Verloop van het traject

Juni 2014: goedkeuring van het projectplan ‘Functieclassificatie’

Het projectplan werd door de Directieraad van ILVO goedgekeurd, en zou in de loop van de volgende maanden telkens opnieuw worden bijgestuurd op basis van de opgedane ervaring en de vele discussies binnen project- en stuurgroep.

Najaar 2014: communicatie + indeling van functies uit pilootgroepen

Na het geven van infosessies voor alle personeelsleden werden voor pilootgroepen in de vier afdelingen van ILVO functies ingedeeld. Op basis daarvan werden verdere afspraken gemaakt, algemene conclusies getrokken en criteria uit de indelingstool scherper gedefinieerd.

Voorjaar 2015: functie-indelingen voor de hele organisatie

De echte functie-indelingen gingen in het voorjaar van start, in het nadeling werd een afstemming van de gedane indelingen op niveau van heel ILVO voorzien.

Najaar 2015: intregratie in PLOEG cyclus

Voor het opslaan van de indelingen werd gebruik gemaakt van een kopie van een eigen E-PLOEG-systeem met in de set-up het nieuw competentieboek van de Vlaamse overheid. Vandaar stroomden de indelingen door naar de planning van 2016, die als basis diende voor de nieuwe functiebeschrijvingen.

Tijdens infosessies in het najaar van 2015 werd aan de eerste evaluatoren gevraagd om een eerste officieuze mededeling te doen over de functie-indeling tijdens het planningsgesprek voor 2016.

Januari 2016: communicatie + toekennen functiebeschrijvingen

In januari 2016 volgden opnieuw infosessies voor alle personeelsleden, waarin ILVO openlijk toegaf dat functieclassificatie een onvolledig verhaal is, omdat de informatie over de gevolgen van functieclassificatie ontbreekt.

Om aan de bezorgdheden hieromtrent tegemoet te komen, werden door de Directieraad zes principes geformuleerd, die op elke functiebeschrijving werden vermeld:

• Functieclassificatie is een verplichting van de Vlaamse overheid tegen 01/01/2017.
• Er is geen koppeling met het beloningsbeleid.
• Er wordt een foto genomen van de huidige functie die je invult.
• Elk jaar zijn aanpassingen aan deze foto mogelijk.
• Op het moment dat een nieuw beloningsbeleid zou worden ingevoerd, zal een geactualiseerde foto worden gemaakt van jouw functie.
• De bestaande bevorderingsprocedures blijven behouden. Hiervoor kan worden gebruik gemaakt van elementen uit de functie-classificatie (bijv. voor mensen waarvan de verloning in negatieve zin zeer sterk afwijkt van de huidige functie die ze invullen).

Na de PLOEG-periode werd door de personeelsdienst ILVO aan ca. 500 personeelsleden een functiebeschrijving overhandigd, enkel met de vermelding van de functiefamilie. Er kwam geen enkel beroep tegen de inhoud van de functiebeschrijving en/of de toewijzing aan een functiefamilie.

Mei 2016: validatie van de indelingen

Op 10 mei 2016 volgde de definitieve validatie van de indelingen door de Directieraad.

Eind mei was er de overhandiging van de functiebeschrijving met vermelding van het niveau binnen de functiefamilie en de eraan verbonden functieklasse. Zes personeelsleden tekenden hiertegen bezwaar aan. Na behandeling werden twee indelingen gewijzigd en vier bleven behouden. Niemand diende daarop een gemotiveerd beroep in bij de leidend ambtenaar, zodat na aanpassing van de twee gewijzigde indelingen, de functie-indelingen als definitief werden beschouwd.

Verdere stappen

Functieclassificatie is nooit af. Daarom werd een procedure opgesteld om de functie-indelingen up to date te houden. Op basis van de ontvangen signalen vanuit de PLOEG-gesprekken, zullen de afdelingshoofden jaarlijks in een Directieraad van mei de noodzakelijke wijzigingen voorleggen. In een Directieraad in oktober wordt beslist welke wijzigingen effectief doorstromen naar de planning van volgend jaar.

In 2016 werd functieclassificatie al gebruikt als nuttig en objectief instrument bij bevorderingen en het toekennen van hogere salarisschalen.

Kritische succesfactoren

• Eensgezindheid op directieniveau.
• Bereidheid om de nodige tijd te investeren in dit project door een groot aantal actoren.
• Open en veelvuldige communicatie met alle betrokkenen, zowel in groep als individueel. Vergeet hierbij de vakbonden niet.
• Maak goede afspraken en stel begrippen en criteria van bij de aanvang scherp.
• Maak iedereen heel duidelijk dat indeling in een bepaalde functie geen persoonlijke evaluatie inhoudt.

Neem een kijkje in de presentatie voor personeelsleden over functieclassificatie en het nieuwe loopbaan- en beloningsbeleid(Powerpoint bestand).

Neem een kijkje in de presentatie voor personeelsleden over functieclassificatie en het nieuwe loopbaan- en beloningsbeleid(PDF bestand opent in nieuw venster).