Enige aankoopcentrale
De Vlaamse Regering stelde op 2 oktober 2020 Het Facilitair Bedrijf aan als enige aankoopcentrale in de Vlaamse overheid voor “gangbare en gebruikelijke ondersteunende goederen en diensten”.
Door de aankoopkracht binnen de Vlaamse overheid samen te brengen, zal je als entititeit meer dienstverlening ontvangen met dezelfde middelen of evenveel dienstverlening met minder middelen.
Zo kan je als klant van Het Facilitair Bedrijf besparen en gebruikmaken van betere contracten. Hiervoor zal Het Facilitair Bedrijf een traject van aansluitingsprojecten opzetten. Per entiteit die raamcontracten afsluit binnen de projectscope, worden daar de opportuniteiten in kaart gebracht. Zodat er steeds een win-win situatie is - voor jou als klant en voor Het Facilitair Bedrijf.
Het Vlaams Energiebedrijf behoudt zijn rol als aankoopcentrale voor energie en energie-efficiëntiediensten.
Lees de volledige nota over de enige aankoopcentrale(opent in nieuw venster)
Welke goederen en diensten zijn gangbaar en gebruikelijk?
We toetsen het product of de dienst aan deze drie vragen:
- Is het product of de dienst ook nuttig voor andere entiteiten?
Dit duidt op het bestaan van een gemeenschappelijke aankoopactiviteit.
Bijvoorbeeld: bestellingen door andere entiteiten, met een andere dienstverlening en taakinvulling, zijn een goede voorspeller of een goed of dienst kan worden beschouwd als gangbaar, gebruikelijk en gemeenschappelijk.
- Is het product of de dienst ook nuttig voor een ander beleidsdomein?
Voor producten en diensten uit een raamovereenkomst die als aankoopcentrale in de markt werd gezet, is het duidelijk dat ze bruikbaar zijn voor andere entiteiten. Producten en diensten die enkel bruikbaar zijn voor de eigen entiteit, zullen in grote mate verweven zijn met de kerntaak van de entiteit. Deze producten en diensten vallen buiten de scope van het project.
- Beschikken andere entiteiten ook over inhoudelijke expertise?
Voor een aankoopproject dat wordt opgenomen door Het Facilitair Bedrijf wordt de economische en juridische functie ook in Het Facilitair Bedrijf gesitueerd. Voor het productmanagement (= inhoudelijke functie) is dat niet noodzakelijk het geval. Een intensieve samenwerking is dan noodzakelijk.
Wanneer op deze drie vragen positief kan worden geantwoord, moet het contract opgenomen worden in het project van de enige aankoopcentrale (= in scope, zie hieronder).
Wanneer op één van deze vragen positief wordt geantwoord, kunnen Het Facilitair Bedrijf en de betreffende entiteit samen beslissen of het contract mee in de scope wordt genomen.
Afspraken voor producten en diensten in scope
Voor de producten en diensten die in de scope vallen van het project, worden er concrete afspraken gemaakt met de entiteit.
- Is het product of de dienst ook beschikbaar via een lopende raamovereenkomst van Het Facilitair Bedrijf?
De entiteit neemt dan na afloop van de eigen raamovereenkomst af van de raamovereenkomst van Het Facilitair Bedrijf (exclusief overdracht van middelen). - Is het product of de dienst ook beschikbaar via een raamovereenkomst van Het Facilitair Bedrijf, maar voldoet deze raamovereenkomst niet aan de functionele behoefte?
De raamovereenkomst van Het Facilitair Bedrijf moet bij de vernieuwing uitgebreid worden zodat ze wel bruikbaar is voor de entiteit (inclusief overdracht van middelen). - Is het product of de dienst niet beschikbaar via een lopende raamovereenkomst van Het Facilitair Bedrijf?
Het Facilitair Bedrijf bekijkt dan de mogelijkheid om het product of de dienst toe te voegen aan het portfolio en een raamovereenkomst op te stellen binnen Het Facilitair Bedrijf (inclusief overdracht van middelen).
Lees de volledige nota over de beslissingsboom.(PDF bestand opent in nieuw venster)
Hoe verlopen de aansluitingstrajecten?
Het projectteam werkt in samenspraak met alle entiteiten die behoren tot de scope van het project, een aansluitingstraject uit. Het aansluitingstraject zal voor de ene entiteit intensiever zijn, dan voor de andere entiteit.
Nota over het aansluitingstraject(PDF bestand opent in nieuw venster)
Hieronder vind je de stappen die elk aansluitingstraject doorloopt:
- Stap 1
Elk aansluitingstraject start met een voorstelling van het project op het managementcomité van het beleidsdomein. Deze opstartmomenten zullen voor elk beleidsdomein nog in 2021 ingepland worden.
- Stap 2
Het project wordt voorgesteld aan de entiteit. We komen tot een besluit of er een verder aansluitingstraject opgestart moet worden of niet.
- Bijvoorbeeld: als er consensus is dat de entiteit geen contracten maakt voor gangbare en gebruikelijke goederen en diensten, kunnen we besluiten om geen verder aansluitingstraject op te starten.
Indien er wel een aansluitingstraject opgestart wordt, of indien dit verder uitgeklaard moet worden, duidt de entiteit de gesprekspartners aan voor een volgende fase. Dit betekent concreet dat er een SPOC wordt aangeduid en een stuurgroep op entiteitsniveau wordt samengesteld.
- Stap 3
De raamcontracten die een entiteit maakt (al dan niet als aankoopcentrale) worden opgelijst en besproken. In deze fase worden de contract getoetst aan de beslissingsboom en worden er voor de contracten in scope afspraken gemaakt over de overname door Het Facilitair Bedrijf.
- Stap 4
De aankoopcentrale en de entiteit werken de afspraken over de overname van contracten, middelen, timing, verloop, … verder uit in een transitieplan. Dit wordt gevalideerd en uitgevoerd.
- Stap 5
Op het einde van elk aansluitingstraject gaan we na hoe dit verlopen is en wat we hieruit leren voor een volgend aansluitingstraject.