chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    e-Contracting

    Elektronische uitwisseling van administratieve dossierstukken tijdens de uitvoering van een overheidsopdracht

    Via e-Contracting kunnen opdrachtnemers en aanbesteders relevante dossierstukken digitaal en veilig uitwisselen en bewaren. Dossierstukken worden zo sneller verwerkt en papieren kopieën worden overbodig. De digitale verwerking maakt de facturatie van opdrachten sneller en efficiënter.

    In e-Contracting:

    • vindt u uitsluitend opdrachten terug op initiatief van de aanbestedende overheid
    • en kunt u documenten delen met de aanbestedende overheid, maar niet met derde partijen.

    Voordelen

    Veiligheid:

    • Enkel de personen die toegang krijgen tot het platform en de opdracht kunnen acties uitvoeren.
    • Gebruikers melden zich aan via eID of een van de andere beschikbare authenticatiemiddelen waarin het Gebruikersbeheer van de Vlaamse overheid standaard voorziet.
    • De integriteit van documenten wordt verzekerd.

    Tijdwinst:

    • Documenten zijn na het verzenden onmiddellijk beschikbaar voor de andere partij.

    Efficiëntiewinst en kostenbesparing:

    • Meermaals afdrukken, kopiëren en scannen hoeft niet meer.
    • De aanbesteder kan uw documenten sneller verwerken.

    Beschikbaarheid:

    • Alle digitale communicatie (zoals het mailverkeer en de verdere workflow) voor één opdracht is terug te vinden op één plaats.
    • Meerdere medewerkers kunnen het dossier opvolgen.
    • Aanbesteder en opdrachtnemer hebben zicht op de stand van zaken van de uitgewisselde dossierstukken.

    Voor wie is e-Contracting?

    e-Contracting is een webtoepassing voor opdrachtnemers van een overheidsopdracht. Ofwel vermeldt het bestek het verplicht gebruik van e-Contracting voor het uitwisselen van schuldvorderingen en factuuraanvragen, ofwel beslissen aanbesteder en opdrachtnemer samen (via een bijakte) om e-Contracting te gebruiken voor een bepaalde opdracht.

    Toegang

    Niet iedereen heeft zomaar toegang tot e-Contracting. Elke opdrachtnemer wordt geïdentificeerd door een uniek (KBO) ondernemingsnummer. De wettelijke vertegenwoordiger van een onderneming heeft automatisch toegang tot e-Contracting. Via KBO public search vindt u de wettelijke vertegenwoordiger van uw onderneming terug.

    Om gebruik te maken van de onlinediensten van de Vlaamse overheid moet de wettelijke vertegenwoordiger een hoofdtoegangsbeheerder aanduiden. Als dat nog niet gebeurd is, kan dat via het Beheer der Toegangsbeheerders. De hoofdtoegangsbeheerder kan vervolgens nog extra toegangsbeheerders (lokale beheerders) voor zijn onderneming aanstellen voor specifieke domeinen. Om te achterhalen wie hoofdtoegangsbeheerder of lokale beheerder is voor uw organisatie, belmail of chat gratis met 1700.

    Lokale beheerders kennen via het online Gebruikersbeheer van de Vlaamse overheid een medewerker het recht toe om de toepassing te gebruiken. In dat gebruikersbeheer krijgt de medewerker ook een rol toegewezen in e-Contracting. Er zijn 2 rollen voorzien:

    • Iemand met de rol beheerder in e-Contracting kan alle opdrachten raadplegen, beperkte informatie wijzigen en kan medewerkers toegang en rechten geven tot een opdracht.
    • Iemand met de rol gebruiker kan concrete acties uitvoeren voor dossierstukken binnen een overheidsopdracht waarvoor hij toegang en gebruikersrecht heeft gekregen.

    Meer informatie vindt u op:

    Gebruikersrechten

    De rechten die een gebruiker heeft om opdrachten in e-Contracting te raadplegen of te beheren, worden in de toepassing zelf toegekend.  

    Een gebruiker met de rol van beheerder maakt per thema één of meerdere groepen aan op niveau van de onderneming en kan dan één van de volgende rechten toewijzen aan een groep:

    • Dossierstukken raadplegen = de leden van de groep kunnen enkel dossierstukken raadplegen.
    • Dossierstukken raadplegen en opmaken = de leden van de groep kunnen naast het raadplegen van dossierstukken ook nieuwe dossierstukken opmaken. De medewerkers die tot deze groep behoren, kunnen geen dossierstukken verzenden.
    • Dossierstukken raadplegen, opmaken en verzenden = de leden van de groep met deze rechten hebben geen beperkingen. Zij kunnen naast het opmaken van een nieuw dossierstuk, ook het dossierstuk verzenden naar de aanbestedende overheid.

    Vervolgens zal de beheerder leden aan een groep toevoegen. Vaste leden van een groep hebben in de onderneming dezelfde rechten voor alle opdrachten waaraan de groep wordt gekoppeld. Bijkomend kan op niveau van de opdracht een extra medewerker toegevoegd worden aan de groep. Die medewerker krijgt zo eenmalig de rechten van de groep, maar uitsluitend voor die opdracht.

    Een gebruiker ziet de opdracht pas in zijn e-Contracting omgeving nadat hij via een groep aan een opdracht werd toegewezen.

    Verantwoordelijkheid opdrachtnemer

    De Opdrachtnemer is zelf volledig verantwoordelijk voor het toekennen, en het verder beheren, van de rechten aan bepaalde personen binnen of buiten zijn organisatie om documenten via de e-Contracting applicatie in te dienen en te behandelen. De aanbesteder heeft geen zicht op wie een dossierstuk heeft verzonden en gaat er dan ook van uit dat alle documenten die via de e-Contracting applicatie worden ontvangen en uitgewisseld, door daartoe bevoegde personen werden behandeld en ingediend.

    Ondertekening en datering van de stukken

    Gegeven dat de e-Contracting applicatie enkel toegankelijk is via een voorafgaande authentificatie en ook het precieze tijdstip bijhoudt waarop de schuldvordering, het nazicht van de schuldvordering en alle bijhorende documenten worden ingediend of verstuurd, moeten deze stukken niet meer expliciet worden gedateerd en ondertekend.

    Als tijdstip van elektronische verzending aan de Aanbesteder geldt het tijdstip waarop de Opdrachtnemer het bericht in e-Contracting heeft verzonden.

    Als tijdstip van elektronische verzending door de Aanbesteder aan de Opdrachtnemer geldt het tijdstip waarop het bericht in e-Contracting kan geraadpleegd worden door de Opdrachtnemer.

    Deze tijdstippen zijn zichtbaar in e-Contracting en worden gebruikt voor het berekenen van de toepasselijke termijnen.

    Handleiding

    De e-Contracting handleiding toegangsbeheer helpt u om:

    • een medewerker in het gebruikersbeheer van de Vlaamse overheid de nodige gebruikersrechten toe te kennen zodat hij kan aanmelden voor zijn organisatie
    • een gebruiker binnen e-Contracting de nodige rechten te verlenen zodat hij voor de toegewezen opdrachten de voorziene taken kan uitvoeren.

    De gebruikershandleiding  helpt u bij het beheer van opdrachten en de behandeling van dossierstukken in e-Contracting.

    Onbeschikbaarheden

    Onbeschikbaarheden kunnen worden veroorzaakt door geplande onderhoudswerkzaamheden of onverwachte problemen.

    Blijft u graag op de hoogte van mogelijke onbeschikbaarheden van de webtoepassing? Stuur dan een e-mail naar e-Contracting@vlaanderen.be om in te schrijven.

    Geplande onbeschikbaarheid:

    • Woensdag 28/04/2021: Technische aanpassing, hierdoor zal het tussen 13u00 en 15u00 kortstondig niet mogelijk zijn dossierstukken op te laden en te raadplegen in e-Contracting.

    Contact

    Hebt u vragen rond e-Contracting? Stuur dan een mail naar e-Contracting@vlaanderen.be.

    e-Contracting is een initiatief van het beleidsdomein Mobiliteit en Openbare Werken van de Vlaamse overheid.