chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Audit Rekenhof

    In 2009 onderzocht het Rekenhof de personeelsplanning binnen de Vlaamse overheid. Het resultaat waren onder meer acht aanbevelingen. Verslag van het Rekenhof over de personeelsplanning bij de Vlaamse overheid.
    Hieronder kunt u deze acht aanbevelingen vinden, alsook welke acties de Vlaamse overheid ondertussen ondernam om al dan niet tegemoet te komen aan deze aanbevelingen.

    Aanbevelingen Rekenhof m.b.t. personeelsplannen

    Aanbeveling 1: De Vlaamse Regering moet duidelijker aangeven wat ze met het instrument proces- en personeelsplanning beoogt. Ook een volledige definitie van personeelsplanning in het raamstatuut is aangewezen.

    Reactie Vlaamse overheid

    Artikel I 2. 15° van het VPS definieert personeelsplanning als volgt: het overzicht van de functies nodig om in een bepaalde entiteit via welomschreven processen een vooropgesteld doel te bereiken.

    Verder kan worden verwezen naar de beslissing van de Vlaamse Regering van 24 april 2009 inzake de procedure van personeelsplannen waarin wordt verduidelijkt wat wordt verstaan onder een personeelsplan en hoe zo’n procedure eruit ziet.

    Personeelsplannen worden ook niet langer beschouwd als instrumenten die “op zich” bestaan en een afzonderlijk traject van opstelling en goedkeuring afleggen, maar worden verder gekoppeld aan het bestaande managementinstrumentarium. Zo is momenteel een nota in voorbereiding m.b.t. het ondernemingsplan, waar ook een link wordt gemaakt het met het personeelsplan.

    Aanbeveling 2: De Vlaamse Regering dient de geen-snoei-geen-groei-beslissing van 12 september 2003 te heroverwegen, rekening houdende met de budgettaire beperkte mogelijkheden. Tegelijk dient ze maatregelen te treffen om het draagvlak bij de leidend ambtenaren voor degelijke procesgebaseerde personeelsplannen te verhogen. Ze dient de centrale bewaking te versterken met het oog op optimalisatie en efficiëntieverhoging.

    Reactie Vlaamse overheid

    De Vlaamse Regering heeft in deze regeerperiode reeds twee maatregelen genomen om de verhoging van de efficiënte werking van de Vlaamse overheid uit te voeren:

    1. In het Vlaams regeerakkoord is afgesproken dat de administratie de ruimte krijgt om binnen de apparaatskredieten aan optimalisatie te doen, maar het totale personeelbestand van de diensten van de Vlaamse overheid in deze regeerperiode mag niet meer aangroeien ten aanzien van het ingaan van Vlaams regeerakkoord. Met de beslissing van de Vlaamse Regering met betrekking tot de nieuwe beheers- en managementovereenkomst 2011-2015 moeten de entiteiten die een beheers- of managementovereenkomst (af)sluiten zich tegenover de functioneel bevoegde minister(s) engageren om het reële aantal medewerkers, uitgedrukt in voltijdse eenheden (VTE), maximaal gelijk te houden en bij voorkeur zelfs te verlagen ten aanzien van het ingaan van het Vlaams regeerakkoord. De entiteiten waarop dit betrekking heeft zijn alle departementen, intern verzelfstandigde en extern-publiekrechtelijke verzelfstandigde agentschappen.
    2. Op 30 september 2011 heeft de minister bevoegd voor Bestuurszaken de opdracht gegeven om de verdere operationalisering, implementatie, de aansturing en de opvolging van de beslissingen van de Vlaamse Regering over de besparingsobjectieven uit te werken. Daarbij moesten volgende besparingsdoelstellingen gerealiseerd worden door een doelgroep van entiteiten:
      • De vermindering van het personeelsbestand van de Vlaamse overheid met 6%, te realiseren in de periode 2009 – 2014. Bij begrotingscontrole 2012 werd dit van 5% verhoogd naar 6%.
      • De besparing van 60 miljoen euro op vlak van de personeelsgerelateerde kredieten in de begrotingsjaren 2012-2014. Ook deze besparing werd in februari 2012 verhoogd (van 50 miljoen euro naar 60 miljoen euro).
      Binnen elk beleidsdomein bepalen de leidend ambtenaren zelf op welke manier zij deze besparingen onderling verdelen en realiseren.
      In zijn Septemberverklaring 2012 (link) heeft de minister-president van de Vlaamse Regering bijkomende besparingsmaatregelen aangekondigd.

    Het departement Bestuurszaken volgt de voortgang van de uitvoering van de besparingen twee maal per jaar op: enerzijds het personeelsaantal op 30/06 en de personeelsbeschikbaarheid (bruto VTE) over juni en anderzijds het personeelsaantal op 31/12 en de personeelsbeschikbaarheid (bruto VTE) over het gehele jaar. Zij rapporteert hierover aan de Vlaamse Regering (zie bv. VR 2012 2007 MED.0381 Vlaamse Overheid - rapportering personeelsbesparingen). Zie ook: http://www.bestuurszaken.be/besparingsronde.

    Daarnaast is de opvolging en rapportering van de evolutie van de personeelseffectieven (zowel personeelsaantal als personeelsbeschikbaarheid) ook verankerd in het Meerjarenprogramma ‘Slag-krachtige overheid’, waarvan de voortgang eveneens halfjaarlijks over gerapporteerd wordt aan de Vlaamse Regering. Hiermee draagt zij ook bij aan de opvolging van de realisatie van de doelstellingen 18, 19 en 20 van het Pact 2020 voor een “efficiënt en doeltreffend bestuur”.

    Het Agentschap voor Overheidspersoneel (AgO) organiseerde medio 2010 een seminarie om het draagvlak bij de leidend ambtenaren te verhogen voor procesgebaseerde personeelsplannen onder  de noemer ‘Personeelsplanning in de Vlaamse overheid: klus of plus?’. De krijtlijnen van de vernieuwde visie voor personeelsplanning in de Vlaamse overheid werden toegelicht. Het is verder de bedoeling om het personeelsplan in te kapselen binnen het ondernemingsplan, dat wordt meegenomen binnen de evaluatie van de leidend ambtenaren.  Bedoeling hiervan is het belang van een kwalitatief personeelsplan in de verf te zetten. 

    De centrale bewaking wordt verder versterkt door het belangrijk project ‘bedrijfsinformatie Vlaamse overheid’.  Dit project laat toe om eenduidige en transparante informatie te bekomen over indicatoren binnen het domein van personeel.  Daarnaast is er op de website van bestuurszaken een inventarisatie van de personeelsplannen van de verschillende entiteiten binnen het VPS-toepassingsgebied.  Deze inventaris leidt tot een grote transparantie en laat de entiteiten toe om hun respectievelijke personeelsplannen onderling te vergelijken.  Het inzetten van interne consultancy door de AgO-adviseurs en de tweedaagse AgO-opleiding ‘personeelsbehoeftenplanning’ zorgen ten slotte ook voor verdere optimalisering en efficiëntieverhoging inzake personeelsplannen.

    Aanbeveling 3: De samenwerking tussen de entiteiten op het vlak van proces- en personeelsplanning dient te worden gestimuleerd en de analyse moet ook op het niveau van de Vlaamse overheid plaatsvinden.

    Reactie Vlaamse overheid

    Onder coördinatie van een aantal entiteiten werd een netwerk opgestart met betrekking tot  ondernemings- en personeelsplanning om expertise, ervaringen en goede praktijken op het vlak van ondernemings- en personeelsplanning uit te wisselen.

    Tijdens het strategisch seminarie van het College van Ambtenaren-generaal (CAG) van eind 2010 formuleerden de leidend ambtenaren een strategische HR-doelstelling over het thema ‘personeelsbewegingen’, wat rechtstreeks verbonden is met personeelsplanning. Met die strategische HR-doelstelling wil ik samen met de administratie een kostenbewuste personeelsinzet realiseren door op een kwalitatieve en solidaire manier om te gaan met de personeelsbewegingen (in-, door- en uitstroom) op het niveau van de Vlaamse overheid.

    Het departement Bestuurszaken en het Agentschap voor Overheidspersoneel (Ago) werken met elkaar samen op het vlak van het thema personeelsplanning. AgO zorgt daarbij voor ondersteuning bij de uitgestippelde verbeteringstrajecten.  Entiteiten kunnen zich bij het opstellen en/of uitvoeren van hun proces- en personeelsplan laten bijstaan door één van de interne consultants van AgO, al dan niet in samenwerking met externen.

    Aanbeveling 4: Het is raadzaam te onderzoeken welke elementen van de beslissing van 24 april 2009 betreffende de procedure personeelsplan beter worden vastgelegd in een besluit van de Vlaamse Regering.

    Reactie Vlaamse overheid

    Een formeel besluit voegt weinig toe naar afdwingbaarheid én zorgt – door de procedure – voor een te strak kader dat niet werkbaar is in geval van bijsturing van het beleid. Het is de ambitie om in 2012een nota inzake ‘Inhoud en implementatie van het jaarlijks ondernemingsplan en de jaarlijkse uitvoeringsrapportering’ voor te leggen aan de Vlaamse Regering, met een duidelijke koppeling van het ondernemingsplan met het personeelsplan:

    Het ondernemingsplan vormt het vertrekpunt voor het actualiseren of wijzigen van het personeelsplan. De wijziging van het personeelsplan voor het jaar x vertrekt vanuit het kader van het ondernemingsplan dat de te realiseren doelstellingen en te leveren prestaties bevat voor het komende jaar x. Het personeelsplan doet ook waar mogelijk: de koppeling met arbeidsplaatsbeheer, de koppeling aan de processen en de koppeling aan de functiefamilies. Een actualisatie van het personeelsplan gelieerd met het ondernemingsplan vereist het advies van de Inspectie van Financiën conform punt 3 van VR 2009 2404 DOC.0572.

    Aanbeveling 5: De Vlaamse minister van Bestuurszaken dient gemeenschappelijke rapporteringsformaten met eenduidige kengetallen uit te werken en de rapportering over de kwaliteit en de uitvoering van de personeelsplannen bij de departementen te regelen.

    Reactie Vlaamse overheid

    Een werkgroep ‘informatiedefinities’ bestaande uit vertegenwoordigers van de entiteiten heeft prioriteit gegeven aan het uitwerken van eenduidige kengetallen over ‘personeelsaantal’ en ‘personeelsbeschikbaarheid’ (bruto voltijds equivalenten), twee kengetallen uit personeelsplanning die technisch nog niet op punt stonden. De volledige uitwerking van deze kengetallen vindt u op http://www.bestuurszaken.be/rapporteringsdefinities. De laatste definitie die een prominente plaats inneemt in personeelsplanning betreft de ‘loonkost’. De technische uitwerking daarvan is gepland begin 2013.

    De eenduidige kengetallen laten toe op geautomatiseerde wijze gegevens te verzamelen met het oog op gemeenschappelijke rapportering. De entiteiten gebruiken immers verschillende personeelssystemen. Het departement bestuurszaken ondersteunt de entiteiten die (nog) niet zijn aangesloten op het centrale personeelsregistratiesysteem Vlimpers om in te stappen in het systeem van geautomatiseerde datastromen over personeelsaspecten waardoor het staat is om sneller meer geïntegreerde informatie aan te bieden.

    De entiteiten die aangesloten zijn op het personeelssysteem Vlimpers kunnen overigens gebruik maken van de module ‘arbeidsplaatsbeheer’, wat in de praktijk neerkomt op een geautomatiseerd personeelsplan.

    Daarnaast heeft het departement BZ twee jaar geleden een inventarisatie gemaakt van de bestaande goedgekeurde personeelsplannen binnen het VPS-toepassingsgebied.  Deze personeelsplannen kan men op het extranet van bestuurszaken terugvinden zodanig dat de entiteiten hun personeelsplan met die van andere entiteiten kunnen vergelijken.  De laatste actualisatie dateert van begin september 2012.  Op de internetwebsite van bestuurszaken kan overigens iedereen meer uitleg vinden over het belang van een goed personeelsplan, de procedure met betrekking tot personeelsplannen, een sjabloon van personeelsplan, handige werkinstrumenten om een personeelsplan op te stellen, het auditrapport van het Rekenhof en hoe men tegemoet is gekomen aan de aanbevelingen van het Rekenhof. 

    Tot slot moet vermeld worden dat er momenteel een nota in voorbereiding is betreffende het jaarlijks ondernemingsplan. Daarin wordt de link tussen het ondernemingsplan (het ‘wat’) en het personeelsplan (‘met welke competentie’ en ‘met hoeveel’) sterker verankerd.  Bedoeling is dat de leidend ambtenaar deels op basis van deze documenten zal worden beoordeeld.

    Aanbeveling 6: De Vlaamse minister van Bestuurszaken dient te overwegen het minimale sjabloon voor personeelsplanning uit te breiden, opdat de personeelsplannen ook de nodige inhoudelijke toelichtingen bevatten, zoals de belangrijkste processen en de samenhang tussen processen, personeelsplan en doelstellingen.

    Reactie Vlaamse overheid

    Vanuit de Vlaamse administratie is een voorstel geformuleerd rond de basisprincipes voor de opmaak van een kwaliteitsvol personeelsplan. Het College van Ambtenaren-Generaal heeft voorgesteld om de personeelsplannen te actualiseren (of te wijzigen) bij de opmaak van het jaarlijks ondernemingsplan. Om de analyse van de personeelsbehoeften meer op doelstellingen en processen te baseren, is er een koppeling voorzien van het personeelsplan aan het ondernemingsplan (zie ook aanbeveling 4). Het ondernemingsplan omvat de te leveren prestaties (projecten en processen). Dat moet toelaten de samenhang tussen de doelstellingen, processen en personele middelen te weerspiegelen.

    Het opgestarte MOVI-netwerk (netwerk voor management in de Vlaamse overheid: www.movinet.be) rond ondernemings- en personeelsplanning werkt op basis van goede voorbeelden, praktijken en concepten aan een ondersteunende handleiding voor de opmaak (en opvolging) van het ondernemings- en personeelsplan. Momenteel wordt onderzocht hoe het minimale sjabloon voor het personeelsplan kan aangepast worden aan de huidige tijdsgeest.

    Aanbeveling 7: De entiteiten dienen zich in de eerste plaats te wenden tot de interne consultants van het AgO voor advies en ondersteuning bij de opstelling van hun proces- en personeelsplan.

    Reactie Vlaamse overheid

    De entiteiten kunnen zich wenden tot de interne consultants van het Agentschap voor Overheidspersoneel (AgO) voor advies en ondersteuning bij de opstelling van hun proces- en personeelsplan. De methodologie wordt voortdurend verfijnd. AgO ondersteunt momenteel verschillende entiteiten binnen de Vlaamse overheid op het vlak van proces- en personeelsplanning.

    Indien de interne capaciteit binnen AgO onvoldoende beschikbaar is, wordt de adviesverlening aangevuld met externe partners. AgO stelt raamcontracten ter beschikking wat goedkoper is dan wanneer entiteiten zelf de markt aanspreken. De externe partners werken onder projectleiderschap van AgO zodat de methodologie eenduidig toegepast wordt en kwaliteit verzekerd wordt.

    AgO heeft het ondersteuningsaanbod op het vlak van proces- en personeelsplanning, alsook de module arbeidsplaatsbeheer (in Vlimpers) voor een dynamische opvolging van het personeelsplan bijkomend onder de aandacht gebracht op het seminarie ‘Personeelsplanning in de Vlaamse overheid: klus of plus?’ voor het top- en middenkader.

    Aanbeveling 8: Voor de indeling van de functies in een personeelsplan dienen de entiteiten gebruik te maken van het instrument functiefamilies van de Vlaamse overheid.

    Reactie Vlaamse overheid

    Met de vernieuwde visie op personeelsplanning worden de entiteiten aangemoedigd om hun personeelsplan uit te drukken in functiefamilies. Personeelsbehoeften worden zo meer benaderd vanuit processen en benodigde competenties in plaats van diploma’s.

    De functieniveaumatrix en bijhorende wegingsmethodiek die door de Vlaamse Regering is gevalideerd, vormt hierbij een belangrijk hulpmiddel. Door middel van simulatieoefeningen wordt de matrix verder getest in proefprojecten, met het oog op het verder verfijnen. Een deelproject werd opgestart voor de ontwikkeling van een functiefamilie ‘middenkader’ en de integratie ervan in de functiematrix.

    Entiteiten kunnen zich wenden tot het departement BZ of AgO voor advies en ondersteuning bij de implementatie van functiefamilies.