In e-Contracting:

• vindt u uitsluitend opdrachten terug op initiatief van de aanbestedende overheid;
• kunt u documenten delen met de aanbestedende overheid, maar niet met derde partijen.

Op donderdag 30 juni 2022 werd een nieuwe versie van e-Contracting met diverse verbeteringen in gebruik genomen. Meer weten, lees dan de nieuwsbrief(PDF bestand opent in nieuw venster) en raadpleeg het document met een overzicht van de laatste aanpassingen(PDF bestand opent in nieuw venster).

Veiligheid:

• Enkel de personen die toegang krijgen tot het platform en de opdracht kunnen acties uitvoeren.
• Gebruikers melden zich aan via hun eID of een andere Digitale sleutel. (itsme, Beveilingscode via mobiele app, …)
• De integriteit van documenten wordt verzekerd.

Tijdwinst:

• Documenten zijn na het verzenden onmiddellijk beschikbaar voor de andere partij.

Efficiëntiewinst en kostenbesparing:

• Meermaals afdrukken, kopiëren en scannen hoeft niet meer.
• De aanbesteder kan uw documenten sneller verwerken.

Beschikbaarheid:

• Alle digitale communicatie (zoals het mailverkeer en de verdere workflow) voor één opdracht is terug te vinden op één plaats.
• Meerdere medewerkers kunnen het dossier opvolgen.
• Aanbesteder en opdrachtnemer hebben zicht op de stand van zaken van de uitgewisselde dossierstukken.

e-Contracting is een webtoepassing voor opdrachtnemers van een overheidsopdracht. Ofwel vermeldt het bestek het verplicht gebruik van e-Contracting voor het uitwisselen van schuldvorderingen en factuuraanvragen, ofwel beslissen aanbesteder en opdrachtnemer samen (via een bijakte) om e-Contracting te gebruiken voor een bepaalde opdracht.

Niet iedereen heeft zomaar toegang tot e-Contracting. Elke opdrachtnemer wordt geïdentificeerd door een uniek (KBO-) ondernemingsnummer. De wettelijke vertegenwoordiger van een onderneming heeft automatisch toegang tot e-Contracting en het Gebruikersbeheer van de Vlaamse overheid(opent in nieuw venster). Via KBO public search(opent in nieuw venster) vindt u de wettelijke vertegenwoordiger van uw onderneming terug.

Om gebruik te maken van de onlinediensten van de Vlaamse overheid kan de wettelijke vertegenwoordiger een hoofdtoegangsbeheerder aanduiden via het Beheer der Toegangsbeheerders(opent in nieuw venster). De wettelijk vertegenwoordiger of de hoofdtoegangsbeheerder kan vervolgens bijkomende toegangsbeheerders (lokale beheerders) voor zijn onderneming aanstellen voor specifieke domeinen. Om te achterhalen wie hoofdtoegangsbeheerder of lokale beheerder is van uw organisatie, bel, mail(opent in nieuw venster) of chat gratis met 1700.

De wettelijke vertegenwoordiger of de lokale beheerder kent via het online Gebruikersbeheer van de Vlaamse overheid(opent in nieuw venster) een medewerker het recht toe om de toepassing te gebruiken. In dat gebruikersbeheer krijgt de medewerker ook een rol toegewezen in e-Contracting. Er zijn 2 rollen voorzien:

• Iemand met de rol beheerder in e-Contracting kan alle opdrachten raadplegen, beperkte informatie wijzigen en kan medewerkers toegang en rechten geven tot een opdracht.
• Iemand met de rol gebruiker kan concrete acties uitvoeren voor dossierstukken binnen een overheidsopdracht waarvoor hij toegang en gebruikersrecht heeft gekregen.

Meer informatie vindt u op:

• Gebruikersbeheer van de Vlaamse overheid(opent in nieuw venster)
• Praktische informatie voor lokale beheerders(opent in nieuw venster)
• e-Contracting handleiding toegangsbeheer(PDF bestand opent in nieuw venster)
• Demo filmpjes van het Gebruikersbeheer van de Vlaamse overheid

De rechten die een gebruiker heeft om opdrachten in e-Contracting te raadplegen of te beheren, worden in de toepassing zelf toegekend.

Een gebruiker met de rol van beheerder maakt per thema één of meerdere groepen aan op niveau van de onderneming en kan dan één van de volgende rechten toewijzen aan een groep:

• Dossierstukken raadplegen = de leden van de groep kunnen enkel dossierstukken raadplegen.
• Dossierstukken raadplegen en opmaken = de leden van de groep kunnen naast het raadplegen van dossierstukken ook nieuwe dossierstukken opmaken. De medewerkers die tot deze groep behoren, kunnen geen dossierstukken verzenden.
• Dossierstukken raadplegen, opmaken en verzenden = de leden van de groep met deze rechten hebben geen beperkingen. Zij kunnen naast het raadplegen en opmaken van een nieuw dossierstuk, ook het dossierstuk verzenden naar de aanbestedende overheid.

Vervolgens zal de beheerder leden aan een groep toevoegen. Vaste leden van een groep hebben in de onderneming dezelfde rechten voor alle opdrachten waaraan de groep wordt gekoppeld. Bijkomend kan op niveau van de opdracht een extra medewerker toegevoegd worden aan de groep. Die medewerker krijgt zo eenmalig de rechten van de groep, maar uitsluitend voor die opdracht.

Een gebruiker ziet de opdracht pas in zijn e-Contracting omgeving nadat hij via een groep aan een opdracht werd toegewezen.

De Opdrachtnemer is zelf volledig verantwoordelijk voor het toekennen, en het verder beheren, van de rechten aan bepaalde personen binnen of buiten zijn organisatie om documenten via de e-Contracting applicatie in te dienen en te behandelen. De aanbesteder heeft geen zicht op wie een dossierstuk heeft verzonden en gaat er dan ook van uit dat alle documenten die via de e-Contracting applicatie worden ontvangen en uitgewisseld, door de daartoe bevoegde personen zijn behandeld en ingediend.

Ondertekening en datering van de stukken

Aangezien e-Contracting enkel toegankelijk is via een voorafgaande authentificatie en de applicatie ook het precieze tijdstip bijhoudt waarop de schuldvordering, het nazicht van de schuldvordering en alle bijhorende documenten worden ingediend of verstuurd, moet u die stukken niet meer expliciet dateren en ondertekenen.

Voor de elektronische verzending aan de aanbesteder geldt het tijdstip waarop de opdrachtnemer het bericht in e-Contracting heeft verzonden.

Voor de elektronische verzending door de aanbesteder aan de opdrachtnemer geldt het tijdstip waarop het bericht in e-Contracting kan geraadpleegd worden door de opdrachtnemer.

Die tijdstippen zijn zichtbaar in e-Contracting en worden gebruikt voor het berekenen van de toepasselijke termijnen.

Het e-Contractingsysteem verstuurt automatisch e-mails naar de gewenste e-mailadressen als:

• er een nieuwe opdracht is;
• er een nieuw dossierstuk of bericht van de aanbesteder is ontvangen
• er een actie heropend is.

Voor meer informatie: zie “automatische notificaties in e-Contracting(PDF bestand opent in nieuw venster)”.

De e-Contracting handleiding toegangsbeheer(PDF bestand opent in nieuw venster) helpt u om:

• een medewerker in het gebruikersbeheer van de Vlaamse overheid(opent in nieuw venster) de nodige gebruikersrechten toe te kennen zodat hij kan aanmelden voor zijn organisatie;
• een gebruiker binnen e-Contracting de nodige rechten te verlenen zodat hij voor de toegewezen opdrachten de voorziene taken kan uitvoeren;
• op een correcte manier e-mailadressen toe te voegen in e-Contracting zodat de e-mailnotificaties bij de juiste gebruiker(s) terechtkomen.

De gebruikershandleiding(PDF bestand opent in nieuw venster) helpt u bij het beheer van opdrachten en de behandeling van dossierstukken in e-Contracting. De laatste verbeteringen aan e-Contracting(PDF bestand opent in nieuw venster) worden in een apart document beschreven en zullen later in de gebruikershandleiding worden opgenomen.

1. Wat is e-Contracting en wat zijn de voordelen?

In deze video ontdek je meer over:

• wat e-Contracting is
• de rollen binnen e-Contracting
• het verschil tussen de rol van beheerder en gebruiker.

2. Structuur van het Gebruikersbeheer

In deze video ontdek je meer over:

• de structuur van het Gebruikersbeheer voor e-Contracting.

3. Toegang aanvragen tot een online platform van de Vlaamse overheid

In deze video ontdek je meer over:

• hoe je als medewerker van een organisatie toegang aanvraagt tot e-Contracting
• de rollen van de wettelijke vertegenwoordiger en hoofdtoegangsbeheerder.

4. Rechten toekennen in e-Contracting

In deze video ontdek je meer over:

• hoe rechten worden toegekend in e-Contracting
• hoe groepen worden aangemaakt in e-Contracting.

Onbeschikbaarheden kunnen worden veroorzaakt door geplande onderhoudswerkzaamheden of onverwachte problemen.

• Gisteren, op 28/02/2024, is e-Contracting naar de cloud-omgeving verhuist. Hierdoor kan het voorkomen dat u een foutmelding krijgt bij het aanmelden.

  De oplossing hiervoor is om eenmalig de cookies en offline items te verwijderen uit uw browsers. Op deze manier wordt de nieuwe configuratie correct ingeladen. Wij kunnen geen gedetailleerde instructies verdelen omdat deze afhankelijk zijn van de door u gebruikte browser/versie. Mocht u hulp nodig hebben bij het verwijderen van deze bestanden, dan kunt u contact opnemen met uw IT-afdeling.

• Migratie naar de cloud omgeving op 28/02/2024 vanaf 18u.
• Bestanden raadplegen/opladen is opnieuw mogelijk. Dit was verhindert op 18/01/2024 door een actie van Digitaal Vlaanderen.

Hebt u vragen rond e-Contracting? Stuur dan een mail naar e-Contracting@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie).

Enkele malen per jaar wordt een nieuwe versie van e-Contracting in gebruik genomen met verbeteringen of uitbreidingen. Een nieuwe versie wordt aangekondigd en gemeld door middel van een nieuwsbrief.
Blijft u graag op de hoogte van komende wijzigingen via onze nieuwsbrief of van onbeschikbaarheden van de e-Contracting applicatie? Stuur dan een e-mail naar e-Contracting@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie) om in te schrijven.

e-Contracting is een initiatief van het beleidsdomein Mobiliteit en Openbare Werken van de Vlaamse overheid.