chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Duurzaam aan de slag blijven in coronatijden

    Werk jij als personeelslid van de Vlaamse overheid al langere tijd (voornamelijk) thuis? Dan kan het zijn dat je je werk anders moet invullen dan voordien. Deze webpagina helpt je met het duurzaam invullen van je job in tijden van maximaal thuiswerk. Ook als HR-specialist of leidinggevende vind je hier concrete handvaten terug.   

    Voor wie?

    • Je werkt binnen de diensten van de Vlaamse overheid.
    • Je bent op zoek naar een zinvolle en duurzame invulling van je job in coronatijden.
    • Als leidinggevende of HR-specialist ben je op zoek naar concrete handvaten.

    Algemene tips

    • 1

      Ga in gesprek met je leidinggevende over werken op kantoor

      Volgens de huidige maatregelen werk je maximaal van thuis. Je komt alleen naar kantoor voor activiteiten die je thuis niet kunt uitvoeren of waarvoor de aanwezigheid op kantoor een duidelijke meerwaarde heeft. 

      Wil je om een bepaalde reden op kantoor komen werken? Ga in gesprek met je leidinggevende. Die kan afspraken maken over de activiteiten waarvoor je naar kantoor kunt komen. 

    • 2

      Ga in gesprek over je takenpakket

      Leent je takenpakket zich onvoldoende tot telewerk? Bespreek met je leidinggevende of je alternatieve taken kunt opnemen. 

    • 3

      Verken online samenwerkingsmogelijkheden

      Verken nieuwe vormen van online communiceren en online samenwerken. Mogelijks kun je zo vanop afstand contact houden met collega's en klanten zonder fysiek samen te komen. Investeer in het opbouwen van kennis en vaardigheden om met deze technologieën om te gaan. Lees meer op de webpagina's 'Digitale werkplek' en 'Digitaal samenwerken zonder stress'

    • 4

      Investeer in je ontwikkeling

      Heb je nu ruimte of behoefte aan het ontwikkelen van nieuwe (digitale) vaardigheden? Stel jezelf concrete doelstellingen om het werken en communiceren op afstand onder de knie te krijgen. Lees meer op de webpagina ‘Digitaal samenwerken zonder stress’

    • 5

      Denk ook op lange termijn na over je job

      Misschien kan deze periode voor jou een moment van vertraging en reflectie zijn. Nadenken over je talenten en wat jou energie geeft, kan onder andere via de digitale doegidsen van het aanbod 'Loopbaan in eigen handen'Onderstaande vragen kunnen je alvast op weg helpen:

      • Welke talenten bezit je? Wat geeft je energie en kun je goed?
      • Hoe vaak kon je die talenten inzetten in je job voor de coronaperiode? Was je daar tevreden mee of wil je ze graag meer/minder inzetten in de toekomst?
      • Welke van die talenten zou je in de periode van maximaal thuiswerken meer willen inzetten? Wat wil je graag beter kunnen? Waar wil je de komende maanden verder op inzetten?
      • Hoe kun je dit realiseren? Denk aan digitale opleidingen, lezen van boeken, … Ga hierover in gesprek met collega’s, je leidinggevende of mensen in je privé-omgeving.

      Ben je niveau C (rang C1) of D? Dan kun je gebruik maken van opleidings- en loopbaancheques.

      Lees meer op de webpagina 'Loopbaan'

    Goed om weten

    • Bevind je je in herplaatsing of heb je een arbeidshandicap? Dan kun je contact opnemen met je individuele begeleider of jobcoach om de invulling van je takenpakket te bespreken.
    • Dreig je uit te vallen op het werk omwille van je werksituatie? Dan kun je, net als wanneer je bij ziekte of ongeval wil terugkeren, hulp of begeleiding vragen om je situatie te verbeteren. Lees meer op de webpagina's ‘Re-integratie’ en 'Mentaal welzijn in coronatijden'

    Informatie voor leidinggevenden

    • 1

      Ga in gesprek met je medewerkers over werken op kantoor

      Volgens de huidige maatregelen werken personeelsleden maximaal van thuis. Medewerkers komen alleen naar kantoor voor activiteiten die ze thuis niet kunnen uitvoeren of waarvoor de aanwezigheid op kantoor een duidelijke meerwaarde heeft. Jij maakt als leidinggevende afspraken over de activiteiten waarvoor je medewerkers naar kantoor komen. Denk bijvoorbeeld aan:

      • De start van een nieuwe collega
      • Een werk- of brainstormsessie voor een project
      • Face-to-face uitpraten van spanningen tussen collega's 
      • Geen internetverbinding in de woning of buurt door werkzaamheden

      Wilt een medewerker om een bepaalde reden op kantoor komen werken? Ga dan in gesprek. 

    • 2

      Houd geregeld digitaal teamoverleg

      Neem als leidinggevende een voorbeeldfunctie op. Stimuleer mensen om optimaal gebruik te maken van digitale technologie door deze als leidinggevende ook goed te hanteren. 

      Op zoek naar concrete tips rond digitaal samenwerken? Neem een kijkje op de webpagina ‘Digitaal samenwerken zonder stress’.

    • 3

      Overloop regelmatig de werkzaamheden van het team

      Ga na hoe het zit met de werkdruk. Hebben je medewerkers te weinig werk? Of net te veel? Bespreek in een teamoverleg de werkzaamheden van de teamleden: wat is gerealiseerd? Wat nog niet? Wat staat er op de planning voor de komende weken? 

      Wees er ook zeker van dat je iedereen bereikt. Als je gebruik maakt van e-mail, kun je bijvoorbeeld om een leesbevestiging vragen. 

    • 4

      Doe aan jobcrafting en teamcrafting indien nodig

      • Jobcrafting: bespreek met je team de mogelijkheid om jobs op een andere manier in te vullen en vraag naar suggesties. Hoe kunnen jullie bijvoorbeeld overschakelen naar een digitale dienstverlening?
      • Teamcrafting: bespreek met je team hoe de werking beter kan worden afgesteld op het werk in coronatijden. Bekijk of er taken herverdeeld en verschoven kunnen worden binnen het team. Kunnen taken van medewerkers die te veel werk hebben, opgenomen worden door mensen met minder werk (ook buiten het team)? 
    • 5

      Stimuleer medewerkers in hun ontwikkeling

      Stimuleer medewerkers om aan hun eigen ontwikkeling te werken, ook in uitvoering van de ontwikkelingsgerichte doelstellingen.  

    Informatie voor HR-specialisten

    • 1

      Maak een doorvertaling van de richtlijnen naar je eigen entiteit

      Volgens de huidige maatregelen werken personeelsleden maximaal van thuis. Medewerkers komen alleen naar kantoor voor activiteiten die ze thuis niet kunnen uitvoeren of waarvoor de aanwezigheid op kantoor een duidelijke meerwaarde heeft. De leidinggevende kan afspraken maken over de activiteiten waarvoor personeelsleden naar kantoor komen. Denk bijvoorbeeld aan:

      • De start van een nieuwe collega
      • Een werk- of brainstormsessie voor een project
      • Face-to-face uitpraten van spanningen tussen collega's 
      • Geen internetverbinding in de woning of buurt door werkzaamheden

      Reik handvaten aan voor het doorvertalen van de huidige richtlijnen rond PTOW in tijden van maximaal thuiswerk. Doe dit op entiteitsniveau, afdelingsniveau, teamniveau en individueel functieniveau. Pas daarbij de principes van Het Nieuwe Werken toe. 

    • 2

      Ondersteun teams bij het werken vanop afstand

      Ondersteun teams tijdens het werken vanop afstand bij

      • het behalen van resultaten
      • het bevorderen van sociale cohesie en organisatiebetrokkenheid
    • 3

      Monitor het welzijn van je medewerkers

      Monitor het welzijn van je medewerkers via (digitale) bevragingen. Hoe gaan ze om met maximaal thuiswerk? Ontstaat er sociaal isolement? Beschikken ze over een ergonomische werkplek?

      Bespreek de resultaten met het directieteam. Vraag aandacht voor personeelsleden die zich in een moeilijke thuissituatie bevinden, zowel fysiek als mentaal.

    • 4

      Pas de principes van verandermanagement toe

      Pas de principes van verandermanagement toe. Als entiteit kun je begeleiding aanvragen bij de overgang naar het Nieuwe Werken via het raamcontract met UNICORN. Denk hierbij aan: 

      • Focusgroepen (afspraken faciliteren op niveau organisatie en afdelingen)
        • Sociale cohesie bevorderen
        • Afspraken rond fysieke aanwezigheid/telewerken in wisselende omstandigheden 
      • Begeleiding teams (workshops, groepsgesprekken begeleiden)
        • Verwachtingen bespreekbaar maken (bijvoorbeeld over fysieke aanwezigheid, elkaar op de hoogte houden, ...) 
      • Coaching leidinggevenden
        • Faciliteren afspraken rond sociale cohesie en outputmanagement
    • 5

      Herbekijk indien nodig de invulling van taken binnen je organisatie

      Analyseer de thuiswerksituatie

      • Analyseer wat de gevolgen zijn van thuiswerken in coronatijden. Ontstaan er problemen als thuiswerk voor een langere periode wordt verlengd? Hebben bepaalde personeelsleden te weinig werk? Of komt er net te veel werk op hen af? Doe dit door binnen het personeelsplan de verschillende functiegroepen samen met de leidinggevenden te bekijken.

      Reik oplossingen aan

      • Stimuleer personeelsleden om aan hun ontwikkeling te werken. Verspreid tips rond digitaal leren: maak de module Leren in Vlimpers bekend binnen je organisatie en promoot bijvoorbeeld het volgen van webinars.
      • Onderzoek of er een andere jobinvulling mogelijk is voor bepaalde functies. Zo ja, ga dan altijd eerst een individueel gesprek aan met het personeelslid zelf. Dit werkt ook omgekeerd: wil een personeelslid een andere jobinvulling? Ga het gesprek dan aan.
      • Investeer in begeleiding bij digitalisering van het takenpakket van bepaalde functies. Denk bijvoorbeeld aan optimaal gebruik van Teams voor (klanten)overleg. Lees meer op de webpagina 'Digitaal samenwerken zonder stress'

      Zet een vraag- en aanbodplatform op binnen je organisatie

      • Op dit platform kunnen personeelsleden opdrachten en jobs aanbieden, of een oproep plaatsen. Zo kunnen personeelsleden alternatieve taken opnemen die zich lenen tot werken op afstand.
      • Zet hierbij in op de juiste tools. Je kunt bijvoorbeeld werken met een specifiek aangemaakt centraal e-mailadres, een intranetpagina, of Microsoft Forms om opdrachten gerichter te verzamelen. Maak gebruik van Microsoft Teams om onderling opdrachten verder te verfijnen. Ook Radar kun je gebruiken binnen je eigen entiteit om vraag en aanbod met elkaar te matchen.
    • 6

      Maak indien nodig gebruik van Radar

      Als HR-medewerker kun je Radar gebruiken om je vraag naar collectieve bijkomende werkkrachten te stellen. Je kunt dit beperken tot je eigen entiteit of openstellen binnen de Vlaamse overheid.

      Format: plaats voor de titel van je vacature de vermelding 'corona'. Zo is het voor de lezer duidelijk dat het om een tijdelijk aanbod gaat waarvan de duurtijd niet exact kan worden bepaald en alle partijen (gevende entiteit, ontvangende entiteit en medewerker) de tijdelijke uitwisseling kunnen stopzetten wanneer de situatie wijzigt.

      Belangrijk: ga altijd eerst een gesprek aan voordat je medewerkers ter beschikking stelt voor andere taken of jobs binnen de eigen organisatie of de Vlaamse overheid. Personeelsleden moeten zelf een andere job(invulling) willen en hier op vrijwillige basis aan participeren. Sommige medewerkers ervaren immers ook moeilijkheden met het combineren van verschillende rollen (werk versus privé) in coronatijden.  

    Documenten voor HR-specialisten

    Contact

    Heb je vragen over dit thema? Neem contact op met een HR-medewerker van je agentschap of departement of met je leidinggevende.