Ben je op zoek naar handvaten om je HR-processen af te stemmen op je organisatiedoelstellingen? Dan kun je gebruik maken van deze stappen voor de opmaak van een HR-beleidsplan binnen de Vlaamse overheid.
Voor wie?
Je bent HR-verantwoordelijke binnen de Vlaamse overheid.
Wat?
De organisatie maakt een HR-beleidsplan op om HR gerichte keuzes te maken die bijdragen aan het realiseren van de organisatiedoelstellingen. Het resultaat is een beleidsplan waarin duidelijke keuzes worden gemaakt en dat het HR-proces in de organisatie de komende jaren kan sturen.
- voordelen:
- transparant en consistent omgaan met menselijk kapitaal
- tijd en middelen effectief inzetten
- HR-activiteit aligneren op organisatiedoelstellingen
- bestaande HR-activiteiten onder de loep: prioriteiten bepalen, integreren, schrappen of aanvullen
- succesfactoren:
- bijdrage aan organisatiedoelstellingen
- draagvlak binnen het management: Betrokkenheid van het management in de opmaak van het HR-beleidsplan is essentieel.
Stap 1: Start je project op
De 1e stap in het stappenplan van je HR-beleidsplan is de opmaak projectmatig aan te pakken vanuit een projectstructuur. Lees meer op de webpagina ‘Projectmanagement’(opent in nieuw venster).
Hoe opstarten?
- Stap 1
Je projectstructuur bestaat uit 2 groepen:
- stuurgroep: vaak het managementteam (directieraad, CoVa,…) - minimaal bestaande uit de opdrachtgever, de senior-gebruiker en de senior-leverancier:
- opdrachtgever: verantwoordelijk voor het projectsucces en de belangrijkste beslisser in het project. De opdrachtgever zal altijd iemand van het managementteam zijn, vaak is het de leidend ambtenaar zelf.
- senior-gebruiker: vertegenwoordiger van degenen die met het HR-beleidsplan aan de slag moet. Typisch is een senior gebruiker degene die het HR-proces in de organisatie aanstuurt, zoals een HR-directeur.
- senior-leverancier: verantwoordelijk voor het leveren en vrijmaken van de nodige resources om het project te realiseren. Meestal is dat een verantwoordelijkheid binnen het managementteam, de rol kan samenvallen met deze van de senior-gebruiker of opdrachtgever.
- trekker van het project: officieel geen lid van de stuurgroep, maar is er vaak wel aanwezig.
- projectgroep: verantwoordelijk voor de uitvoering van het project en rapporteert regelmatig aan de stuurgroep
- Projectmanager: aanstuurder van de projectgroep, meestal iemand van het HR-team of de staf van de organisatie. In de praktijk is de projectmanager soms ook de HR-directeur.
- bestaat meestal uit een 3 à 4 personen en kan (indien nodig) werkgroepen aan het werk zetten om bepaalde vragen op te lossen of resultaten op te leveren.
- Stap 2
Je maakt het projectplan op maat van je organisatie op met een voorstel van nodige stappen, een inschatting van tijdsbesteding en verdeling van taken. Je kunt hiervoor het sjabloon ‘projectplan HR-beleidsplan’(Excel bestand opent in nieuw venster) gebruiken.
Stap 2: Bepaal je AS IS situatie
In de 2e fase bepaal je wat de belangrijke uitdagingen van je organisatie door een omgevingsanalyse op verschillende niveaus. In grote lijnen bepaal je ook wat de kernuitdagingen betekenen voor het HR-proces in je organisatie.
Hoe je AS IS situatie bepalen?
- Stap 1
De omgevingsanalyse geeft je inzicht op de belangrijkste uitdagingen voor je organisatie. Lees meer op de webpagina ‘Strategieformulering’ over omgevingsanalyse(opent in nieuw venster).
- Stap 2
Op basis van de omgevingsanalyse breng je de kernuitdagingen in kaart en beschrijf je de verwachtingen ten aanzien van HR. Lees meer in de presentatie ‘Kernuitdagingen’(Powerpoint bestand).
Stap 3: Bepaal de strategische HR-doelstellingen
In de 3e fase zet je de kernuitdagingen voor HR om in strategische HR-doelstellingen.
Lees meer in de presentatie ‘doelstellingen HR’ over de AgO-aanpak bij het formulieren van strategische doelstellingen voor HR(Powerpoint bestand).
Hoe strategische HR-doelstellingen bepalen?
- Stap 1
Wat verwachten we van het HR-proces in de organisatie?
- Stap 2
Bekijk hoe HR vanuit de verschillende HR-domeinen kan bijdragen aan de geformuleerde HR-doelstellingen via een impactanalyse. Het resultaat is een beperkt aantal HR-doelstellingen die de grote lijnen van het HR-beleid bepalen en zorgen dat de kernuitdagingen aangepakt worden.
- Stap 3
Ter voorbereiding voor de volgende fase maak je een kloofanalyse. Omschrijf in dit document de belangrijkste vaststellingen uit de analyse van de AS IS – situatie en geef weer welke maatregelen moeten genomen worden op welke terreinen en thema’s om barrières te “overwinnen”. Het resultaat van de kloofanalyse is een lijst van prioritaire en minder prioritaire projecten en processen. Maak gebruik van het sjabloon 'kloofanalyse'(Word bestand opent in nieuw venster).
Stap 4: Voer uit
Bij stap 4 zet je de strategische doelstellingen concreet om. Terwijl vorige fasen eerder strategisch van aard waren, en dus vooral een sterke betrokkenheid van de stuurgroep/het management vereisten, is het in deze fase raadzaam om medewerkers te betrekken.
Hoe uitvoeren?
- Stap 1
Deze fase vangt meestal aan met een communicatie in de organisatie.
- Stap 2
Duid voor de prioritaire projecten en processen een verantwoordelijke aan en bepaal de indicatoren voor succes. Lees meer in de presentatie ‘over de AgO-aanpak om deze fase te realiseren (operationaliseren)'(Powerpoint bestand)
Stap 5: Evalueer, volg op en stuur bij
Na de invoering monitor en evalueer je in stap 5 de implementatie van je HR-beleidsplan en kun je maatregelen treffen om bij te sturen en de visie van je organisatie te optimaliseren.
Hoe evalueren, opvolgen en bijsturen?
- Stap 1
In dit rapport geef je een overzicht van de gemaakte keuzes uit de vorige fases. Dit vereenvoudigt het denkwerk als je eventueel bijstuurt. In het eindrapport gaat de meeste aandacht naar de strategische doelstellingen en hoe ze geoperationaliseerd worden. Daarnaast is het aan te raden om in het eindrapport ook een proces te voorzien over hoe het HR-beleidsplan zal opgevolgd en bijgestuurd worden. Het eindrapport wordt gevalideerd door het management.
Het is aan te bevelen om er daarna over te communiceren in de organisatie.
- Stap 2
Indicatoren voor succes van de operationele doelstellingen spelen een belangrijke rol in het proces voor opvolgen en bijsturen. Per operationele doelstelling bepaal je:
- Hoe stelt je je succes vast? Dit is wat je meet, en wat als een successcore wordt beschouwd.
- Wanneer stelt u succes vast? Dit is wanneer je het zal meten
- Wanneer rapporteer je aan wie? Dit kan enerzijds op vastgelegde tijdstippen in het project/proces zijn of anderzijds als bepaalde grenswaarden van de indicator niet behaald of overschreden worden.
Je leidt heel wat goede indicatoren af uit metingen die sowieso al gebeuren.