chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    e-invoicing voor leveranciers

    Wijziging adres maatschappelijke zetel Ministeries van de Vlaamse Gemeenschap

    Wanneer u het adres van de maatschappelijke zetel van de Ministeries van de Vlaamse Gemeenschap (KBO-nummer O316.380.841) automatisch laat verschijnen op uw e-facturen, noteer dat vanaf 9 november 2017 dit adres wijzigt van Boudewijnlaan 30 bus 50, 1000 Brussel naar Havenlaan 88 bus 50, 1000 Brussel.

    Indien u als bedrijf - in het kader van uw opdracht voor een overheid - verplicht bent een e-factuur te zenden, biedt deze bladzijde u informatie om hier zo snel en efficiënt mogelijk mee aan de slag te gaan.

    1. De verplichting is een opportuniteit

    Overheden verplichten e-facturatie in het kader van de Europese Richtlijn 2014/55/EU. De Vlaamse overheid vraagt e-facturen van haar leveranciers voor alle opdrachten sinds 1.1.2017. Deze verplichting is voor u als bedrijf een opportuniteit. Maak hier gebruik van om uw hele facturatieproces te digitaliseren en zo een belangrijke stap naar verdere digitalisering te zetten 
    Maak een keuze die strategisch en doordacht is.

    2. Gratis informatiesessies

    De Vlaamse overheid organiseert sinds 2015 maandelijks informatiesessies over elektronische facturatie. Deze sessies zijn gratis én vinden plaats op verschillende locaties in Vlaanderen. Tot op heden namen meer dan 6000 bedrijven deel. 
    Tijdens deze informatiesessies krijgt u informatie over:
    - de voordelen van e-facturen,
    - het beleid van de overheden,
    - de verschillende scenario’s om aan de slag te gaan

    De eerstvolgende informatiesessies vinden plaats op:

    • Woensdag 21 november 2018, van 10u tot 12u, in het VAC Antwerpen - VOLZET
    • Dinsdag 5 februari 2019, van 10u tot 12u, in het VAC Leuven
    • Donderdag 4 april 2019, van 10u tot 12u, in het VAC Gent

    In de loop van het voorjaar 2019 worden nieuwe infosessies voorzien.

    Inschrijven op e.procurement@vlaanderen.be, met vermelding van de naam van uw bedrijf, het ondernemingsnummer, het e-mailadres, de naam en functie van de deelnemer. De informatiesessies zijn gratis voor de bedrijven.

    3. Kies de voor uw bedrijf geschikte optie

    Inzetten op elektronische facturatie betekent dat u de voor uw bedrijf de meest geschikte optie kiest. Heeft u een veel of een minder uitgaande facturen? Heeft u veel overheidsklanten? Heeft u een ERP of maakt u facturen bijvoorbeeld in Word?

    Er zijn verschillende scenario’s mogelijk:

    TYPE BEDRIJF
    bedrijf met…

    OPTIE

    MEER INFO

    CONTACT

    GESCHATTE DOORLOOPTIJD

    BEOORDELING

    ERP

    PEPPOL- kies Access Punt (AP)

    Zie 4a

    Uw AP

    3 maand

    B2B én B2G
    internationaal
    strategisch

    BOEKHOUD- FACTURATIEPAKKET

    PEPPOL-
    check of uw pakket klaar is

    Zie 4b

    Leverancier van uw pakket

    1 week

    B2B én B2G
    internationaal
    strategisch

    WORD, EXCEL, PDF…

    PEPPOL- kies toepassing

    Zie 4c

    Leverancier van uw toepassing

    1 week

    B2B én B2G
    internationaal
    strategisch

    ENKELE FACTUREN, ALLEEN NAAR OVERHEID

    Mercurius PORTAAL

    Zie 5

    e.procurement@vlaanderen.be

    1 dag

    enkel B2G
    enkel België
    tijdsintensief

    korte termijn

    tijdelijk

    B2B = Business 2 business, facturatie tussen bedrijven onderling
    B2G = Business 2 government, facturatie tussen bedrijven en overheden

    4. Gebruik van het PEPPOL-model

    De Vlaamse en federale overheid koos samen met AGORIA en het VBO voor het PEPPOL-model. Dit is de slimste manier om aan e-facturatie te doen. Meer informatie over de keuze voor PEPPOL vindt u op PEPPOL en MERCURIUS.

    Gebruik maken van het PEPPOL model biedt u de garantie dat u met de Europese norm werkt en dat u kunt e-factureren in de B2G- én in de B2B-omgeving.
    Het PEPPOL-model is een vierhoekstenenmodel dat maatwerk reduceert en uitsluitend werkt met ACCESS POINTS. In België is er een autoriteit die toezicht houdt op het correcte gebruik van dit model. Deze autoriteitsrol is opgenomen door de federale overheid (BOSA).

    Elk bedrijf kan gebruik maken van dit PEPPOL-model. Hoe u dit gebruikt is natuurlijk afhankelijk van uw volume facturen en uw financieel systeem, facturatie- of boekhoudpakket.

    4A. Een bedrijf met een ERP

    Bedrijven met veel facturen hebben vaak een ERP.  ‘XML’ en ‘UBL’ zijn voor de IT-ers van deze bedrijven geen onbekende begrippen. Mogelijk werkt u ook al met een service provider voor uw e-invoicing? 
    Volgende stappen moeten doorlopen worden:

    • 1

      Het maken van de PEPPOL-factuur

      Volgende scenario's zijn mogelijk:

      U kunt deze PEPPOL-XML valideren op:

      https://vefa.difi.no/validator/

      Hierbij test u uw PEPPOL-XML en de ontvangst bij het AP Mercurius. Zie ook de  bijkomende informatie .

      http://peppol.helger.com/public/menuitem-validation-bis2

      Voorbeeld: COLRUYTGROUP nv
      Vervolg: stap 2 

      • (4A2) U vertrouwt de opmaak van de PEPPOL-factuur toe aan een derde partij. 
        U bezorgt in dit geval de papieren, de PDF-factuur, of de niet-gestandaardiseerde XML-factuur aan deze derde partij. 
        Voorbeeld: PROXIMUS
        Vervolg: stap 2 
      • (4A3) U schrijft de PEPPOL XML-factuur én wordt meteen uw eigen ACCESS PUNT.
        Voorbeeld: CRONOS nv
        Vervolg: stap 3
    • 2

      Het kiezen van een ACCESS PUNT

      Bedrijven met een ERP-systeem in het scenario 4A1 en 4A2 moeten een Access Punt kiezen. Een XML kan niet per mail naar een ontvangend financieel gestuurd worden.  Er wordt evenmin een punt-tot-punt connectie gemaakt. 
      De door PEPPOL erkende ACCESS POINTS zijn te vinden op: 
      http://www.peppol.eu/adoption/access-point-providers

      Er zijn twee mogelijke scenario’s.

      • Eerste scenario
        Het door u gekozen ACCESS PUNT (AP) heeft nog nooit een e-factuur naar het ACCESS PUNT van de Vlaamse en Belgische overheid gezonden.
        ==> Uw ACCESS PUNT zal uitgenodigd worden om:
        (1) PEPPOL compliancy testen uit te voeren 
        (2) Documenten naar het AP van de overheid te zenden. 
        Deze testen gebeuren onder de coördinatie van BOSA.  Neem contact met peppol@bosa.fgov.be
        Zodra dit succesvol afgewerkt is, zie stap 3 en 4.
      • Tweede scenario
        Het door u gekozen ACCESS PUNT stuurt al succesvol e-facturen naar het AP van de Vlaamse en Belgische overheden. Vervolg: stap 3 en 4.

        Welke ACCESS POINTS sturen al succesvol e-facturen via PEPPOL naar de overheid?
        Hoe kunt u hen als bedrijf inschatten en contacteren?

      Lijst met ACCESS PUNTEN in PEPPOL die succesvol e-facturen verzenden naar de overheid, met contactpersonen en bijkomende informatie (lijst 1)

    • 3

      Het toepassen van de Business Requirements

      Als u als bedrijf een e-factuur zendt naar de ontvanger, wilt u dat deze ontvanger deze e-factuur ook correct kan verwerken.  Dit geeft u immers de garantie op een snelle betaling. 
      Verzenders en ontvangers spreken af aan welke ‘business vereisten’ de e-factuur moet voldoen.  Omdat heel vaak dezelfde vereisten (een voorbeeld hiervan is het ordernummer) geformuleerd worden, heeft de overheid haar zogenaamde business vereisten gestroomlijnd en verduidelijkt.

      U vindt deze Business Requirements van de overheid

      Om te weten welke ‘business vereisten’ u moet toepassen, kunt u contact opnemen met uw inhoudelijke contactpersoon bij uw overheidsklant of bij het centrale e-invoicingteam via e.procurement@vlaanderen.be .

    • 4

      Het uitvoeren van end to end testen

      Voor leveranciers met grote factuurvolumes is het aanbevolen een ‘end to end’-test uit te voeren.  Alhoewel de Europese Richtlijn e-invoicing u zal toestaan onmiddellijk, zonder testen, een e-factuur te zenden, biedt voorafgaandelijke testen u de garantie dat het effectief starten met het zenden van e-facturen succesvol zal verlopen.   
      U neemt contact op met e.procurement@vlaanderen.be en meldt dat u een test wenst uit te voeren.  U ontvangt bijkomende informatie en begeleiding.  
      Na succesvolle testen kunt u starten met het zenden van e-facturen!  Duizenden leveranciers van de overheid doen dit ondertussen.

    4B. Een bedrijf met een boekhoud- of facturatiepakket

    Maakt u voor het ontvangen en verzenden van uw facturen gebruik van een boekhoud- op facturatiepakket, dan is de kans groot dat uw pakket nu al in staat is een e-factuur te zenden. Bovendien hebben de meeste boekhoud- en facturatiepakketten reeds een ACCESS PUNT in het PEPPOL-model gekozen.
    Kijk na of uw pakket op de lijst met boekhoud- en facturatiepakketten die succesvol PEPPOL e-facturen naar de (Vlaamse) overheid verzenden aan de hand van de lijst van boekhoud- en facturatiepakketten (Lijst 2) .

    Op basis van deze lijst kan u bepalen in welk scenario u zich bevindt:

    4C. Een bedrijf zonder pakket.  U maakt facturen in Word, Excel, PDF…

    Maakt uw bedrijf nog facturen in Word of Excel die u vervolgens als PDF verzendt?  
    De voorbije jaren zijn er tal van facturatiepakketten op de markt gekomen die zich in het bijzonder richten op bedrijven met kleine factuurvolumes.  
    Het is ten zeerste aanbevolen deze toepassingen te vergelijken, hen te contacteren en een offerte te vragen.

    Zo maakt u zich als bedrijf klaar op de digitale toekomst.

    Bekijk welke oplossing er beschikbaar zijn voor kleine bedrijven (lijst 3)

    U kan ook de lijst bekijken van alle pakketten die klaar zijn voor PEPPOL (lijst 2)

    4D. Overzicht van de werkende toepassingen in PEPPOL

    BEDRIJFSPROFIEL

    LIJST MET WERKENDE TOEPASSINGEN IN PEPPOL

    Met ERP

    zie lijst 1

    Met boekhoud- of facturatiepakket

    zie lijst 2

    Word, Excel, PDF, papier…

    zie lijst 3

    5. Het Mercuriusportaal

    Telefonische helpdesk voor ‘kleine’ Belgische leveranciers

    Nederlandstalige, Belgische leveranciers met slechts weinig facturen naar de overheid, die ondersteuning nodig hebben bij het portaalgebruik voor het sturen van de e-factuur kunnen beroep doen op de telefonische helpdesk op

    • maandag van 13 tot 16:30 u.
    • dinsdag van 8 tot 12 u.
    • donderdag van   8 tot 12 u.

    U kunt daarvoor terecht op 02 553 48 17

    Het e.procurement@vlaanderen.be blijft 24/7 beschikbaar voor alle ondersteuning rond e-invoicing.

    Het gebruik van het Mercuriusportaal is een tijdelijke oplossing.  Deze portaal heeft immers tal van beperkingen die een toekomstgerichte digitalisering van het facturatieproces in de weg staan.  Overheden en vertegenwoordigers van de bedrijven wijzen er op dat de oplossingen in de private markt meer aangewezen zijn.

    • Dit portaal is immers het zoveelste portaal…
    • Vereist manuele (en bijgevolg dubbele) invoer van uw factuurgegevens
    • Het is weinig gebruiksvriendelijk.
    • Het portaal laat enkel facturatie toe naar overheden.
    • Het kan enkel gebruikt worden voor eenvoudige facturen
    • Het is niet de taak van de overheid een facturatietoepassing te ontwikkelen.

    Het is dus aanbevolen een private e-facturatietoepassing die aansluit op het PEPPOL-model te gebruiken.

    Wenst u – als tussenoplossing en in afwachting van uw meer toekomstgerichte keuze - toch het Mercuriusportaal te gebruiken?  Neem dan bijgevoegde instructies door:

    Ga - nadat u de handleidingen bij de hand genomen hebt - naar de portaal https://digital.belgium.be/e-invoicing/MercuriusLogin.html om uw e-factuur effectief te maken.

    6. Welke overheden kunt u bereiken via het PEPPOL-model en het Mercuriusportaal?

    U kunt nagaan naar welke overheden u uw e-factuur kunt zenden via deze lijst (Lijst 4).

    7. Welke bedrijven gebruiken PEPPOL?

    Op  deze lijst vindt u de leveranciers die e-facturen naar de Vlaamse overheid zenden  (Lijst 5). Noteer evenwel dat deze lijst nooit volledig is…

    8. Nood aan meer ondersteuning?

    Mogelijk hebt u als bedrijf meer nood aan informatie of afstemming?  Mail naar e.procurement@vlaanderen.be

    Wij nemen dan contact met u op.