chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Verplichte registratie niet-telewerkbare functies

    Sinds november 2021 moeten alle departementen en agentschappen van de Vlaamse overheid het aantal niet-telewerkbare functies verplicht doorgeven aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ). 

    Wat?

    De verplichte registratie gaat over het aantal personeelsleden met een niet-telewerkbare functie die werkzaam zijn per vestigingseenheid. Dat moet telkens ten laatste op de zesde kalenderdag van de maand gebeuren. Op die manier kunnen de sociale inspectiediensten toezien op de naleving van de maatregel verplicht thuiswerk.

    Opgelet:

    • De situatie op 24 november 2021 wordt uiterlijk 30 november 2021 aangegeven.
    • De situatie op 3 januari 2022 wordt uiterlijk 6 januari 2022 aangegeven.

    Hoe registreren?

    Het Agentschap Overheidspersoneel (AgO) ondersteunt de departementen en agentschappen die zijn aangesloten bij Vlimpers maximaal bij die aangifte. AgO heeft nu ook een aanpak uitgewerkt voor de komende rapporteringsmomenten. Deze aanpak zet AgO voorlopig verder tot en met de rapportering begin juli.

    • Heeft jouw departement of agentschap de aangifte vorige keer via AgO gedaan? Dan zal AgO jouw departement of agentschap opnieuw meenemen in de aangifte.
      • Instructies:
        • De cases worden heropend op het moment dat de RSZ de nieuwe aangifteronde opent. Je krijgt een melding wanneer de case van jouw departement of agentschap opnieuw open is. 
        • Als er ten opzichte van de vorige maand niets is gewijzigd, voeg je enkel een notitie in de case toe met de melding dat de gegevens ongewijzigd blijven. Indien wel, duid de wijzigingen ten opzichte van de voorgaande aangifte in het document aan en voeg toe bij de notitie.
    • Doet jouw agentschap de aangifte niet via AgO? Dan ben je gecontacteerd door een van de coördinerende HRBP’s van AgO om af te spreken of je al dan niet de aangifte voor je agentschap zelf blijft doen.

    Richtlijnen 'verplicht telewerk'

    Het Crisismanagementteam (CMT) van het CCVO besliste op donderdag 18 november 2021 over de richtlijnen rond verplicht telewerk:

    • De continuïteit van de dienstverlening staat voorop. Personeelsleden in een niet-telewerkbare functie kunnen hun taken op terrein of op kantoor blijven doen. In de mate van het mogelijke combineren ze dit met thuiswerk. Deze personeelsleden moeten beschikken over een attest of ander bewijsstuk dat de noodzaak van hun aanwezigheid op het werk aantoont.  
    • De fysieke dienstverlening van de Vlaamse overheid blijft normaal verlopen. Waar volwaardig digitale alternatieven mogelijk zijn, kan ervoor gekozen worden om hier tijdelijk op over te schakelen.  
    • Personeelsleden met een telewerkbare functie kunnen tot 9 januari 2022 maximum 1 dag per week naar kantoor komen voor een terugkeermoment. Vanaf 10 januari 2022 wordt dit 2 keer per week. Per werkdag mag per vestigingseenheid maximaal 20% van de personeelsleden met een telewerkbare functie tegelijk aanwezig zijn, vanaf 13 december wordt dat 40%. 
    • Het doel van deze momenten is het bevorderen van pyschosociaal welzijn en de teamgeest op het werk. Het CMT roept de agentschappen en departementen van de Vlaamse overheid op om de afspraken rond terugkeermomenten te concretiseren voor afdelingen, teams en medewerkers, in dialoog met de betrokken personeelsleden. Entiteitsspecifieke afsprakenkaders rond hybride werken kunnen hier een kader voor bieden. Hou ook rekening met een maximale spreiding van verplaatsingen van en naar het werk buiten de spitsuren.
    • Er is opnieuw een verplichte registratie van telewerkbare en niet-telewerkbare functies. Het Agentschap Overheidspersoneel (AgO) ondersteunt dit voor alle Vlimpers-entiteiten.

    Veelgestelde vragen

    Algemeen

    1. Hoe moet ik 'niet-telewerkbare functies' interpreteren?

    Met niet-telewerkbare functie wordt bedoeld, elke functie die van nature ter plaatse moet uitgevoerd worden, bijvoorbeeld:

    • Terreinfuncties, bv. boswachters, groenarbeiders, werfleiders...
    • Onthaal- en logistieke functies
    • Catering- en schoonmaakpersoneel
    • Inspectiefuncties
    • Loodswezen
    • Verpleegkundigen
    • ...

    Ook medewerkers die structureel 1 á 2 dagen per week naar de werkplek komen om bepaalde opdrachten uit te voeren en de andere dagen thuis werken, rapporteren we als niet-telewerkbare functies.

    2. Wie neemt het personeelslid dat ter beschikking wordt gesteld op in de rapportering (bijvoorbeeld tbs door HFB)?

    Deze zullen door de uitsturende entiteit in de rapportering worden opgenomen, in dit voorbeeld door HFB.

    3. Wanneer moet een personeelslid een attest op zak hebben?

    Alle medewerkers in een niet-telewerkbare functie moeten in het bezit zijn van een attest of ander bewijsstuk afgeleverd door de werkgever. Dit bevestigt de noodzaak van de aanwezigheid op de werkvloer.

    Een standaardattest kun je terugvinden de webpagina 'Coronacrisis: Attest en bewijsstuk noodzaak aanwezigheid op de werkplek'.

    4. Wie moet een attest afleveren?

    Dit is steeds de juridische werkgever.

    5. Wordt er nominatief gerapporteerd aan de SZ?

    Nee, aan de SZ zal enkel het totaal aantal personeelsleden en het aantal niet-telewerkbare functies per vestiging/locatie worden gerapporteerd.

    Om die aantallen realistisch in te kunnen schatten, bevat het Cognos-rapport wel een nominatieve lijst voor controle en aanvulling door de entiteit. AgO zal achteraf bij consolidatie de totalen berekenen op basis van de nominatieve lijsten aangevuld door de entiteiten.

    8. Moeten externe medewerkers worden opgenomen in de rapportering?

    Ja, als jouw entiteit op een structurele basis gebruik maakt van uitzendkrachten of er werkt structureel personeel van een andere werkgever in jouw vestigingseenheid (bijvoorbeeld consultants, onderaannemers, gedetacheerden vanuit onderwijs, poetspersoneel,...). Je voegt dan het totaal aantal onderaan toe, dat op vermelde data bij jou actief is. Je vermeldt ook het aantal van deze groep met een niet-telewerkbare functie. Het gaat dus niet om punctuele aanwezigheden, zoals voor herstellingen, onderhoud,… . 

    Belangrijk is wel om op voorhand te controleren of de betrokkenen niet reeds opgenomen zijn in de nominatieve lijst want deze lijst is ruimer dan de groep die wij als personeelslid meetellen (zie ook vraag 14).  

    Vrijwilligers of mensen die aanwezig zijn op de werkplaats in het kader van de uitvoering van een werkstraf worden niet beschouwd als externen en moeten dus niet gerapporteerd worden. Je kan wel een attest aan hen afleveren.

    9. Hoe moeten we rapporteren over stagair(e)s?

    Als het om onderworpen stagiairs gaat (bijvoorbeeld alternerend leren), gelden de gewone regels en moeten ze dus opgenomen worden in de telling, zowel van het totaal als bij de niet-telewerkbare functies.

    Gaat het om niet-onderworpen stagiairs, zoals (hoge)schoolstudenten die vanuit hun (hoge)school uitgezonden worden om een stage te lopen in een onderneming, dan moeten ze in de telling slechts opgenomen worden als ze structureel werkzaam zijn in de onderneming (dus voor minstens de ganse maand).

    Over het Cognos-rapport

    10. Wat als je vaststelt dat een personeelslid aan een verkeerde locatie is gelinkt?

    Je kan de locatie zelf manueel aanpassen, duidt dit dan wel aan met een kleurtje.

    Wens je dat er gegevens in het rapport structureel worden rechtgezet in Vlimpers (uit eender welke kolom), log dan een case via het Vlimpers-contactformulier. Zo zal het cognos-rapport voor de volgende rapporteringsperiode een correctere weergave zijn van de realiteit.

    11. Wordt de indicator ‘telewerkbaarheid’ uit Vlimpers opgenomen in het Cognos-rapport?

    Ja, de telewerkbaarheid van een functie zou in principe al in Vlimpers moeten geregistreerd zijn. Deze informatie zal sowieso opgenomen zijn in het voorziene Cognos-rapport. 

    12. Zijn externe medewerkers (zie vraag 10) al opgenomen in het aangeboden Cognos-rapport?

    Neen, maar enkele groepen die in de Vlaamse overheid als externe medewerker worden beschouwd, zijn wel al opgenomen in de lijst. Controleer daarom altijd eerst of de externe al niet nominatief in de lijst is opgenomen. 

    Indien dit niet het geval zou zijn, zal je deze persoon nog manueel moeten toevoegen aan het rapport. Het volstaat hiervoor om het totaal aantal per vestigingseenheid/locatie te vermelden en het aantal daarvan met een niet-telewerkbare functie. We verwachten dus geen nominatieve lijst van toegevoegde externen.