chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Verplichte registratie niet-telewerkbare functies

    Vanaf april 2021 moeten alle departementen en agentschappen van de Vlaamse overheid het aantal niet-telewerkbare functies verplicht doorgeven aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ). 

    Wat

    De verplichte registratie gaat over het aantal personeelsleden met een niet-telewerkbare functie die werkzaam zijn per vestigingseenheid. Dat moet telkens ten laatste op de 6de kalenderdag van de maand gebeuren. Op die manier kunnen de sociale inspectiediensten strenger toezien op de naleving van de maatregel verplicht thuiswerk.

    Hoe registreren?

    Lees in de HR-nieuwsflits van 31 maart 2021 hoe je dit kunt doorgeven.

    Rapportering

    Voor de 1ste oefening tegen 6/04 is het vooral belangrijk dat de grootorde van de gerapporteerde aantallen goed zit. Door het korte tijdsbestek is het nog niet mogelijk dat de rapportering tot op de laatste 'kop' klopt.

    Richtlijnen 'verplicht telewerk'

    Personeelsleden moeten op het ogenblik van een controle motiveren waarom ze aanwezig zijn op de werkvloer. Op 25 maart 2021 lichtte het Coördinatie- en Crisiscentrum van Vlaamse overheid (CCVO) de maatregel ‘verplicht telewerk toe’:

    "In navolging van het Overlegcomité, benadrukt het Crisismanagementteam (CMT) ook het belang van het verder naleven van de maatregel ‘verplicht telewerk’: 

    • Medewerkers mogen alleen naar de werkplek komen voor activiteiten die ze niet van thuis kunnen uitvoeren of waarvoor hun aanwezigheid noodzakelijk is voor de continuïteit van de dienstverlening. Het CMT roept entiteiten en medewerkers van de Vlaamse overheid op om hierin voldoende kritisch te zijn.  
    • Vergaderingen en opleidingen verlopen digitaal of worden verschoven tot na 30 april 2021. Ze kunnen uitzonderlijk fysiek doorgaan als er geen digitaal alternatief is en als ze niet kunnen worden uitgesteld.  
    • Noodzakelijke verplaatsingen naar of voor het werk (al dan niet na de avondklok) kunnen plaatsvinden. Medewerkers moeten nog steeds de noodzaak van aanwezigheid op de werkplek kunnen aantonen via een werkgeversattest of ander bewijsstuk
    • Het Overlegcomité besliste bovendien dat alle ondernemingen, ook uit de publieke sector, vanaf 1 april maandelijks moeten registreren welke niet-thuiswerkfuncties waar naar de werkplek komen. “

    Veelgestelde vragen

    Algemeen

    1. Hoe moet ik 'niet-telewerkbare functies' interpreteren?

    Met niet-telewerkbare functie wordt bedoeld, elke functie die van nature ter plaatse moet uitgevoerd worden, bijvoorbeeld:

    • Terreinfuncties, bv. boswachters, groenarbeiders, werfleiders...
    • Onthaal- en logistieke functies
    • Catering- en schoonmaakpersoneel
    • Inspectiefuncties
    • Loodswezen
    • Verpleegkundigen
    • ...

    Ook medewerkers die structureel 1 á 2 dagen per week naar de werkplek komen om bepaalde opdrachten uit te voeren en de andere dagen thuis werken, rapporteren we als niet-telewerkbare functies.

    2. Wat met personeelsleden die uitzonderlijk op kantoor aanwezig zijn?

    Personen die uitzonderlijk aanwezig zijn omdat zij bijvoorbeeld materiaal moeten ophalen, bepaalde documenten uitprinten, documenten onderteken, kunnen dit verantwoorden en worden niet opgenomen in het aantal niet-telewerkbare functies. Hetzelfde geldt voor directieleden en personen die behoren tot het lijnmanagement.

    Probeer het occasioneel naar kantoor gaan zo veel mogelijk te beperken en indien toch nodig, probeer dan opdrachten op 1 dag te bundelen. Zorg dat wie uitzonderlijk naar kantoor gaat, kan verantwoorden waarom dit nodig is. 2 elementen zijn hierin belangrijk: de aard van je functie vereist dit of het is noodzakelijk voor de uitvoering van de bedrijfsactiviteit.

    3. Wie neemt het personeelslid dat ter beschikking wordt gesteld op in de rapportering (bijvoorbeeld tbs door HFB)?

    Deze zullen door de uitsturende entiteit in de rapportering worden opgenomen, in dit voorbeeld door HFB.

    4. Wanneer moet een personeelslid een attest op zak hebben?

    Alle medewerkers in een niet-telewerkbare functie moeten in het bezit zijn van een attest of ander bewijsstuk afgeleverd door de werkgever. Dit bevestigt de noodzaak van de aanwezigheid op de werkvloer. Een standaardattest kan je terugvinden op vlaanderen.be/coronamaatregelen-vlaamse-overheid/coronacrisis-attest-en-bewijsstuk-noodzaak-aanwezigheid-op-de-werkvloer.

    5. Wie moet een attest afleveren?

    Dit is steeds de juridische werkgever.

    6. Een personeelslid komt occasioneel naar kantoor, hoe kan men zich verantwoorden bij een inspectie?

    Een attest is niet strikt noodzakelijk. De medewerker moet zich mondeling kunnen verantwoorden. Ook andere bewijsmiddelen, zoals een werkplanning of e-mail van de leidinggevende, kunnen ter staving gebruikt worden.

    7. Wordt er nominatief gerapporteerd aan de SZ?

    Nee, aan de SZ zal enkel het totaal aantal personeelsleden en het aantal niet-telewerkbare functies per vestiging/locatie worden gerapporteerd.

    Om die aantallen realistisch in te kunnen schatten, bevat het Cognos-rapport wel een nominatieve lijst voor controle en aanvulling door de entiteit. AgO zal achteraf bij consolidatie de totalen berekenen op basis van de nominatieve lijsten aangevuld door de entiteiten.

    8. Wat met personeelsleden in een niet-telewerkbare functie die niet aanwezig zijn omwille van ziekte, tijdskrediet, aangepast takenpakket of zonder opdrachten door corona?

    Je telt deze medewerkers mee voor ‘het aantal personen werkzaam bij de onderneming’. 

    Voor de aangifte van 6 april volstaat het dat je de situatie voor de maand april 2021 beoordeelt.  Medewerkers waarvan je voorziet dat ze de volledige maand april afwezig zullen zijn, moet je voor de aangifte van 6 april niet meetellen bij  ‘het aantal personen werkzaam bij de onderneming met een niet-telewerkbare functie’.  Als deze personen toch enkele dagen tijdens de maand april 2021 naar de werkvloer zullen komen, moet je ze wel meetellen bij ‘het aantal personen werkzaam bij de onderneming met een niet-telewerkbare functie’. 

    10. Moeten externe medewerkers worden opgenomen in de rapportering?

    Ja, als jouw entiteit op een structurele basis gebruik maakt van uitzendkrachten of er werkt structureel personeel van een andere werkgever in jouw vestigingseenheid (bijvoorbeeld consultants, onderaannemers, gedetacheerden vanuit onderwijs, poetspersoneel,...). Je voegt dan het totaal aantal onderaan toe, dat op vermelde data bij jou actief is. Je vermeldt ook het aantal van deze groep met een niet-telewerkbare functie. Het gaat dus niet om punctuele aanwezigheden, zoals voor herstellingen, onderhoud,… . 

    Belangrijk is wel om op voorhand te controleren of de betrokkenen niet reeds opgenomen zijn in de nominatieve lijst want deze lijst is ruimer dan de groep die wij als personeelslid meetellen (zie ook vraag 14).  

    Vrijwilligers of mensen die aanwezig zijn op de werkplaats in het kader van de uitvoering van een werkstraf worden niet beschouwd als externen en moeten dus niet gerapporteerd worden. Je kan wel een attest aan hen afleveren.

    11. Hoe moeten we rapporteren over stagair(e)s?

    Als het om onderworpen stagiairs gaat (bijvoorbeeld alternerend leren), gelden de gewone regels en moeten ze dus opgenomen worden in de telling, zowel van het totaal als bij de niet-telewerkbare functies.

    Gaat het om niet-onderworpen stagiairs, zoals (hoge)schoolstudenten die vanuit hun (hoge)school uitgezonden worden om een stage te lopen in een onderneming, dan moeten ze in de telling slechts opgenomen worden als ze structureel werkzaam zijn in de onderneming (dus voor minstens de ganse maand).

    Over het Cognos-rapport

    12. Wat als je vaststelt dat een personeelslid aan een verkeerde locatie is gelinkt?

    Je kan de locatie zelf manueel aanpassen, duidt dit dan wel aan met een kleurtje.

    Wens je dat er gegevens in het rapport structureel worden rechtgezet in Vlimpers (uit eender welke kolom), log dan een case via het Vlimpers-contactformulier. Zo zal het cognos-rapport voor de volgende rapporteringsperiode een correctere weergave zijn van de realiteit.

    13. Wordt de indicator ‘telewerkbaarheid’ uit Vlimpers opgenomen in het Cognos-rapport?

    Ja, de telewerkbaarheid van een functie zou in principe al in Vlimpers moeten geregistreerd zijn. Deze informatie zal sowieso opgenomen zijn in het voorziene Cognos-rapport. 

    14. Zijn externe medewerkers (zie vraag 10) al opgenomen in het aangeboden Cognos-rapport?

    Neen, maar enkele groepen die in de Vlaamse overheid als externe medewerker worden beschouwd, zijn wel al opgenomen in de lijst. Controleer daarom altijd eerst of de externe al niet nominatief in de lijst is opgenomen. 

    Indien dit niet het geval zou zijn, zal je deze persoon nog manueel moeten toevoegen aan het rapport. Het volstaat hiervoor om het totaal aantal per vestigingseenheid/locatie te vermelden en het aantal daarvan met een niet-telewerkbare functie. We verwachten dus geen nominatieve lijst van toegevoegde externen.