chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Raamcontract inhuren expertprofielen informatiebeheer

    Digitaal Archief Vlaanderen sloot een raamcontract om (expert)profielen voor informatiebeheer in te huren.
    Voorwaarde: om van dit raamcontract gebruik te kunnen maken dien je minimaal te zijn aangesloten op het Serieregister.

    Maatwerkprojecten

    Een begeleidingstraject op maat van één klant. Deze trajecten kunnen zowel van functionele of technische aard zijn.

    Functionele voorbeelden

    • Het uittekenen van een roadmap die ervoor zorgt dat de informatie uit bepaalde processen volledig in orde is om over te dragen naar het E-depot.
    • Het in kaart brengen van series binnen de eigen organisatie.

    Technische voorbeelden

    • Het integreren van de standaard API van het E-depot in de (bron)toepassing van de klant.
    • Het ontwikkelen van een eigen (publieks)portaal op maat van de organisatie, dat enkel de eigen informatie ontsluit.
    Aanpassingen aan de standaardoplossing die Digitaal Archief Vlaanderen biedt.

    Dit zijn alle aanpassingen/ontwikkelingen aan de platformen van Digitaal Archief Vlaanderen die enkel nodig zijn voor één specifieke klant en zodoende afwijken van de standaardoplossing (bv. de configuratie van een extra rol).

    Dit type maatwerk is, gezien het feit dat het ontwikkelingen aan de platformen van Digitaal Archief  Vlaanderen betreft, enkel mogelijk via de leverancier van het E-depot. Vooraleer dit type maatwerk kan worden uitgevoerd of besteld, is steeds toestemming van Digitaal Archief Vlaanderen nodig.

    Profielen

    In het raamcontract zijn met de leverancier profielcategorieën afgesproken. Per categorie is het mogelijk om binnen het raamcontract verschillende profielen in te huren.

    Je kunt deze profielen terugvinden in het document "Procedure, prijzen, profielbeschrijvingen voor maatwerk" in onze raamcontractencatalogus.

    Opgelet: toegang tot deze pagina in de raamcontractencatalogus is beperkt tot die entiteiten die kunnen afnemen van het raamcontract. Je moet hiervoor ingelogd zijn (rechts bovenaan de pagina). 

    Na inloggen in de catalogus zie je de fiches van de contracten waarvan je kan afnemen. Om te kunnen inloggen moet je beschikken over de juiste rechten in het gebruikersbeheer van de Vlaamse overheid. Hiervoor kan je terecht bij je lokale beheerder.  

    Maatwerk aanvragen

    • 1

      Aanvraag indienen

      Elke aanvraag voor maatwerk kan je richten digitaalarchief@vlaanderen.be. In je aanvraag dien je een duidelijke projectomschrijving bestaande uit minimaal een projectscope (doelstelling en verwachte eindresultaat) en de vooropgestelde timing aan te geven.

    • 2

      Aanvraag beoordelen

      Digitaal Archief Vlaanderen toetst jouw aanvraag aan de definitie/omschrijving van maatwerk (cf. supra). Als de aanvraag voor een maatwerkproject hieraan voldoet, richt Digitaal Archief Vlaanderen een offerte-aanvraag voor het maatwerk aan de leverancier.

      Als het een aanvraag is voor aanpassingen aan de standaardoplossing die Digitaal Archief Vlaanderen biedt, dan maken de productmanager van Digitaal Archief Vlaanderen en de leverancier van het E-depot twee beoordelingen:

      • Past de aanvraag binnen de scope van Digitaal Archief Vlaanderen?
        Als dit niet het geval is, zal Digitaal Archief Vlaanderen je dit melden. Daarbij motiveren ze steeds waarom de aanvraag niet binnen de scope valt. Nadien wordt je aanvraag niet verder behandeld, behalve wanneer je de initiële aanvraag aanpast, waardoor ze wel binnen de scope van Digitaal Archief Vlaanderen valt.
      • Betreft het wel effectief maatwerk of kan dit ook als generieke ontwikkeling opgezet worden?
        Indien het als generieke ontwikkeling opgenomen wordt, wordt het op de roadmap geplaatst en zal Digitaal Archief Vlaanderen de ontwikkeling financieren. De Roadmap wordt onder meer beïnvloed door het beschikbare budget van Digitaal Archief Vlaanderen, waardoor de kans bestaat dat je als klant niet akkoord gaat met de voorgestelde prioriteit van de generieke ontwikkeling.
        In dat geval kan:
        • de prioriteit op de Roadmap besproken worden met de Gebruikersgroep. De Gebruikersgroep kan dan beslissen om wijzigingen aan te brengen aan de Roadmap.
        • Digitaal Archief Vlaanderen samen met jou de verschillende alternatieven (bv. cofinanciering) bekijken.
    • 3

      Offerte opmaken

      Binnen 2 werkdagen na ontvangst van de offertevraag laat de leverancier de aanvrager weten wanneer hij de offerte zal ontvangen.

      De leverancier van het E-depot bezorgt de offerte voor het maatwerkproject rechtstreeks aan jou, met Digitaal Archief Vlaanderen in kopie. Als je de offerte ontvangen hebt, kunnen we die samen met de leverancier nog besproken, indien je dat nodig vindt.

      Een offerte is gebaseerd op een inschatting van het aantal mensdagen van bepaalde profielen die nodig zijn om het maatwerkproject te realiseren. Hiervoor gebruikt men de in het document opgenomen profielbeschrijvingen en -prijzen. Bij elke offerte worden steeds de cv’s gevoegd van de aangeboden profielen.

    • 4

      Offerte valideren

      Je valideert als klant de gemaakte offerte, waarna de leverancier van het E-depot het project opstart.

      Deze offerte bestaat steeds minimaal uit een projectkost (afhankelijk van het project zal dit een resultaats-of een middelenverbintenis zijn), maar kan in bepaalde gevallen ook een exploitatiekost met zich meebrengen die een herziening van de abonnementskost (cf. de toetredingsovereenkomst) betekent.

    • 5

      Opvolgen van het maatwerkproject

      De opvolging van de uitvoering van het effectieve maatwerkproject is jouw verantwoordelijkheid als klant. De leverancier en de klant zijn samen verantwoordelijk voor de opvolging van gemaakte afspraken m.b.t. scope, timing en budget.

      Op jouw vraag kan een vertegenwoordiger van Digitaal Archief Vlaanderen deelnemen aan een projectstuurgroep.

      Als het maatwerkproject impact heeft op exploitatie-gerelateerde aangelegenheden (bv. stijging kostprijs, impact op releaseplanning, ...) dan maakt de productmanager van Digitaal Archief Vlaanderen steeds deel uit van de projectstuurgroep. Na afloop van het maatwerkproject zal er minstens 2 maal per jaar een overleg plaatsvinden tussen de leverancier, de klant en Digitaal Archief Vlaanderen.