Je werkt met een ERP-systeem
Bedrijven met veel facturen hebben vaak een ERP-systeem. ‘XML’ en ‘UBL’ zijn voor de IT-ers van deze bedrijven geen onbekende begrippen. Mogelijk werk je ook al met een service provider voor je e-facturatie?
Doorloop het stappenplan om je ervan te verzekeren dat je correcte e-facturen kan versturen.
Kies het scenario dat voor jouw bedrijf van toepassing is, en start daarna bij de aangeduide stap in het stappenplan:
- Mijn bedrijf implementeert zelf de Peppol-standaard en kiest zelf het access punt (start bij stap 1)
- Mijn bedrijf vertrouwt de opmaak van de Peppol-factuur toe aan een derde partij en heeft daarbij al dan niet de keuze welk access punt gebruikt wordt (start meteen bij stap 2)
Wil je toch nog meer informatie over e-facturatie in het algemeen?
Je vindt de webinars en de opleidingen over elektronische facturatie op de pagina ‘opleiding en informatiesessies’(opent in nieuw venster)
Mijn bedrijf implementeert zelf de Peppol-standaard en kiest zelf het access punt
- Stap 1
Als jouw bedrijf de Peppolstandaard implementeert, is het belangrijk dat alle vereiste gegevens correct worden vermeld, en dat dit in de juiste versie gebeurt, met name de PEPPOL BIS V3-standaard. Dit zorgt er immers voor dat de e-factuur door alle betrokkenen kan ingelezen worden.
Consulteer de Peppol BIS V3-standaard(opent in nieuw venster)
Om te controleren of je XML inderdaad voldoet aan de Peppol BIS V3-standaard, kan je deze Peppol-XML online valideren:
Valideer jouw Peppol XML(opent in nieuw venster)
Mijn Peppol-XML werd niet succesvol gevalideerd. Bekijk de foutmeldingen, doe de nodige aanpassingen en herhaal de validatie.
Mijn Peppol-XML wordt succesvol gevalideerd. Bekijk de onderstaande aandachtspunten en ga nadien naar de volgende stap.
Let ook op de andere gegevens die correct weergegeven moeten worden in je XML-bestand!
Naast de verplichte gegevens om Peppol compliant te zijn, moet je ook rekening houden met:
- De wettelijke Belgische gegevens zoals die ook van toepassing zijn voor elke factuur, ongeacht de vorm:
Kijk na op e-factuur.belgium.be(opent in nieuw venster) - De business requirements van je klant. Dit zijn extra gegevens die jouw klant in zijn opdrachtdocumenten en in overleg met jou zal vragen om op te nemen in jouw bestand. Een frequent voorbeeld hiervan is het verplichte ordernummer. Om te weten welke ‘business vereisten’ je moet toepassen, kan je best contact opnemen met je inhoudelijke contactpersoon bij je overheidsklant.
- De wettelijke Belgische gegevens zoals die ook van toepassing zijn voor elke factuur, ongeacht de vorm:
- Stap 2
Een access punt is nodig om te kunnen communiceren via het Peppol-netwerk. We raden je het volgende aan:
- De door Peppol erkende access punten zijn online terug te vinden
Raadpleeg de erkende access punten(opent in nieuw venster)
Weet ook dat je in plaats van te kiezen voor een extern access punt, je als groot bedrijf en veelverzender ook zou kunnen kiezen om zelf access punt te worden.
- De door Peppol erkende access punten zijn online terug te vinden
- Stap 3
Je zal uitgenodigd worden om:
- De Peppol-compliancy test uit te voeren
- Documenten naar het access punt van de overheid te verzenden
Deze testen gebeuren onder de coördinatie van BOSA. Neem contact op met BOSA via het e-mailadres Peppol@bosa.fgov.be(opent in uw e-mail applicatie).
Deze testen zijn succesvol uitgevoerd. Ga dan naar stap 4.
- Stap 4
Het is aanbevolen een ‘end-to-end’ test uit te voeren zodat we kunnen verzekeren dat de e-facturen goed aankomen. Die test bestaat uit het correct versturen van een factuur, een kredietnota en eventueel een bijlage.
Alhoewel de Europese Richtlijn e-facturatie je zal toestaan onmiddellijk, zonder testen, een e-factuur te zenden, biedt voorafgaandelijke testen je de garantie dat het effectief starten met het zenden van e-facturen succesvol zal verlopen. Na succesvolle testen kan je starten met het zenden van e-facturen! Duizenden leveranciers van de overheid doen dit ondertussen.
, Ik heb al WEL een end-to-end test uitgevoerd
Super! Je hebt nu alle stappen doorlopen en je weet nu zeker dat je correct e-facturen kan versturen naar de Vlaamse overheid.Ik heb nog GEEN end-to-end test uitgevoerd
Ga naar stap 5
- Stap 5
Je neemt contact op met je eindklant en meld dat je een test wenst uit te voeren, die altijd zal bestaan uit een factuur, een kredietnota en eventueel een bijlage. Je ontvangt bijkomende informatie en begeleiding.
, Ik heb de end-to-end test succesvol uitgevoerd.
Super! Je hebt nu alle stappen doorlopen en je weet nu zeker dat je correct e-facturen kan versturen naar de Vlaamse overheid.