Opmaak van competentiegerichte functieprofielen
De stad Diest doorliep een uitgebreid participatief proces om voor alle medewerkers competentiegerichte functieprofielen op te stellen.
Het initiatief voor dit project kwam van het PIVO (Provinciaal Instituut voor Vorming en Opleiding). Begin 2010 deed het PIVO een oproep aan lokale besturen om verder te werken aan het competentiemanagementproject, dat reeds opstartte in 2009. Het PIVO werkte met de lokale besturen die op deze oproep reageerden, waaronder de stad Diest.
Samen met een aantal andere lokale besturen werden werkgroepen samengesteld per functie (of een combinatie van een aantal functies). Op basis van het competentiewoordenboek van de Vlaamse Overheid, bepaalden die werkgroepen wat de benodigde competenties zijn voor hun eigen functie. Onderverdeeld in drie categorieën (kerncompetenties, functiecompetenties en kennis) werd er:
- bepaald welke competenties van toepassing zijn voor die functie;
- bepaald welk niveau van competentie verwacht mag worden;
- via voorbeelden en opmerkingen verder gedetailleerd wat men onder de competentie en het niveau begrijpt.
Het resultaat daarvan werd voorgelegd aan een controlegroep van andere medewerkers van hetzelfde niveau. Zij konden hun feedback geven die vervolgens door de eerste groep herwerkt werd.
Tegelijk werd er aan diverse medewerkers gevraagd om op te lijsten wat hun taken zijn. Die informatie werd verzameld bij de stafmedewerker die, samen met een externe begeleider, dit per functie groepeerde in verschillende resultaatsgebieden.
Tot slot werden beide zaken (de competenties en de resultaatsgebieden) bij elkaar gevoegd tot één functieprofiel per functie. Vervolgens werd het functieprofiel bezorgd aan de betrokken medewerkers. Ze kregen de instructie dat ze maximum twee zaken mochten opgeven die ze graag zouden veranderen.
Op die manier kwam de stad tot duidelijke, gedragen functieprofielen die zowel de taakinhoud, als de verwachte competenties weergeven.
Voor alle functiegroepen bestaat er nu een basisprofiel, waarvan nu steeds kan worden vertrokken bij de opmaak van nieuwe competentieprofielen en waardoor in de organisatie van het lokaal bestuur de gelijke lijn tussen functiegroepen kan worden bewaakt en behouden.
Nu dit project afgerond is, is er nog sporadisch contact met de collega’s van andere lokale besturen, maar er is geen georganiseerd overleg meer.
De opmaak van de competentieprofielen werd meerdere malen besproken op het college van burgemeester en schepenen, tijdens het vakbondsoverleg, in een gemeenteraadscommissie, op de gemeenteraad en tweemaal toegelicht aan alle medewerkers van de stad. Tot slot werden alle competentieprofielen goedgekeurd door de algemeen directeur.
Stappenplan voor implementatie
- Indien men nog niet met competenties werkt: selectie van een competentiemodel;
- Ontwikkeling van een template voor de functiebeschrijving, met competenties en resultaatsgebieden;
- Selectie van een pilootdirectie of pilootteam waarvoor men start met het herwerken van de functiebeschrijvingen;
- Voorleggen van de herwerkte functiebeschrijvingen aan alle directies;
- De nodige aanpassingen doorvoeren op basis van hun commentaar, en beslissingen van het managementteam (MAT);
- De functiebeschrijvingen van de overige directies herwerken;
- Een proces uitwerken voor het creëren van functiebeschrijvingen voor nieuwe functies, en het regelmatig nakijken en bijwerken van de functiebeschrijvingen.
Tips voor opzet in een organisatie
- Dit is een arbeidsintensieve oefening, waarvoor het tijdsgebruik moet ondersteund worden door het MAT;
- Een goed projectplan en een goede projectleider kunnen helpen om niet te veel tijd te verliezen bij de verschillende stappen en alle betrokkenen gemotiveerd te houden.
Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?
Uit de risicocontrolematrix (RCM) van de thema-audit Instroom van medewerkers:
- De functiebeschrijving is te generiek waardoor de inhoud van de functie niet duidelijk is en mogelijke kandidaten afhaken;
- De functiebeschrijving beschrijft niet of onvoldoende de competenties die nodig zijn om de functie uit te oefenen;
- De functiebeschrijving is niet opgemaakt op basis van de benodigde competenties, waardoor men niet de geschikte kandidaat vindt om in een kwaliteitsvolle dienstverlening te voorzien;
- De functiebeschrijving stemt niet overeen met de effectieve inhoud van de job.
Contactpersoon
Algemeen directeur Diest
Myriam Parys
013 35 32 10
myriam.parys@diest.be
Waarnemend stafmedewerker
Riet Bulckens
013 35 32 13
riet.bulckens@diest.be