Lokale overheden worden dagelijks geconfronteerd met de complexiteit van de bevoegdheidsverdeling inzake archiefbeheer, vooral op het vlak van ondersteuning en selectie- en vernietiging.

Deze samenwerkingsovereenkomst vormt het kader voor verdere en meer geconcretiseerde bestuurlijk-administratieve samenwerking tussen beide partijen.

Beide partijen streven namelijk dezelfde doelstelling na: de realisatie van een archiefbeheer dat bijdraagt tot de verhoging van de kwaliteit en de efficiëntie van het openbare archiefwezen. Hierbij ligt de focus zowel op het levend als het dood archief, waardoor zowel de administraties als het culturele patrimonium van de lokale overheden baat hebben bij deze samenwerkingsovereenkomst.

Het Grondwettelijk Hof stelde op 3 mei 2012 met arrest nr. 57/2012 de bevoegdheidsverdeling over het archiefwezen van lokale overheden tussen de federale overheid en Vlaanderen scherp. Het arrest van het Grondwettelijk Hof concludeerde dat:

• de federale overheid bevoegd is voor archiefdocumenten die:
  • geen nut meer hebben voor de administratie (dood archief) en die aan de gemeenten en de districten, aan de provincies en aan de in artikel 4, 6° tot 9°, van het voormalige Archiefdecreet van 9 juli 2010 bedoelde openbare instellingen toebehoren;
  • aan de gemeenten en de districten en aan de provincies toebehoren, die nog een nut hebben voor de administratie (levend archief) en die betrekking hebben op een federale aangelegenheid.
• Vlaanderen bevoegd is voor het levend archief van de gemeenten en de districten, de provincies en de in artikel 4, 6° tot 9° van het voormalige Archiefdecreet bedoelde openbare instellingen. Daarnaast is Vlaanderen bevoegd voor zowel het levend als dood archief van de volledige Vlaamse overheid, de Vlaamse administratieve rechtscolleges, de Vlaamse strategische adviesraden en de intergemeentelijke samenwerkingsverbanden.

Hogervermeld arrest van het Grondwettelijk Hof mag dan wel zijn weerklank gevonden hebben in de regelgeving (bv. het Bestuursdecreet van 7 december 2018), de toepassing ervan in de praktijk is echter minder eenvoudig. Deze samenwerkingsovereenkomst bevat afspraken over een efficiënte uitvoering van de complexe regelgeving.