Opvolgen factuurcontrole aan de hand van een overzichtsfiche
Om te waken over de tijdige uitvoering van de factuurcontrole werkt men op de financiële dienst van Kinrooi met een overzichtsfiche. De overzichtsfiche kan gezien worden als een register met een stand van zaken bij de factuurcontrole en vormt zo het overzicht en de ruggensteun voor een tijdige betaling.
Facturen dienen te worden ontvangen op de financiële dienst, na een eerste controle worden de ontvangen facturen vervolgens doorgegeven aan de verantwoordelijken van de bestellende dienst ter controle om tot slot ter betaling te worden goedgekeurd. Om het overzicht te bewaren werkt men een overzichtsfiche systematisch bij, met vermelding van datum en de betrokken dienst. Medewerkers van de financiële dienst zullen deze lijst systematisch opvolgen om zo een vlotte behandeling te waarborgen.
Stappenplan voor implementatie
- Breng in onderling overleg met de betrokken diensten het betalingsproces in kaart (wie heeft welke rol).
- Stem de opvolgingsfiche of het opvolgingssysteem af op het afgesproken proces en bouw controlestappen in om na te gaan of de gewenste flow gevolgd wordt.
- Zorg er steeds voor dat het controlespoor voldoende duiding geeft wie, wanneer, welke actie heeft ondernomen en wat de bevindingen waren.
Tips voor opzet in een organisatie
- Stem de opvolging steeds af op de interne werking en de reeds gebruikte systemen.
Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?
- De organisatie moet verwijlintresten betalen.
- Betalingen gebeuren dubbel.
Contactpersoon
Algemeen Directeur lokaal bestuur
Marijke Clerx
089 70 03 00
marijke.clerx@kinrooi.be