chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Communicatieplan

    < terug naar het stappenplan >

    Wat is een communicatieplan?

    In het communicatieplan neemt u alle communicatieacties op die u wenst uit te voeren bij de verschillende doelgroepen. Zet alle communicatieacties in chronologische volgorde en hou de kenmerken van uw doelgroepen goed in het achterhoofd bij het uitdenken en uitwerken van goede communicatieacties. Zet de voordelen van uw project in de verf, probeer eventuele belemmeringen weg te werken.

    Het communicatieplan stelt u op tijdens de fase 'planning' en legt deze ter goedkeuring voor aan de projectstuurgroep.

    Communicatie gedurende het project is uiteraard geen statisch gegeven. Er kunnen zich in de loop van het project wijzigingen voordoen in de doelgroepen, in de planning, enzovoort. Het is de bedoeling dat u het communicatieplan doorheen het project regelmatig actueel maakt.

    Om het communicatieplan op te stellen kan u volgend sjabloon gebruiken:

    Waarom maken we een communicatieplan?

    Communicatie is een essentieel onderdeel van een project. Het zorgt ervoor dat interne en eventueel externe belanghebbenden geïnformeerd worden over het project, dat ze overtuigd worden van het belang van het project, dat ze het eindresultaat ondersteunen en gebruiken, enzovoort. De communicatieacties die uw project ondersteunen moeten goed onderbouwd en gestructureerd worden en moeten afgestemd zijn op de rest van het project.

    Waaruit bestaat het communicatieplan?

    Het communicatieplan bestaat uit volgende onderdelen:

    Belanghebbende

    Het is belangrijk dat alle belanghebbenden bij het project geïnformeerd of betrokken worden over belangrijke beslissingen, risico's, het eindresultaat, enzovoort. Echter, niet elke belanghebbende zal op eenzelfde niveau en over eenzelfde inhoud moeten geïnformeerd worden. Het is m.a.w. belangrijk om te bepalen wat de verschillende doelgroepen van het project zijn, zodat de communicatie naar deze doelgroepen heel gericht kan gebeuren.

    Boodschap

    Geef per actie de boodschap die u wil geven aan de doelgroep weer.

    Kanaal

    Via welk kanaal verloopt de communicatieactie?

    Om u te helpen bij het uitdenken van communicatieacties, worden hieronder enkel verschillende communicatiekanalen opgesomd:

    • Intern: Muurkrant, nieuwsbrief, Koepelsite, personeelsblad 13
    • Extern: persbericht (via algemene- en/of vakpers), persconferentie, website, 1700
    • Algemeen: infosessie, opleiding, demofilmpje, poster, e-mail, folder, brochure, overleg, handleiding, promomateriaal (gadgets, flyers, ...) wedstrijd, enquête

    Wanneer u communicatieacties plant via een extern kanaal, dan moet deze communicatie steeds verlopen via de communicatieverantwoordelijke van uw entiteit.

    Timing

    Hoe actief wenst u de doelgroep te betrekken of informeren over het project? Moeten ze enkel geïnformeerd worden over het project (passief betrokken) en/of het eindresultaat actief gebruiken, moeten ze meedenken en adviseren over het project, moeten ze meewerken aan het project, moeten ze (mee) beslissen over het project? Welke frequentie gaat u gebruiken per doelgroep?

    Doel

    Wat wil u met behulp van communicatie precies bereiken bij deze doelgroep? Zoekt u steun voor uw project, moet de doelgroep het eindresultaat actief gebruiken en/of eventueel verder promoten, enzovoort. Dit zal voor elke doelgroep anders zijn.

    Wie voert uit

    Wie is er verantwoordelijk voor het uitvoeren per communicatieactie?

    Ga na wie er binnen je entiteit verantwoordelijk is voor de communicatie en welke acties je als projectleider zelf mag uitvoeren.

    < terug naar het stappenplan >