chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    HR-beleidsplan opmaken

    Ben je als HR-verantwoordelijke binnen de diensten van de Vlaamse overheid op zoek naar handvaten om je HR-processen af te stemmen op je organisatiedoelstellingen? Dan kun je gebruik maken van deze stappen voor de opmaak van een HR-beleidsplan.

    Wat?

    De organisatie maakt een HR-beleidsplan op om HR gerichte keuzes te maken die bijdragen aan het realiseren van de organisatiedoelstellingen. Het resultaat is een beleidsplan waarin duidelijke keuzes worden gemaakt en dat het HR-proces in de organisatie de komende jaren kan sturen.

    • voordelen:
      • transparant en consistent omgaan met menselijk kapitaal
      • tijd en middelen effectief inzetten
      • HR-activiteit aligneren op organisatiedoelstellingen
      • bestaande HR-activiteiten onder de loep: prioriteiten bepalen, integreren, schrappen of aanvullen
    • succesfactoren:
      • bijdrage aan organisatiedoelstellingen
      • draagvlak binnen het management: Betrokkenheid van het management in de opmaak van het HR-beleidsplan is essentieel.

    Stap 1: Start je project op

    De 1e stap in het stappenplan van je HR-beleidsplan is de opmaak projectmatig aan te pakken vanuit een projectstructuur. Lees meer op de webpagina ‘Projectmanagement’.

    Hoe opstarten?

    • 1

      Bepaal je projectstructuur

      Je projectstructuur bestaat uit 2 groepen:

      • stuurgroep: vaak het managementteam (directieraad, CoVa,…) - minimaal bestaande uit de opdrachtgever, de senior-gebruiker en de senior-leverancier:
          • opdrachtgever: verantwoordelijk voor het projectsucces en de belangrijkste beslisser in het project. De opdrachtgever zal altijd iemand van het managementteam zijn, vaak is het de leidend ambtenaar zelf.
          • senior-gebruiker: vertegenwoordiger van degenen die met het HR-beleidsplan aan de slag moet. Typisch is een senior gebruiker degene die het HR-proces in de organisatie aanstuurt, zoals een HR-directeur.
          • senior-leverancier: verantwoordelijk voor het leveren en vrijmaken van de nodige resources om het project te realiseren. Meestal is dat een verantwoordelijkheid binnen het managementteam, de rol kan samenvallen met deze van de senior-gebruiker of opdrachtgever.
          • trekker van het project: officieel geen lid van de stuurgroep, maar is er vaak wel aanwezig.
      • projectgroep: verantwoordelijk voor de uitvoering van het project en rapporteert regelmatig aan de stuurgroep
        • Projectmanager: aanstuurder van de projectgroep, meestal iemand van het HR-team of de staf van de organisatie. In de praktijk is de projectmanager soms ook de HR-directeur. 
        • bestaat meestal uit een 3 à 4 personen en kan (indien nodig) werkgroepen aan het werk zetten om bepaalde vragen op te lossen of resultaten op te leveren.
    • 2

      Maak je projectplan op

      Je maakt het projectplan op maat van je organisatie op met een voorstel van nodige stappen, een inschatting van tijdsbesteding en verdeling van taken. Je kunt hiervoor het sjabloon ‘projectplan HR-beleidsplan’

    Stap 2: Bepaal je AS IS situatie

    In de 2e fase bepaal je wat de belangrijke uitdagingen van je organisatie  door een omgevingsanalyse op verschillende niveaus. In grote lijnen bepaal je ook wat de kernuitdagingen betekenen voor het HR-proces in je organisatie.

    Hoe je AS IS situatie bepalen?

    Stap 3: Bepaal de strategische HR-doelstellingen

    In de 3e fase zet je de kernuitdagingen voor HR om in strategische HR-doelstellingen
    Lees meer in de presentatie ‘doelstellingen HR’ over de AgO-aanpak bij het formulieren van strategische doelstellingen voor HR.

    Hoe strategische HR-doelstellingen bepalen?

    • 1

      Bepaal de gewenste HR-rol in de organisatie

      Wat verwachten we van het HR-proces in de organisatie?

    • 2

      Maak een impactanalyse op

      Bekijk hoe HR vanuit de verschillende HR-domeinen kan bijdragen aan de geformuleerde HR-doelstellingen via een impactanalyse. Het resultaat is een beperkt aantal HR-doelstellingen die de grote lijnen van het HR-beleid bepalen en zorgen dat de kernuitdagingen aangepakt worden.

    • 3

      Maak een kloofanalyse op

      Ter voorbereiding voor de volgende fase maak je een kloofanalyse. Omschrijf in dit document de belangrijkste vaststellingen uit de analyse van de AS IS – situatie en geef weer welke maatregelen moeten genomen worden op welke terreinen en thema’s om barrières te “overwinnen”. Het resultaat van de kloofanalyse is een lijst van prioritaire en minder prioritaire projecten en processen.

    Stap 4: Voer uit

    Bij stap 4 zet je de strategische doelstellingen concreet om. Terwijl vorige fasen eerder strategisch van aard waren, en dus vooral een sterke betrokkenheid van de stuurgroep/het management vereisten, is het in deze fase raadzaam om medewerkers te betrekken.

    Hoe uitvoeren?

    Stap 5: Evalueer, volg op en stuur bij

    Na de invoering monitor en evalueer je in stap 5 de implementatie van je HR-beleidsplan en kun je maatregelen treffen om bij te sturen en de visie van je organisatie te optimaliseren.

    Hoe evalueren, opvolgen en bijsturen?

    • 1

      Maak een eindrapport op

      In dit rapport geef je een overzicht van de gemaakte keuzes uit de vorige fases. Dit vereenvoudigt het denkwerk als je eventueel bijstuurt. In het eindrapport gaat de meeste aandacht naar de strategische doelstellingen en hoe ze geoperationaliseerd worden. Daarnaast is het aan te raden om in het eindrapport ook een proces te voorzien over hoe het HR-beleidsplan zal opgevolgd en bijgestuurd worden. Het eindrapport wordt gevalideerd door het management.

      Het is aan te bevelen om er daarna over te communiceren in de organisatie.

    • 2

      Volg op en stuur bij

      Indicatoren voor succes van de operationele doelstellingen spelen een belangrijke rol in het proces voor opvolgen en bijsturen. Per operationele doelstelling bepaal je:

      • Hoe stelt je je succes vast? Dit is wat je meet, en wat als een successcore wordt beschouwd.
      • Wanneer stelt u succes vast? Dit is wanneer je het zal meten
      • Wanneer rapporteer je aan wie? Dit kan enerzijds op vastgelegde tijdstippen in het project/proces zijn of anderzijds als bepaalde grenswaarden van de indicator niet behaald of overschreden worden.

      Je leidt heel wat goede indicatoren af uit metingen die sowieso al gebeuren.

    Contact

    Meer informatie of een vraag?

    Agentschap Overheidspersoneel - team Coördinatie HR-klant
    Havenlaan 88 bus 31
    1000 Brussel
    HRnetwerk@vlaanderen.be