Op 1 januari 2019 trad het nieuwe bestuursdecreet in werking en dat brengt ook enkele veranderingen met zich mee op het vlak van openbaarheid van bestuur.

Terminologische aanpassing

De definitie van “bestuursdocument” wijkt op 2 punten af van die in het openbaarheidsdecreet, maar de draagwijdte van het begrip is onveranderd:

1. Nadruk op de informatie in plaats van de drager

De nadruk ligt niet langer op de “drager” maar op de informatie die op een drager beschikbaar is. Er is gekozen voor een herformulering omdat die beter aansluit bij de definitie van de richtlijn milieu-informatie en omdat, vooral in hoofdstuk hergebruik, abstractie moet kunnen gemaakt worden van de bestaande drager.

Maar het blijft uiteraard wel zo dat alleen beschikbare data onder het toepassingsgebied vallen en dat de hoofdstukken toegang en hergebruik geen verplichting impliceren om data te verwerken en te ordenen. Voor zover daarover onduidelijkheid zou bestaan, wordt in resp. artikel II.31, derde lid, en II.57 bepaald dat instanties niet verplicht zijn informatie te creëren of te verwerken.

2. Informatie in het bezit van de overheidsinstantie

Er is nu sprake van informatie “die in het bezit is van een overheidsinstantie” i.p.v. “waarover een overheidsinstantie beschikt”. Er is gekozen voor de herformulering omdat de term “beschikken” ten onrechte soms zo geïnterpreteerd werd dat informatie als bestuursdocument moet beschouwd worden zodra een overheidsinstantie die informatie ergens kan bekomen of kan opvragen. De Raad van State, afdeling bestuursrechtspraak heeft in het verleden al bevestigd dat “beschikken” niet in die zin mag geïnterpreteerd worden.

Anderzijds is alle informatie die een overheidsinstantie juridisch bezit, ook al heeft de instantie die niet feitelijk in bezit als bestuursdocument te beschouwen. Dat is bijvoorbeeld het geval als informatie in een archief is neergelegd of tijdelijk in het bezit is van een derde, of door derden ter beschikking wordt gehouden  op grond van reglementaire bepalingen.

Inhoudelijk heeft het begrip dus nog exact dezelfde betekenis als in het vroegere openbaarheidsdecreet van 26 maart 2004.

Ontvankelijkheid van de aanvraag

De aanvrager moet zijn naam en zijn postadres opgeven: de loutere vermelding van een mailadres volstaat niet langer. Deze maatregel is ingeschreven om misbruik van de openbaarheidsregeling en indienen van verzoeken onder fictieve naam te ontmoedigen.

Specifieke bepalingen voor “oude” bestuursdocumenten en voor toegang met wetenschappelijke doeleinden:

• De bepalingen uit het archiefdecreet die ertoe strekken uitzonderingsgronden inzake toegang tot bestuursdocumenten te beperken in de tijd, worden ingeschreven in hoofdstuk toegang tot bestuursdocumenten en de termijnen worden aangepast (art. II.37):
  • tot 20 jaar na opmaak van het bestuursdocument gelden alle uitzonderingsgronden
  • tussen 20-50 jaar: alleen de uitzonderingen ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer, vertrouwelijkheid van informatie van derden, van internationale betrekkingen, van commerciële informatie en decretale geheimhoudingsplicht gelden (behalve voor milieu-informatie);
  • tussen 50-120 jaar: alleen de uitzondering ter bescherming van persoonlijke levenssfeer geldt, maar met die beperking dat deze uitzondering geldt tot maximaal 20 jaar na het overlijden van de betrokkene;
  • vanaf 120 jaar: geen enkele uitzondering geldt nog
• Voor documenten die ouder zijn dan dertig jaar en die informatie van persoonlijke aard bevatten, geldt niet langer de voorwaarde dat belang moet aangetoond worden (art. II.40, §3)
• Art. II.38 maakt het mogelijk dat hogescholen, universiteiten of erkende onderzoeksinstellingen in het kader van wetenschappelijke doeleinden inzage kunnen krijgen in bestuursdocumenten die normaal uitgesloten worden van openbaarmaking op grond van artikel II.34 tot en met II.36. (zie ook uitvoeringsbesluit (principieel goedgekeurd door de Vlaamse Regering op 14 december 2018)

Termijn voor behandeling openbaarheidsverzoek

De termijn voor behandeling van openbaarheidsverzoek wordt aangepast (art. II.43) :  er is voortaan nog slechts één termijn waarbinnen beslist en uitgevoerd moet worden : die bedraagt voortaan 20 kalenderdagen (daar waar vroeger een termijn van 15 dagen bestond om te beslissen en 30 dagen om uit te voeren, wat al te vaak aanleiding gaf tot misverstanden). Die termijn van 20 dagen is nog altijd korter dan de termijn van één maand die is voorzien in Verdrag van Aarhus. Die termijn van 20 dagen is verlengbaar tot 40 dagen, mits motivering.

Afbakening van openbaarheid en hergebruik

Omdat veel burgers niet het onderscheid blijken te maken tussen beide regelingen, moet een overheidsinstantie die een openbaarheidsverzoek (al dan niet gedeeltelijk) inwilligt, er op wijzen dat dit geen toestemming inhoudt om die informatie ook te gaan hergebruiken  (art. II.44, §3).

Procedure inzake verbetering van bestuursdocumenten

De procedure inzake verbetering van bestuursdocumenten (art. II.47) wordt nu geregeld in een afzonderlijke afdeling met het oog op duidelijkheid en leesbaarheid. Ook hier wordt de behandelingstermijn op 20 kalenderdagen gebracht.

Beroepsprocedure

Bij de beroepsprocedure wordt nu uitdrukkelijk voorzien (art. II.48, §2) dat de aanvrager een afschrift van zijn oorspronkelijk openbaarheidsverzoek en de eventuele weigeringsbeslissing van de instantie moet meesturen. Deze bepaling zal onnodig tijdverlies voorkomen.