chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Depotbeheer

    Vanaf september 2021 zal een pilootgroep bestaande uit entiteiten van de Vlaamse overheid en lokale besturen, de toepassing gebruiken. Vanaf april 2022 kunnen alle instanties van de Vlaamse overheid, lokale overheden en instellingen met een publieke taak de toepassing gebruiken.

    Doel

    De toepassing Depotbeheer heeft betrekking op het beheer van analoge archieven. De kerndoelstelling is tweeledig. Allereerst is er de inhoudelijke component die ervoor zorgt dat analoge informatieobjecten worden beschreven. Daarnaast is er de logistieke component voor het efficiënt beheren van archiefruimtes.

    Dienstverlening

    De dienstverlening Depotbeheer omvat:

    • Het gebruik van alle beschikbare functionaliteiten van Depotbeheer;
    • Twee releases per jaar. Elke release brengt bijkomende of verbeterde functionaliteiten met zich mee;
    • Klassikale opleidingen over het gebruik van Depotbeheer;
    • Train-de-trainer opleiding die informatiebeheerders in staat stelt om medewerkers op te leiden;;
    • Functionele ondersteuning;
    • Het gebruik van een testomgeving;
    • Het gebruik van de standaard API’s (application programming interface);
    • Gebruikersdocumentatie en API-documentatie;
    • De mogelijkheid om deel te nemen aan de gebruikersgroep;
    • Toegang tot de helpdesk. Deze is beschikbaar op werkdagen van 9.00 uur en 17.00 uur.

    Kosten

    Voorwaarde: om te kunnen aansluiten op het Depotbeheer dien je te zijn aangesloten zijn op het Serieregister.

    Aan het Depotbeheer zijn de volgende kosten verbonden:

    Eenmalige aansluitingskost: 5.000 euro per instantie

    Elke afnemende instantie betaalt een eenmalige bijdrage voor de aansluiting op Depotbeheer. Dit bedrag is verschuldigd in het jaar van activatie van de dienst.
    Deze kost vervalt indien je al bent aangesloten op de dienstverlening E-depot, of het E-depot op hetzelfde moment activeert.

    Jaarlijks abonnement: 5.000 euro per instantie

    Het abonnementsgeld is jaarlijks te betalen vanaf de start van het kalenderjaar dat volgt op het jaar van de aansluiting.

    Indien je ook de dienstverlening E-depot afneemt, betaal je jaarlijks 2.500 euro.

    Een gemeente en een OCMW worden wat de abonnementskost betreft beschouwd als één. De abonnementskost zal de eerste keer verschuldigd zijn in het jaar volgend op het jaar van aansluiting en wordt steeds bij de start van een kalenderjaar gefactureerd.

    Licentiekost

    De licentiekost is de vergoeding die verschuldigd is voor het gebruik van de back-end toepassing in het kader van de dienstverlening Depotbeheer en wordt steeds bij de start van een kalenderjaar gefactureerd.

    Maak je gebruik van de dienstverlening Archiefdepot Vilvoorde?

    • Dan krijg je bepaalde functionaliteiten van Depotbeheer rechtstreeks en kosteloos via die dienstverlening en hoef je de dienstverlening Depotbeheer niet te activeren binnen Digitaal Archief Vlaanderen.
    • Alleen als je ook de eigen archiefruimtes wil beheren met Depotbeheer is een activering van deze dienst binnen Digitaal Archief Vlaanderen noodzakelijk. De eenmalige aansluitingskost hoef je dan niet meer te betalen.

    Functionaliteiten

    Hier zie je de basisfunctionaliteiten van Depotbeheer. Deze functionaliteiten zijn aanwezig vanaf de eerste release van de toepassing. Toekomstige ontwikkelen kan je terug vinden op de release- en roadmap.

    Depotbeheer omvat de volgende basisfunctionaliteiten:

    • Logistiek depotbeheer
      • Beheer van de eigen archiefruimte 
      • Overdrachten naar de archiefdienst faciliteren
    • Beschrijven van analoog archief
    • Faciliteren van vernietigingen van analoog archief
    • Ontsluiten van analoog archief
      • Aanvraag voor inzage in de leeszaal van het Depot Vilvoorde;
      • Aanvraag voor uitlening;
      • Aanvraag voor scannen-op-vraag;
      • Via het Publieksportaal
        • Openbare informatie raadplegen;
        • Aanvraag tot inzage indienen.