chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Enige aankoopcentrale

    De Vlaamse Regering stelde op 2 oktober 2020 Het Facilitair Bedrijf aan als enige aankoopcentrale in de Vlaamse overheid voor “gangbare en gebruikelijke ondersteunende goederen en diensten”.

    Door de aankoopkracht binnen de Vlaamse overheid samen te brengen, zal je als entititeit meer dienstverlening ontvangen met dezelfde middelen of evenveel dienstverlening met minder middelen.

    Zo kan je als klant van Het Facilitair Bedrijf besparen en gebruikmaken van betere contracten. Hiervoor zal Het Facilitair Bedrijf een traject van aansluitingsprojecten opzetten. Per entiteit die raamcontracten afsluit binnen de projectscope, worden daar de opportuniteiten in kaart gebracht. Zodat er steeds een win-win situatie is - voor jou als klant en voor Het Facilitair Bedrijf.

    Het Vlaams Energiebedrijf behoudt zijn rol als aankoopcentrale voor energie en energie-efficiëntiediensten.

    Lees de volledige nota over de enige aankoopcentrale

    Welke goederen en diensten zijn gangbaar en gebruikelijk?

    We toetsen het product of de dienst aan deze drie vragen:

    1. Is het product of de dienst ook nuttig voor andere entiteiten?
      Dit duidt op het bestaan van een gemeenschappelijke aankoopactiviteit.
      Bijvoorbeeld: bestellingen door andere entiteiten, met een andere dienstverlening en taakinvulling, zijn een goede voorspeller of een goed of dienst kan worden beschouwd als gangbaar, gebruikelijk en gemeenschappelijk.
    1. Is het product of de dienst ook nuttig voor een ander beleidsdomein?
      Voor producten en diensten uit een raamovereenkomst die als aankoopcentrale in de markt werd gezet, is het duidelijk dat ze bruikbaar zijn voor andere entiteiten. Producten en diensten die enkel bruikbaar zijn voor de eigen entiteit, zullen in grote mate verweven zijn met de kerntaak van de entiteit. Deze producten en diensten vallen buiten de scope van het project.
    1. Beschikken andere entiteiten ook over inhoudelijke expertise?
      Voor een aankoopproject dat wordt opgenomen door Het Facilitair Bedrijf wordt de economische en juridische functie ook in Het Facilitair Bedrijf gesitueerd. Voor het productmanagement (= inhoudelijke functie) is dat niet noodzakelijk het geval. Een intensieve samenwerking is dan noodzakelijk.

    Wanneer op deze drie vragen positief kan worden geantwoord, moet het contract opgenomen worden in het project van de enige aankoopcentrale (= in scope, zie hieronder).

    Wanneer op één van deze vragen positief wordt geantwoord, kunnen Het Facilitair Bedrijf en de betreffende entiteit samen beslissen of het contract mee in de scope wordt genomen.

    Afspraken voor producten en diensten in scope

    Voor de producten en diensten die in de scope vallen van het project, worden er concrete afspraken gemaakt met de entiteit.

    1. Is het product of de dienst ook beschikbaar via een lopende raamovereenkomst van Het Facilitair Bedrijf?
      De entiteit neemt dan na afloop van de eigen raamovereenkomst af van de raamovereenkomst van Het Facilitair Bedrijf (exclusief overdracht van middelen).
    2. Is het product of de dienst ook beschikbaar via een raamovereenkomst van Het Facilitair Bedrijf, maar voldoet deze raamovereenkomst niet aan de functionele behoefte?
      De raamovereenkomst van Het Facilitair Bedrijf moet bij de vernieuwing uitgebreid worden zodat ze wel bruikbaar is voor de entiteit (inclusief overdracht van middelen).
    3. Is het product of de dienst niet beschikbaar via een lopende raamovereenkomst van Het Facilitair Bedrijf?
      Het Facilitair Bedrijf bekijkt dan de mogelijkheid om het product of de dienst toe te voegen aan het portfolio en een raamovereenkomst op te stellen binnen Het Facilitair Bedrijf (inclusief overdracht van middelen).

    Lees de volledige nota over de beslissingsboom.

    Hoe verlopen de aansluitingstrajecten?

    Het projectteam werkt in samenspraak met alle entiteiten die behoren tot de scope van het project, een aansluitingstraject uit. Het aansluitingstraject zal voor de ene entiteit intensiever zijn, dan voor de andere entiteit.

    Nota over het aansluitingstraject

    Nota met de gewijzigde planning

    Hieronder vind je de stappen die elk aansluitingstraject doorloopt:

    • 1

      Opstart

      Elk aansluitingstraject start met een voorstelling van het project op het managementcomité van het beleidsdomein. Deze opstartmomenten zullen voor elk beleidsdomein nog in 2021 ingepland worden.

    • 2

      Verkenning

      Het project wordt voorgesteld aan de entiteit. We komen tot een besluit of er een verder aansluitingstraject opgestart moet worden of niet.

      • Bijvoorbeeld: als er consensus is dat de entiteit geen contracten maakt voor gangbare en gebruikelijke goederen en diensten, kunnen we besluiten om geen verder aansluitingstraject op te starten.

      Indien er wel een aansluitingstraject opgestart wordt, of indien dit verder uitgeklaard moet worden, duidt de entiteit de gesprekspartners aan voor een volgende fase. Dit betekent concreet dat er een SPOC wordt aangeduid en een stuurgroep op entiteitsniveau wordt samengesteld.

    • 3

      Voorbereiding

      De raamcontracten die een entiteit maakt (al dan niet als aankoopcentrale) worden opgelijst en besproken. In deze fase worden de contract getoetst aan de beslissingsboom en worden er voor de contracten in scope afspraken gemaakt over de overname door Het Facilitair Bedrijf.

    • 4

      Transitie

      De aankoopcentrale en de entiteit werken de afspraken over de overname van contracten, middelen, timing, verloop, … verder uit in een transitieplan. Dit wordt gevalideerd en uitgevoerd.

    • 5

      Evaluatie

      Op het einde van elk aansluitingstraject gaan we na hoe dit verlopen is en wat we hieruit leren voor een volgend aansluitingstraject.

    Veelgestelde vragen

    Over welke entiteiten gaat het?

    Dit programma richt zich naar de entiteiten die behoren tot de Vlaamse administratie zoals gedefinieerd in artikel I.3 2° van het Bestuursdecreet van 7 december 2018. Dit wil zeggen dat deze entiteiten niet meer als aankoopcentrale kunnen optreden voor gangbare en gebruikelijke ondersteunende goederen en diensten.

    Volgende entiteiten zijn in de beslissing gevat:

    Naam entiteit

    Agentschap Binnenlands Bestuur

    Agentschap Facilitair Bedrijf

    Agentschap Informatie Vlaanderen

    Agentschap Innoveren en Ondernemen

    Agentschap Integratie en Inburgering

    Agentschap Overheidspersoneel

    Agentschap Plantentuin Meise

    Agentschap Vlaamse Sociale Bescherming

    Agentschap voor Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs, Kwalificaties en Studietoelagen

    Agentschap voor Infrastructuur in het Onderwijs

    Agentschap voor Maritieme Dienstverlening en Kust

    Agentschap voor Natuur en Bos

    Agentschap voor Onderwijsdiensten

    Agentschap Wegen en Verkeer

    Agentschap Zorg en Gezondheid

    Audit Vlaanderen

    de Rand

    De Vlaamse Waterweg

    Departement Cultuur, Jeugd en Media

    Departement Economie, Wetenschap en Innovatie

    Departement Financiën en Begroting

    Departement Kanselarij en Buitenlandse Zaken

    Departement Landbouw en Visserij

    Departement Mobiliteit en Openbare Werken

    Departement Omgeving

    Departement Onderwijs en Vorming

    Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin

    Departement Werk en Sociale Economie

    Dienst van de Bestuursrechtscolleges

    ESF - Agentschap Vlaanderen

    Fonds Jongerenwelzijn

    Fonds voor wetenschappelijk Onderzoek - Vlaanderen

    Instituut voor Landbouw-, Visserij- en Voedingsonderzoek

    Instituut voor Natuur- en Bosonderzoek

    Koninklijk Museum voor Schone Kunsten Antwerpen

    Luchthavenontwikkelingsmaatschappij Antwerpen

    Luchthavenontwikkelingsmaatschappij Oostende-Brugge

    Muntpunt

    Onderwijsinspectie

    Onroerend Erfgoed

    Openbaar Psychiatrisch Zorgcentrum Geel

    Openbaar Psychiatrisch Zorgcentrum Rekem

    Openbare Vlaamse Afvalstoffenmaatschappij

    Opgroeien

    Opgroeien regie

    Sport Vlaanderen

    Toegankelijk Vlaanderen

    Toerisme Vlaanderen

    Vlaams Agentschap voor de Uitbetaling van Toelagen in het kader van het Gezinsbeleid

    Vlaams Agentschap voor Internationaal Ondernemen

    Vlaams Agentschap voor Ondernemingsvorming - Syntra Vlaanderen

    Vlaamse Agentschap voor Personen met een Handicap

    Vlaams Agentschap voor Samenwerking rond Gegevensdeling tussen de Actoren in de Zorg

    Vlaams Centrum voor Agro- en Visserijmarketing

    Vlaams Energieagentschap

    Vlaams Energiebedrijf

    Vlaams Infrastructuurfonds voor Persoonsgebonden Aangelegenheden

    Vlaams Pensioensfonds

    Vlaamse Belastingdienst

    Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding

    Vlaamse Havens

    Vlaamse Landmaatschappij

    Vlaamse Maatschappij voor Sociaal Wonen

    Vlaamse milieumaatschappij

    Vlaamse Regulator voor de Media

    Vlaamse Vereniging voor ICT-personeel

    Vlaamse Vervoermaatschappij - De Lijn

    Wonen-Vlaanderen

    Kunnen entiteiten zelf nog raamcontracten afsluiten?

    Het project heeft enkel betrekking op gangbare en gebruikelijke goederen. Wanneer een entiteit nood heeft aan specifieke raamcontracten, zoals bijvoorbeeld enkelbanden voor elektronisch toezicht of een onderhoudscontract voor sluizen, valt dat niet binnen dit project.

    Het project spitst zich toe op de figuur van de aankoopcentrale. Dat betekent dat het entiteiten nog steeds is toegestaan raamcontracten af te sluiten voor gangbare en gebruikelijke goederen en diensten, maar enkel voor de eigen rechtspersoon. Maar toch zullen ook deze raamcontracten voor de eigen rechtspersoon mee worden genomen tijdens aansluitingstrajecten van entiteiten, aangezien hier efficiëntiewinsten en marktvoordelen zijn te behalen.

    Vanaf wanneer dient een entiteit zijn beleid rond raamcontracten te wijzigen?

    Met iedere entiteit zal in de komende periode een aansluitingstraject worden vastgelegd. Tot dan toe blijft alles bij het oude: iedere entiteit sluit de nodige contracten af om zijn dienstverlening gaande te houden. Pas na een aansluitingstraject zullen de afspraken wijzigen.

    Kan Het Facilitair Bedrijf ook contracten voor mijn entiteit afsluiten die niet gangbaar en gebruikelijk zijn?

    Voor ieder contract dat wordt overgedragen naar Het Facilitair Bedrijf, wordt in kaart gebracht hoeveel VTE nodig zijn in bij Het Facilitair Bedrijf om dit te kunnen aanbieden in de toekomst. Daarbij wordt steeds gestreefd naar een besparing, zodat uiteindelijk ofwel het contract verbetert, ofwel de entiteit die het contract overdraagt VTE kan besparen.

    In een dergelijk traject kunnen eveneens niet-gangbare of gebruikelijke goederen en diensten worden besproken, op vraag van de toetredende entiteit.

    Hoe weet ik dat de kwaliteit van de contracten zal worden gewaarborgd?

    Ieder contract komt tot stand binnen een competentiedriehoek: een productmanager die het product of de dienst het best kent, een aankoper die zorgt voor een goede prijs-kwaliteit en een jurist die zorgt voor juridisch stabiele contracten. De rol van productmanager zal, wanneer de kennis vooral in een toetredende entiteit zit, bij deze entiteit blijven.

    Bij iedere aansluiting tijdens het traject zullen alle contracten in scope worden besproken en zullen afspraken worden gemaakt over de gevraagde kwaliteit. Deze worden ondertekend door Het Facilitair Bedrijf en de toetredende entiteit.

    Contacteer ons

    Vragen, opmerkingen, suggesties? Neem contact op met Het Facilitair Bedrijf via www.facilipunt.be of telefonisch op (02 55)3 20 00 of via mail naar facilipunt@vlaanderen.be.