondiger ingevuld worden, zolang er punten toegekend worden aan de drie criteria, met een korte motivatie, en een totaalscore en eindoordeel (of de offerte voldoet of niet), is opgenomen.

    Kan ik informeren en sluiten voordat er is vastgelegd en er een inkooporder is?

    De regelgeving overheidsopdrachten vereist dat je onmiddellijk na het nemen van de gunningsbeslissing de informatie verstuurt naar de inschrijvers. Tot voor kort diende een controleur der vastleggingen voorafgaand aan de sluiting van de overeenkomst zijn goedkeuring te geven. Deze rol is afgeschaft. Je kan (en moet!) dusonmiddellijk na het nemen van de gunningsbeslissing zowel informeren als sluiten, nog voor het plaatsen van een inkooporder.

    Moet ik beoordelen of een firma voldaan heeft aan zijn RSZ- en fiscale verplichtingen?

    De gunningsbeslissing – ondertekend door de afnemende entiteit – vermeldt het volgende:

    “Overwegende dat de gekozen opdrachtnemer zich niet in een geval van uitsluiting bevindt en voldaan heeft aan zijn RSZ- en fiscale verplichtingen;”

    In principe moet dit nazicht gedaan worden telkens je een opdracht plaatst en gunt. Het is evenwel praktisch zwaar om dat nazicht telkens opnieuw te moeten doen. De contractbeheerders engageren zich tot een periodieke controle van dit aspect voor alle firma’s waaraan het raamcontract gegund werd. Een entiteit die afneemt, mag verklaren dat de inschrijver in orde is, en kan hiervoor terugvallen op de resultaten van het tussentijdse nazicht door de centrale contractbeheerders.

    Wat als firma’s meer uitleg vragen bij de gunningsbeslissing en het beoordelingsformulier?

    De inschrijvers moeten de motieven voor het niet-kiezen van hun offerte klaar en duidelijk kunnen lezen in de gunningsbeslissing en vooral het beoordelingsformulier als bijlage daarbij. Het is niet de bedoeling om achteraf bijkomende of aanvullende motiveringen te geven, zij het telefonisch of via mail.

    Met de nodige voorzichtigheid kan er wel enige duiding worden gegeven bij de neergeschreven motivering, mocht iets voor een bepaalde inschrijver niet duidelijk zijn.

    Wat als firma’s in beroep gaan tegen de gunningsbeslissing?

    Er is beroepsmogelijkheid tegen de gunningsbeslissing. Deze kent termijnen van 15 dagen (om een vordering tot schorsing in te dienen) en 60 dagen (om een vordering tot vernietiging in te dienen), zo staat in de gunningsbeslissing te lezen. Een opdracht je gunt na minicompetitie moet echter meteen gesloten worden én de uitvoering kan meteen starten. Geen van deze beroepsmogelijkheden houdt de uitvoering tegen.

    Een vordering tot schorsing tegen een gunning na minicompetitie zal allicht uitzonderlijk zijn. Net omdat de overheid meteen kan overgaan tot de sluiting, hebben de niet-gekozen deelnemers er weinig aan dat zij de uitwerking van de gunningsbeslissing zouden laten schorsen.

    Een vordering tot vernietiging leidt vaak tot een lange procedure. De uitvoering van de opdracht kan dan gewoon blijven doorlopen. Blijkt de gunning achteraf toch incorrect te zijn gebeurd, dan zal dat meestal resulteren in een schadevergoeding.

    Kan een opdracht, eens gegund, nog gewijzigd worden?

    Een opdracht kan inderdaad gewijzigd worden voor zover het voorwerp ervan onveranderd blijft en de waarde van de wijziging beperkt blijft tot 15% van het oorspronkelijke opdrachtbedrag.

    Voorwerp onveranderd: materie die deel uitmaakte van de oorspronkelijke opdracht, verfijning binnen dezelfde opdracht, … Dus niet bv. extra advies dat niets te maken heeft met de oorspronkelijke opdracht.

    Wijziging: deze kan eenzijdig bevolen worden door de overheid of via een bijakte geregeld worden. Let wel: het is uiteraard niet de bedoeling de initiële opdracht kunstmatig in mensdagen en prijs te drukken, om achteraf bij te bestellen!

    Deze algemene regel staat in het artikel 37 van het KB Uitvoering.

    Bijna alle bepalingen van dat KB Uitvoering zijn van toepassing op de afzonderlijke opdrachten die binnen een raamovereenkomst geplaatst worden, doch niet op de raamovereenkomst zelf.

    Wie mag de overeenkomst tekenen?

    Het delegatiebesluit voor hoofden van departementen en intern verzelfstandigde agentschappen maakt een onderscheid tussen de delegatie voor het plaatsen van overheidsopdrachten/raamovereenkomsten en voor het plaatsen van opdrachten binnen een raamovereenkomst. In dit geval moet er dus naar dat laatste gekeken worden. Daarvoor ligt het bedrag hoger. Zie de artikelen 13 en 15 van het BVR van 30/10/2015.

    Indien er voor het betreffende agentschap of departement een apart delegatiebesluit geldt, zal er normaal gezien ook een dergelijk onderscheid zijn waarbij de SG voor een hoger bedrag opdrachten kan plaatsen binnen een raamovereenkomst.

    De prijs is te hoog. Kan er nog onderhandeld worden over de prijs met de externe partners?

    We gaan er vanuit dat het niet mogelijk is om te onderhandelen. Onder meer omdat de gunning van de raamovereenkomst niet gebeurde via een onderhandelingsprocedure maar via een offerteaanvraag, waar onderhandelingen ook niet mogelijk zijn.

    Indien men geen bijkomende vastlegging kan nemen, rest er enkel nog de optie om deze opdracht niet te gunnen, door middel van een beslissing tot niet-plaatsing. Motivering is uiteraard dat de offerteprijzen ver boven het voorziene budget liggen.

    Daarop kan men dan een nieuwe minicompetitie opstarten met een gewijzigde vraag, om tot offertes te komen die wel binnen het budget liggen. Het kan daarbij ook nuttig zijn om met de deelnemers aan de raamovereenkomst te kunnen bekijken of de gevraagde dienstverlening wel realistisch is voor het voorziene budget. Bv. via een infosessie bij aanvang van de indieningstermijn.

    Aangezien de klant hier de besteller is, moet hij uiteraard het verhoogde bedrag vastleg. De bestellers is steeds verantwoordelijk voor de betaling van zijn deel (in dit geval waarschijnlijk 100%).

    Moeten de klanten het beoordelingsformulier (op de site) volgen?

    De sjablonen bij het overzicht van een minicompetitie zijn bedoeld als basis, en gebruikers moeten ze aanpassen naargelang de raamovereenkomst waarvan zij afnemen. In die zin is het dus nodig dat men dezelfde gunningscriteria als uit het bestek gebruikt, zonder dat er eentje wegvalt of erbij komt. Op zich mag men ook een eigen sjabloon gebruiken maar de sjablonen op de website geven wel weer wat de inhoud dient te zijn.

    Kan er een bijkomende infosessie (nadat de offertes zijn ingestuurd) georganiseerd worden?

    Er kan steeds een toelichting bij een offerte gevraagd worden, bv. door de inschrijver een presentatie te laten geven.

    Men moet wel opletten dat het hier slechts kan gaan om een toelichting van de inhoud van de offerte, zonder dat die inhoud mag wijzigen. Enkel indien onderhandelingen mogelijk zijn kan men in een gunningsprocedure ook offertes wijzigen. Het is bij minicompetities een twistpunt of onderhandelingen wel mogelijk zijn. Aangezien de raamovereenkomsten voor bv. belanghebbendenmanagement gegund werden bij offerteaanvraag en onderhandelingen daar niet mogelijk zijn, gaan we er vanuit dat ook bij plaatsing van de opdrachten binnen de raamovereenkomst er geen ruimte is voor onderhandelingen.