chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    In de kijker: de golvenplanning van Onroerend Erfgoed als instrument voor de uitvoering van het Personeelsplan

    Het agentschap Onroerend Erfgoed  combineert een lange-termijn focus in haar personeelsplan 2019 met een jaarlijkse golf aan personeelsbewegingen om dit lange-termijn doel te bereiken binnen wat budgettair kan.  Elk najaar bepaalt de directie op basis van de budgettaire marge hoe de “golf” aan prioritaire personeelsbewegingen er voor het volgende jaar uit zal zien: bevorderingen, functieverzwaringen, structurele aanwervingen of tijdelijke wervingen.  HR BP Bart Lippens maakte ons wegwijs in hun aanpak.

    Wat houdt het golvenplan in ?

    Sinds 2014 rolt het agentschap elk jaar een golf van personeelsbewegingen uit.  Elke golf breng hen dichter bij hun lange-termijn doel dat vervat ligt in de TO BE 2019 van hun personeelsplan.   HR brengt op basis van de beschikbare personeelskredieten zoals voorzien in de begroting, de reeds gekende uitstroom en enkele hypotheses de jaarlijkse budgetruimte in kaart en geeft aan wat op dat moment de kloof is tussen de AS IS en de TO BE van het personeelsplan ; op basis hiervan bepaalt het directieteam op haar strategisch seminarie in het najaar welke prioritaire stappen (= personeelsbewegingen) het volgende jaar gezet worden om dichter bij het einddoel (de gewenste personeelscapaciteit) te komen.  

     

    Wat zijn de sterktes van de aanpak ?

    • Het doel is heel duidelijk en transparant vastgelegd in het personeelsplan.  Het agentschap  heeft sinds 2014 een personeelsplan dat bepaalt hoe het personeelsbestand er uit moet zien in 2019.  Dit plan is bijgestuurd naar aanleiding van de kerntakendiscussie en is een duidelijk baken.  Iedereen binnen de organisatie is geïnformeerd waar functies zullen bijkomen en verdwijnen.
    • De gestructureerde aanpak zorgt voor rust en stabiliteit.  Jaarlijks buigt het directieteam zich over de kloof tussen de AS IS en de TO BE personeelsbezetting en op basis van de noden en behoeften van het agentschap (recurrente en niet-recurrente) enerzijds en de recurrente en niet-recurrente budgettaire ruimte anderzijds beslist het directieteam waar het volgende jaar prioritair op ingezet wordt: bevorderingen, functieverzwaringen, tijdelijke of definitieve aanwervingen.  Ook wordt vastgelegd waaraan eventueel bijkomend vrijkomende middelen zullen worden besteed.  Zo weet iedereen wat men kan verwachten en worden ad hoc beslissingen vermeden.
    • De aanpak verbindt het personeelsplan en de financiële situatie.  Onroerend Erfgoed houdt een goed overzicht van zijn financiële situatie: er is een maandelijkse monitoring op niveau HR en Staf en een zesmaandelijkse monitoring op niveau van het directieteam.  De monitoring geeft een vooruitblik tot 2019.   Het agentschap heeft een eigen tool ontwikkeld in Excel die deze vooruitblik mogelijk maakt en die toelaat om simulaties te maken.

     Wat kan verbeteren in de aanpak ?

    • De monitoring, prognoses en simulaties vragen nog veel manueel werk door het gebruik van Excel. Een sterkere automatisering zou daarom welkom zijn.
    • De aanpak werd de voorbije jaren op verschillende punten bijgestuurd.  Initieel werden de voorziene golven voor een periode van 4 jaar vastgelegd ; door de besparingen en ambitieuze timing kon dit niet behouden blijven en werd deze aanpak  vervangen door een jaarlijkse planning met prioritisering.  Ook werd het personeelsplan aangepast aan de kerntakendiscussie en wordt in de ramingen het bedrag dat ingecalculeerd wordt voor onvoorziene uitstroom en afwezigheden aangepast aan de resultaten van de voorbije jaren. 

    Begeleiding van medewerkers die een functie bezetten die in overtal is

    Volgens het personeelsplan zijn een aantal functiegroepen in overtal, o.a. de depotmedewerkers. Door de geplande centralisatie van de archeologische depots in Vilvoorde en de daarmee gepaard gaande efficiëntiewinsten komt deze functiegroep in overtal.  Alle betrokkenen weten duidelijk wat er te gebeuren staat en krijgen ook de kans om de overstap naar Vilvoorde te maken. Mensen die de overstap niet willen maken krijgen actieve begeleiding vanuit HR bij de zoektocht naar een nieuwe job.  De ondersteuning bestaat o.a. uit begeleiding bij de opmaak van een sollicitatiebrief en CV, het screenen en doorgeven van vacatures, het meegeven van referentiebrieven, de mogelijkheid om extern stage te lopen of opleiding te volgen, …  De actieve begeleiding ressorteert ook duidelijke effecten.

    Wil je meer informatie ?

    Voor meer informatie kan je Bart Lippens contacteren (bart.lippens@rwo.vlaanderen.be of 0476 22 60 81).