chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    E-depot

    De kerndoelstelling van het E-depot is het beheren, bewaren en ontsluiten van digitale overheidsinformatie op zowel korte als lange termijn.

    Met digitale overheidsinformatie bedoelen we afgesloten dossiers/ afgewerkte informatie. Het E-depot is geen oplossing voor nog lopende dossiers of informatie die nog actief bewerkt wordt.

    Dienstverlening

    De dienstverlening van het E-depot omvat: 

    • Het gebruik van alle functionaliteiten van het E-depot;
    • Twee releases per jaar. Elke release brengt bijkomende functionaliteiten of verbeteringen met zich mee;
    • Klassikale opleiding over het gebruik van het E-depot;
    • Train-de-trainer opleiding die informatiebeheerders in staat stelt om medewerkers op te leiden;
    • Functionele ondersteuning, onder meer begeleiding bij een integratie;
    • Het gebruik van een testomgeving;
    • Het gebruik van de standaard API’s (application programming interface);
    • Gebruikersdocumentatie en API-documentatie;
    • De mogelijkheid om deel te nemen aan de gebruikersgroep;
    • Toegang tot de helpdesk. Deze is beschikbaar op werkdagen van 9.00 uur tot 17.00 uur.

    Kosten

    Voorwaarde: om te kunnen aansluiten op het E-depot dien je aangesloten te zijn op het Serieregister.

    Eenmalige aansluitingskost: 5.000 euro per instantie

    Elke afnemende instantie betaalt een eenmalige bijdrage voor de aansluiting op het E-depot. Dit bedrag is verschuldigd in het jaar van activatie van de dienst.

    Jaarlijks abonnement: 10.000 euro per instantie

    Het abonnementsgeld is jaarlijks te betalen vanaf de start van het kalenderjaar dat volgt op het jaar van de aansluiting.

    Een gemeente en een OCMW worden wat de abonnementskost betreft beschouwd als één klant. De abonnementskost zal de eerste keer verschuldigd zijn in het jaar volgend op het jaar van aansluiting en wordt steeds bij de start van een kalenderjaar gefactureerd.

    Opslagkosten

    In het abonnement is 5 TB aan opslagvolume inbegrepen. De opslagkost is de vergoeding die verschuldigd is voor het verbruikte opslagvolume boven 5 TB. Een gemeente en een OCMW worden wat de opslagkost betreft beschouwd als één klant.

    De opslagkost is een variabele prijs die afhankelijk is van:

    • Reële marktprijzen
    • Schommelingen in de dollar/euro wisselkoers
    • De opslagconfiguratie.

    Functionaliteiten

    Hier zie je de basisfunctionaliteiten van het E-depot. Deze functionaliteiten zijn aanwezig vanaf de eerste release van de toepassing. Geplande ontwikkelingen kan je terug vinden op de release- en roadmap.

    Identificatie / Autorisatie

    Door de koppeling met ACM/IDM en het Serieregister weet het E-depot bij het inloggen van een gebruiker onmiddellijk wie tot welke informatie toegang heeft;

    Faciliteren van een interne goedkeuringsflow

    Aanwezigheid van een interne goedkeuringsflow zodat een archiefbeheerder informatie kan invoeren in het E-depot, maar niet onmiddellijk naar het archief kan doorsturen zonder goedkeuring van de informatiebeheerder.

    Invoeren van informatie

    Er zijn verschillende manieren om informatie in het E-depot in te voeren:

    • Manueel aanmaken van een dossier (= manuele invoer);
      • De gebruiker creëert een dossier in het E-depot en hangt alle individuele stukken onder dit dossier. Daarna kent hij manueel de metadata toe in het E-depot; 
    • (In bulk) importeren van informatie via de browser (= semi-automatische invoer);
      • Dossiers kunnen in bulk worden ingevoerd (een zipbestand met daarin de dossiers en de stukken) en de metadata beschreven in een Excelbestand. 
    • Invoeren van dossiers en stukken aan de hand van API’s (= automatische invoer).
    Beschrijving/metadatering
    • Bepaalde metadata van een stuk wordt automatisch uit het stuk gehaald (bv. creatiedatum) behalve wanneer je dit aanlevert in een begeleidend metadatabestand (Excel);
    • Elke invoer van informatie heeft steeds betrekking op 1 serie. De beheersmatige metadata (bv. bewaartermijn) worden op die manier automatisch ingevuld voor alle onderliggende dossiers en stukken;
    • Er kunnen extensies worden gedefinieerd op het basismodel van het E-depot. Het aanmaken van deze extensies gebeurt in overleg met een medewerker van Digitaal Archief Vlaanderen;
    • De vernietigingsdatum en de datum waarop informatie openbaar wordt, wordt automatisch berekend door de koppeling met het Serieregister;
    • Metadata kan steeds worden gewijzigd/geüpdatet.
    Technische controles
    • Bij invoer in het E-depot wordt elk bestand gehasht (garantie op technische integriteit);
    • Bij invoer in het E-depot wordt elk bestand onderworpen aan een viruscontrole (2 verschillende virusscanners);
    • Bij invoer in het E-depot wordt elk bestand onderworpen aan een technische bestandscontrole;
    • Bij invoer in het E-depot worden bepaalde bestanden automatisch geweigerd:
    • Geëncrypteerde bestanden;
    • Bestanden die beveiligd zijn met een paswoord;
    • Uitvoerbare of toepassingsbestanden (bv. .exe-bestanden);
    • Niet-ondersteunde bestandsformaten (white- en blacklist).
    Preservatie
    • Het E-depot maakt van diverse bestandsformaten onmiddellijk een raadpleeg- en transformatiekopie aan;
    • Het originele bestand wordt nooit verwijderd;
    • Digitaal Archief Vlaanderen doet aan technology watch en onderzoekt transformatie- en raadpleegformaten voor complexe bestandsformaten.
    Garanderen van bewijskracht
    • Elk ‘event’ (actie) wordt gelogd in het E-depot;
    • Deze eventlogging wordt altijd bewaard. Zelfs als de informatie, waarop de loggin betrekking heeft, is vernietigd.
    Vernietiging
    • Dossiers/stukken die voor vernietiging in aanmerking komen, worden via een dynamische lijst voorgelegd aan de informatiebeheerder;
    • Er wordt geen informatie vernietigd zonder toestemming van de informatiebeheerder;
    • De vernietiging impliceert een ‘hard delete’ van de informatie;
    • De beschrijvende en beheersmetadata wordt steeds bewaard en nooit vernietigd (omwille van de bewijswaarde).
    Ontsluiten / Raadplegen
    • Een Publieksportaal voor openbare informatie. Burgers en niet-geautoriseerde gebruikers kunnen bepaalde informatie bekijken;
    • Een afgesloten portaal voor geautoriseerde gebruikers (medewerkers). Vereist dat gebruikers gekend zijn in ACM/IDM;
    • Aanwezigheid van API’s voor ontsluiting van informatie:
    • Bruikbaar voor ontsluiting in een portaal door de klant voorzien;
    • Bruikbaar om te ontsluiten in een bedrijfsapplicatie.
    • Via viewers in het E-depot kan je bepaalde bestandsformaten raadplegen in de browser, zonder het bestand te downloaden;
    • Het is mogelijk om elk bestand te downloaden