chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Serieregister

    Het Serieregister is het centrale register waarin Vlaamse overheidsinstanties de categorieën van bestuursdocumenten (series) waarvoor ze de bestuurlijke verantwoordelijkheid dragen en de selectieregels overeenkomstig artikel III.82,§2 van het Bestuursdecreet van 7 december 2018 moeten publiceren. Het Serieregister maakt het mogelijk om series op een efficiënte manier aan te maken en in te dienen ter goedkeuring bij de bevoegde selectiecommissie, zoals bedoeld in artikel III.88,§1 van het Bestuursdecreet van 7 december 2018.

    Doel

    Doel van het Serieregister is het beheer van overheidsinformatie standaardiseren. Om te weten welke informatie een organisatie beheert, dien je ze  inhoudelijk te beschrijven. Dit gebeurt door inhoudelijke metadata (bv. naam, omschrijving, proces/dienstverlening) toe te kennen. Als het eenmaal duidelijk is over welke informatie het concreet gaat, kan je beheersregels definiëren. Deze beheersregels worden toegekend als beheersmatige metadata (bv. bewaartermijn, bestemming, mate van openbaarheid).

    Deze inhoudelijke en beheersmatige metadata leg je vast op het niveau van een ‘serie’.

    Dienstverlening

    De dienstverlening van het Serieregister omvat:

    • Het gebruik van alle functionaliteiten van het Serieregister;
    • Twee releases per jaar. Elke release brengt bijkomende functionaliteiten of verbeteringen met zich mee;
    • Klassikale opleiding over het gebruik van Serieregister;
    • Train-de-trainer opleiding die informatiebeheerders in staat stelt om medewerkers op te leiden;
    • Functionele ondersteuning
    • Het gebruik van een testomgeving;
    • Het gebruik van de standaard API’s (application programming interface);
    • Gebruikersdocumentatie en API-documentatie;
    • De mogelijkheid om deel te nemen aan de gebruikersgroep;
    • Toegang tot de helpdesk. Deze is beschikbaar op werkdagen van 9.00 uur tot 17.00 uur.

    Kosten

    De aansluiting op en het gebruik van het Serieregister is kosteloos. Activering van deze dienst brengt dus geen kosten met zich mee.

    Voordelen

    Overzicht van de informatie in een organisatie

    Het in kaart brengen van series geeft een overzicht van de informatie binnen een organisatie. Je krijgt goed inzicht in de processen, wat weer kan leiden tot een optimalisatie van werkstromen.

    Door series in te voeren, voldoe je als organisatie aan de verplichting uit het Bestuursdecreet van 17 december 2018 (art. III.82).

    Alle series van je organisatie op één plaats en uniform beschreven

    Eens alle series in kaart, heb je via de applicatie eenvoudig toegang tot de beschrijvingen van de series. De beschrijvingen zijn gestandaardiseerd.

    Masterbron van beheersmatige metadata

    Hoe lang moet informatie bewaard worden? Volgens welke wetgeving? Wat gebeurt er met de informatie na het verstrijken van de bewaartermijn? Wie heeft er toegang tot de informatie? Deze en andere beheersmatige aspecten worden vastgelegd in het Serieregister.

    Geautomatiseerde kwaliteitscontrole en versiebeheer

    Series bevatten de beschrijvende en beheersmatige metadata van digitale informatieobjecten en zijn gekoppeld aan een proces of dienstverlening. In verschillende gevallen valideert de applicatie of de invoer van de metadata correct is. Daarnaast is het mogelijk om voor elke serie een nieuwe versie te creëren.

    Loggen van acties

    Het systeem logt elke actie en de acties zijn raadpleegbaar via de historiek.

    Stapsgewijs serie per serie indienen bij de selectiecommissie

    In het Serieregister is een goedkeringsflow ingebouwd die waarborgt dat de vooropgestelde bewaartermijn en bestemming zijn goedgekeurd door de selectiecommissie. Telkens wanneer je serie klaar hebt, kan je deze bij de selectiecommissie indienen. Je hoeft dus niet eerst alle series te verwerken.

    Kopiëren van series en sjabloonseries

    In plaats van telkens het wiel opnieuw uit te vinden, kan je in de applicatie gelijkaardige series kopiëren en de ingevulde metadata grotendeels overnemen. Tevens stelt het Serieregister sjabloonseries voor bepaalde processen ter beschikking.

    Functionaliteiten

    Hier vind je de basisfunctionaliteiten van het Serieregister. Deze functionaliteiten zijn aanwezig vanaf de eerste release van de toepassing. Geplande ontwikkelingen kan je terugvinden op de release- en roadmap.

    • Inloggen via ACM/IDM
    • Aanmaken van nieuwe series
      • Dit kan rechtstreeks via de applicatie van het Serieregister of via het gestandaardiseerde importsjabloon
      • Aanmaken van een nieuwe serie op basis van een reeds gepubliceerde serie
    • Het aanmaken van een nieuwe serie op basis van een sjabloonserie

    • Het ter goedkeuring indienen van series bij de bevoegde selectiecommissie
    • Het faciliteren van een interne goedkeuringsflow
      • Een serie kan worden ingediend bij de selectiecommissie
      • Na goedkeuring door de selectiecommissie wordt de serie automatisch gepubliceerd
    • Exporteren van series
    • Raadplegen van alle gepubliceerde series
      • Zowel van de eigen organisatie als van alle andere gebruikers van het Serieregister
    • Reviewen van gepubliceerde series