chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Reorganisatie tussen entiteiten aanpakken

    Staat je entiteit voor de uitdaging om een reorganisatie binnen de Vlaamse overheid tot een goed einde te brengen? En zoek je naar elementen waarmee je best rekening houdt tijdens dit traject? Op deze webpagina vind je algemene richtlijnen en een handig overzicht van mogelijke stappen.

    Voor wie?

    • Je bent HR-businesspartner of stafmedewerker bij de diensten van de Vlaamse overheid.
    • Of je bent projectleider of projectmedewerker van een reorganisatietraject.
    • Je wilt weten waarmee je best rekening houdt bij een reorganisatie.

    Wat?

    Reorganisaties kunnen variëren in omvang. Van interne wijzigingen binnen een entiteit tot grotere reorganisaties tussen entiteiten of overheden. Lees hierover meer op de startpagina ‘reorganisatie’. Op deze webpagina vind je een aanpak voor reorganisatietrajecten die gevolgen hebben voor meerdere entiteiten. Dit is een globale aanpak. De specifieke elementen en concrete uitwerking moet je steeds per project bekijken. Want elk traject is anders en specifiek. 

    Goed om weten:

    • Meld elke reorganisatie tijdig bij het Agentschap Overheidspersoneel (AgO). Want AgO ondersteunt je actief tijdens het reorganisatietraject rond HR en organisatieontwikkeling. Lees meer op de webpagina ‘dienstverlening reorganisatie’ over het ondersteuningsaanbod van AgO en andere partners.
    • Voor de aspecten naast HR en organisatieontwikkeling contacteer je het Facilitair Bedrijf, Digitaal Vlaanderen, Departement Financiën en Begroting, ...

    Algemene richtlijnen

    Deze algemene richtlijnen dragen bij tot een vlot verloop van een reorganisatie. Gebruik ze als rode draad doorheen je reorganisatietraject.

    • 1

      Communiceer duidelijk

      Bij de start van een reorganisatie denk je na over hoe, wat, wanneer, naar wie, … je zal communiceren tijdens het traject. Dit vormt de rode draad doorheen alle stappen in het proces.

      Je moet als organisatie aandacht hebben voor een duidelijke en transparante communicatie met alle belanghebbenden. Breng dus je belanghebbenden in kaart en bepaal via welke communicatiekanalen je hen op de hoogte houdt van het reorganisatieproject.

    • 2

      Pak het projectmatig aan

      Leg een goede projectstructuur en projecttiming vast. Dit is één van de 1ste zaken waarover je communiceert:

      • Wie zijn de actoren in het project?
      • Wie is de eindverantwoordelijke?
      • Wie neemt de beslissingen?
      • Wat is het doel van de reorganisatie?
      • Welke informatie zal tegen wanneer gekend zijn?
      • Waar vindt men de nodige informatie?
      • Waar kan men terecht met vragen?

      Het is belangrijk dat deze informatie van bij de start helder is en gedeeld wordt met alle belanghebbenden.

    • 3

      Geef aandacht aan ‘change’

      Een reorganisatie brengt een grote verandering met zich mee voor de medewerkers, werkomgeving, samenwerking met collega’s, externe belanghebbenden, … Het is dus belangrijk om aandacht voor verandermanagement te hebben. Probeer de impact van veranderingen op de betrokkenen goed in te schatten en hierover te communiceren.

      Je kunt tijdens het reorganisatietraject externe ondersteuning aanvragen via een raamcontract. Ook kunnen de facilitatoren van de Vlaamse overheid ingezet worden voor het begeleiden van workshops.

    Stap 1: Regelgeving

    Naast de algemene richtlijnen moet een reorganisatie goed geregeld zijn op juridisch vlak. Het Juridisch Kenniscentrum van AgO zal je hierbij adviseren, zoals bijvoorbeeld over de keuze van de organisatievorm. Die is namelijk bepalend voor andere processen binnen de werking. Aanvullend aan onderstaand overzicht, vind je meer technische details in het document ‘reorganisatie: veel gestelde vragen over regelgeving’.

    • 1

      Oprichtingsdecreet of -besluit opheffen, wijzigen of opmaken

      Wat
      In een oprichtingsdecreet of -besluit wordt een agentschap opgericht en de taken, aansturing en leiding omschreven. Bij een reorganisatie moet dat decreet of besluit van de betrokken entiteit worden opgeheven, gewijzigd of moet er een nieuw worden opgemaakt. Die keuze hangt af van de aard van de fusie: 

      Aard van de fusie

      Welk decreet* of besluit** opheffen?

      Welk decreet* of besluit** wijzigen?

      Nieuw decreet* of besluit** opmaken?

      entiteit A wordt ingekanteld in entiteit B

      van entiteit A

       

      van entiteit B

       

      Nee

      entiteit B wordt ingekanteld in entiteit A

      van entiteit B

       

      van entiteit A

       

      Nee

      entiteiten A en B verdwijnen en vormen samen nieuwe entiteit C

      van entiteiten A en B

       

      /

      Ja

      * Een oprichtingsdecreet is van toepassing bij een agentschap met rechtspersoonlijkheid of strategische adviesraad.

      ** Een oprichtingsbesluit is van toepassing bij een agentschap zonder rechtspersoonlijkheid of een departement.

      Wie
      De functioneel bevoegde minister zorgt voor de opheffing of wijziging van het oprichtingsdecreet of -besluit. De (juridische dienst van de) betrokken entiteit moet hiervoor het initiatief nemen. Voorzie de nodige doorlooptijd:

      • Doorlooptijd van minimum 10 maanden na opmaak voor wijziging oprichtingsdecreet.
      • Doorlooptijd van minimum 6 maanden na opmaak voor wijziging oprichtingsbesluit.
    • 2

      Sectorale en generieke regelgeving aanpassen

      Wat
      Bij een reorganisatie moet de sectorale en generieke regelgeving over fusies van andere entiteiten aangepast worden.

      Wie
      De (juridische dienst van de) betrokken entiteit moet het initiatief nemen.

    • 3

      Overdrachtsbesluit en nota Vlaamse Regering opmaken

      (enkel van toepassing bij overdracht van personeelsleden naar een andere entiteit)

      Wat
      Is er een overdracht van personeelsleden? Dan moet er een nota Vlaamse Regering en overdrachtsbesluit opgemaakt worden. In die nota wordt onder andere verduidelijkt hoeveel 'koppen' (personeelsleden en vacatures) overgedragen wroden en hoe de reorganisatie invloed heeft op de koppenbesparing. 

      Wie
      De (juridische dienst van de) betrokken entiteit moet het initiatief nemen. Modeldocumenten zijn hiervoor beschikbaar (zie onder). Voor het opmaken van een overdrachtsbesluit voorzie je een doorlooptijd van minimum 16 weken na aanlevering van gegevens tot agendering Vlaamse Regering.

      Enkel voor de overdrachtsbesluiten van de gemeenschappelijke dienstverleners (overdrachten voor personeelsadministratie en talentprocessen, boekhouding en facility) staat AgO in voor de coördinatie van de opmaak en de goedkeuringsprocedure. Is je entiteit aangesloten op Vlimpers? Dan kan het Dienstencentrum Personeelsadministratie van AgO een overzicht van de officiële namen bezorgen.

    • 4

      Organisatiebesluit opmaken

      (enkel van toepassing bij indeling van een entiteit in afdelingen)

      Wat
      Bij een reorganisatie moet eventueel een organisatiebesluit opgemaakt worden. Dit is een besluit van de leidend ambtenaar waarin de entiteit verder wordt ingedeeld in afdelingen en de taken van deze afdelingen worden omschreven.

      Wie
      De (juridische dienst van de) betrokken entiteit moet het initiatief nemen.

    • 5

      Delegatiebesluit opmaken

      (enkel van toepassing bij delegatie van bevoegdheden)

      Wat
      Bij een reorganisatie moet eventueel een delegatiebesluit opgemaakt worden. Dit is een besluit van de leidend ambtenaar waarbij bevoegdheden worden gedelegeerd naar afdelingshoofden en andere personeelsleden.

      Wie
      De (juridische dienst van de) betrokken entiteit moet het initiatief nemen.

    • 6

      Agentschapsspecifiek besluit screenen

      (enkel van toepassing bij een agentschap met rechtspersoonlijkheid)

      Wat
      Is je entiteit een agentschap met rechtspersoonlijkheid? Dan moet het Agentschapsspecifiek besluit (ASB) gescreend worden.

      Wie
      AgO screent het agentschapsspecifiek besluit van je entiteit op arbeidsvoorwaarden zoals loon, vergoedingen, toelagen, …. Dit nazicht is belangrijk omdat wijzigingen ook invloed hebben op de HR-systemen. Bijvoorbeeld aanpassing van Vlimpers-looncodes.

    • 7

      Arbeidsreglement aanpassen

      Wat
      Bij een reorganisatie zal in ook het arbeidsreglement van de betrokken entiteit aangepast moeten worden.

      Wie
      De betrokken entiteit moet het initiatief nemen. Een modeldocument is hiervoor beschikbaar.

      Ga aan de slag:

    • 8

      Ministerieel Besluit overlegcomités aanpassen

      Wat
      In het Ministerieel Besluit houdende oprichting van een tussenoverlegcomité en basisoverlegcomités in het beleidsdomein wordt per beleidsdomein het Beleidsdomeinoverlegcomité (BDOC) en de Entiteitsoverlegcomités (EOC) opgericht. Bij een reorganisatie moet dit Ministerieel Besluit worden aangepast.

      Wie
      De (juridische dienst van de) betrokken entiteit moet het initiatief nemen. Een modeldocument is hiervoor beschikbaar. AgO zal hierbij ondersteunen.

      Ga aan de slag:

    • 9

      Topambtenaar aanstellen

      Wat
      Soms zal er een nieuwe topambtenaar moeten worden aangesteld.

      Wie
      Informatie volgt nog

      Ga aan de slag:

      • informatie volgt nog

    Stap 2: HR-systemen

    Naast de juridische uitdagingen is het belangrijk dat een reorganisatie goed wordt vertaald in de HR-systemen die achter de dagelijkse processen zitten. Dit geldt zowel voor HR als voor financiën en IT. De afdeling HR-technologie en Data van AgO zal noodzakelijke wijzigingen in Vlimpers doorvoeren zodat alles klaar staat tegen de start van de nieuwe organisatie. 

    • 1

      Impact op Vlimpers nagaan

      Wat
      AgO en het Departement Financiën en Begroting adviseren om 1 januari als startpunt van de nieuwe reorganisatie te nemen. Omdat op die datum de budgettaire en de beleidscyclus kunnen samenvallen. Ook de gekozen rechtsvorm en de plaats in de organisatiestructuur binnen de Vlaamse overheid zijn bepalend voor de verdere opzet. 

      Wie

      • De betrokken entiteit moet de coördinerend HR-businesspartner van AgO zo snel mogelijk op de hoogte brengen van de ingangsdatum van de reorganisatie.
      • AgO zorgt vervolgens bij de start van het traject voor een:
        • impactanalyse van de reorganisatie op de bestaande dienstverlening (wat is de impact op vlak van HR-systemen?)
        • tijdslijn om alle aspecten op te volgen
        • overzicht van wie welke rol opneemt

      Zo verloopt alles correct tegen de startdatum van de nieuwe organisatie, zoals: doorstroming van Vlimpers-gegevens naar Orafin, goedkeuring van verlofaanvragen, …

    • 2

      Vlimpers-codering aanpassen

      Wat
      De juiste codering is in het belang van de opmaak van de organisatiestructuur in Vlimpers. Dit is belangrijk met het oog op de doorstroom van Vlimpers-gegevens naar het boekhoudsysteem Orafin en de volledige opvolging van de beleids- en begrotingscyclus.

      Wie
      AgO past de codering aan voor de betrokken entiteit. Mogelijke vragen hierbij zijn:

      • Welke nieuwe financiële aanrekeningscodes moeten aangemaakt worden?
      • Elk team heeft een standplaats in Vlimpers, komen er nieuwe locaties bij?
    • 3

      Gebruik van Vlimpers-toepassingen overlopen

      Wat
      Bij een reorganisatie tussen 2 of meerdere entiteiten is het belangrijk om na te gaan hoe deze entiteiten gebruik maken van de toepassingen en modules in Vlimpers. Zo kunnen er afspraken gemaakt worden om Vlimpers uniform en optimaal te gebruiken na de reorganisatie.

      Wie
      AgO overloopt samen met de betrokken entiteit de impact en de mogelijkheden voor het optimaal gebruik van de Vlimpers-toepassingen. Mogelijke vragen hierbij zijn:

      • Zijn er nieuwe afspraken nodig over het gebruik van bepaalde modules (bijvoorbeeld: module arbeidsplaatsbeheer)?
      • Wordt de module profielbeheer actief gebruikt?
      • Kan data overgezet worden?
    • 4

      Data uit Vlimpers naar eigen IT-systemen laten doorstromen

      Wat
      Vlimpers is een belangrijke databron die gebruikt kan worden om de eigen IT-systemen te voeden.

      Wie
      Wordt data uit Vlimpers gebruikt om de eigen IT-systemen te voeden? Dan besteedt de betrokken entiteit best ook aandacht aan de continuïteit van die processen. Informeer hierover AgO om na te gaan wat de mogelijkheden zijn.

    • 5

      Organisatiestructuur in Vlimpers aanpassen

      Wat
      Een heldere organisatiestructuur is een cruciale randvoorwaarde voor het goede verloop van alle processen, zoals: verlofaanvragen, toepassing van PLOEG-cyclus, goedkeuringen van vormingen, …

      Wie
      AgO begeleidt de betrokken entiteit in de opmaak van opzet van de organisatiestructuur en zorgt voor de technische invoer in Vlimpers. Het is belangrijk om vooraf goed na te denken over de impact van keuzes op de vervolgprocessen.

      Lees meer:

    Stap 3: Personeelsadministratie

    Naast de juridische en systeemtechnische uitdagingen moet een reorganisatie goed geregeld zijn op vlak van personeelsadministratie. Het Dienstencentrum Personeelsadministratie van AgO zal de personeelsdossiers van de betrokken werknemers aanpassen en een team toewijzen voor het beheer van deze dossiers vanaf de start van de nieuwe organisatie. 

    • 1

      Contracten en personeelsdossiers aanpassen

      Wat
      De contracten van de contractuele medewerker (inclusief jobstudenten en medewerkers met een contract bepaalde duur) moeten aangepast worden. Daarnaast moeten alle wijzigingen ook verwerkt worden in het betrokken personeelsdossier en/of arbeidsplaatsbeheer.

      Wie
      AgO zorgt voor alle contractaanpassingen en legt de aangepaste contracten ter ondertekening voor aan de betrokken personeelsleden. AgO voert ook de nodige wijzigingen door in de betrokken personeelsdossiers en/of via de module arbeidsplaatsbeheer.

    • 2

      Afspraken over abonnementen (telefonie, internet, …) maken

      Wat
      Bij overdracht van personeelsleden is het belangrijk om afspraken te maken over onder andere telefonie- en internetabonnementen. Sommige beslissingen hebben een impact op de loonberekening (bijvoorbeeld aanrekening van een voordeel van alle aard).

      Wie
      De betrokken entiteit bezorgt die beslissingen en afspraken aan het Dienstencentrum Personeelsadministratie van AgO.

    Stap 4: Organisatieontwikkeling

    Naast de juridische, systeemtechnische en administratieve uitdagingen moet een reorganisatie ook rekening houden met HR-uitdagingen. Een reorganisatie brengt namelijk grote veranderingen met zich mee op vlak van processen, leiderschap, functies, samenwerkingsverbanden en cultuur. Het team HR-klant van AgO helpt je om die veranderingen in kaart te brengen.

    Extra stappen voor agentschappen met rechtspersoonlijkheid

    Is je entiteit een agentschap met rechtspersoonlijkheid? Dan zijn er nog bijkomende stappen waarmee je rekening moet houden bij een reorganisatietraject. Lees meer in het stappenplan ‘reorganisatie tussen entiteiten met rechtspersoonlijkheid aanpakken’.

    Contact

    Meer informatie of een vraag?

    Contacteer je coördinerend HR-businesspartner van het Agentschap Overheidspersoneel: hrnetwerk@vlaanderen.be.


    Suggesties?

    Heb je aanvullingen of een opmerking over deze webpagina? Meld je suggestie(s).