chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    PLOEG-gesprekken

    Plannen, opvolgen, evalueren en waarderen. Ieder jaar herhaalt zich deze cyclus. Op deze webpagina vind je een overzicht van de PLOEG-gesprekken.

    Planningsgesprek

    Iedere medewerker stelt een planningsdocument op. Je moet wel minstens 3 maanden bij de Vlaamse overheid werken.

    Hoe verloopt het?

    • De medewerker bereidt de planning voor en noteert wat hij/zij het komende jaar zal doen (taken), op welke wijze dat zal gebeuren (waarden en competenties) en wat de medewerker zal doen om zich verder te ontwikkelen (opleiding, zelfstudie,…).  
    • De leidinggevende geeft duidelijk aan welke taken en doelen hij voor de medewerker ziet. 
    • Tijdens een gesprek nemen de leidinggevende en de medewerker het hele document nog eens goed door, klaren de discussiepunten uit, en komen tot afspraken over de te behalen resultaten en ontwikkeldoelstellingen. Beide tekenen het document voor akkoord.  
    • De direct leidinggevende is de eerste evaluator. PLOEG voorziet voor iedere medewerker nog een tweede evaluator. Ook deze tekent het planningsdocument. 
    • Bezorg het getekende planningsdocument aan de personeelsdienst of sla het op in ePLOEG. Doe dat in januari, en zeker voor het einde van maart.

    Het planningsdocument is een vertaling van de algemene doelen van de organisatie tot op het niveau van de individuele medewerker. Bekijk dus wat de medewerker zal opnemen uit het ondernemingsplan, de teamdoelstellingen en de leerpunten uit het vorige evaluatiedocument. De planning vertelt verder ook hoe de medewerker zichzelf zal versterken en ontwikkelen in het kader van zijn of haar loopbaantraject.

    Formuleer de doelstellingen SMART

    • Specifiek: zijn de functiebeschrijving en doelstellingen duidelijk?  
    • Meetbaar: hoe kun je meten/observeren of de resultaten bereikt worden?  
    • Acceptabel: aanvaardt je medewerker de functiebeschrijving en doelstellingen? 
    • Realistisch: zijn de resultaten en de doelstellingen haalbaar?  
    • Tijdsgebonden: wanneer moeten de doelstellingen behaald zijn?

    Opvolgingsgesprek

    Functioneert de medewerker goed? Zit de taakuitvoering op schema? Toont de medewerker de gevraagde competenties? Trekt hij of zij tijd uit voor persoonlijke ontwikkeling? Die zaken komen aan bod tijdens tussentijdse gesprekken tussen de chef en de medewerker.

    De frequentie van de gesprekken hangt af van de noden. In elk geval is een open en regelmatige communicatie belangrijk. Medewerker én leidinggevende moeten er tijd voor maken.

    Trek halfweg het jaar tijd uit om eens echt grondig bij de taakuitvoering stil te staan. Dat kan dan tijdens een functioneringsgesprek.

    Hoe verloopt een functioneringsgesprek?

    • Neem het planningsdocument terug bij de hand.  
    • De medewerker geeft de leidinggevende een stand van zaken per taak, competentie en ontwikkelingsgerichte doelstelling.  
    • Zit iets niet op schema? Dan doet de medewerker voorstellen om dit recht te trekken. Ook de leidinggevende geeft feedback, tips en coacht waar mogelijk.  
    • Een neerslag van het functioneringsgesprek is niet nodig. Je moet het ook niet voor akkoord te tekenen. Maar het is wel een handig om er later nog eens naar terug te kijken en te weten wat werd afgesproken. 
    • Misschien moet het planningsdocument aangepast worden, als er taken of prioriteiten verschuiven

    Loopt het werk van de medewerker echt niet goed? Dan is het functioneringsgesprek hét moment waarop de leidinggevende en de medewerker klare taal moeten spreken en nieuwe afspraken maken. De medewerker krijgt na zo’n gesprek tot het eind van het jaar de kans om bij te sturen.

    Let hier ook op: vermijd dat de medewerker tijdens de officiële evaluatie op het einde van het jaar dingen hoort die nog niet gezegd werden tijdens de opvolgingsgesprekken.

    Tips voor de medewerker

    Sta open en luister naar de feedback van je chef: de meeste conflictsituaties tussen medewerkers en hun chefs ontstaan omdat er niet of te weinig geluisterd wordt. Neem daarom de tijd om te luisteren naar de opmerkingen van je chef. Probeer een duidelijk beeld te krijgen van hoe je chef een bepaalde situatie bekijkt en wat hij of zij je precies wil uitleggen. (feiten, concrete situaties,..)

    Durf stil staan bij fouten: een fout is ook altijd een gelegenheid om iets te leren, en na te gaan hoe ze kan vermeden worden. Een fout toegeven is dan ook de eerste aanzet tot verbetering. Dit weet je chef ook en hij of zij zal je eerlijkheid zeker op prijs stellen.

    Vraag ondersteuning aan je chef: blijf er niet mee zitten als je niet weet hoe sommige dingen aan te pakken. Heb je nood aan een opleiding, ondersteuning of iets dergelijks, praat er dan over met je chef. Toon door mee te denken naar oplossingen je betrokkenheid aan je chef.

    Bespreek met je chef de moeilijkheden die je met een bepaalde taak hebt: in een aantal gevallen zal je geconfronteerd worden met een probleem waarvoor je zelf de oplossing niet onmiddellijk ziet. In deze situatie kan de visie van je chef interessant zijn. Alvorens bij je chef aan te kloppen sta je best eens stil bij de oorzaken van je probleem. Schets deze helder, kort en krachtig voor je chef. Vermeld bovendien wat je zelf al geprobeerd hebt om dit probleem op te lossen.

    Tips voor de leidinggevende

    Opvolging gebeurt permanent: Vraag geregeld informeel hoe alles loopt. Wacht niet te lang om een opvolgingsgesprek te plannen, laat problemen niet aanslepen.

    Sta open voor feedback: De meeste conflictsituaties tussen medewerkers en hun chefs ontstaan omdat er niet of te weinig geluisterd wordt. Neem daarom de tijd om te luisteren naar de opmerkingen van je medewerker. Probeer een duidelijk beeld te krijgen van hoe je medewerker een bepaalde situatie bekijkt en neem zelf de tijd om precies wil uitleggen wat je wilt. (feiten, concrete situaties,..).

    Durf fouten benoemen: een fout is ook altijd een gelegenheid om iets te leren, en na te gaan hoe ze kan vermeden worden. Benoem duidelijk wat fout liep, en zoek samen met de medewerker hoe dit kan verbeterd worden.

    Evaluatiegesprek

    Het evaluatiegesprek is een erg belangrijk moment. In welke mate werden de engagementen uit de planning nagekomen in het voorbije werkjaar. Een evaluatie is niet om af te rekenen, maar vooral om vanuit een terugblik te leren voor de toekomst. Vooral dat is de kracht van een evaluatiegesprek!

    Zowel medewerker als leidinggevende bereiden het gesprek goed voor.

    De medewerker maakt een zelfevaluatie, op papier: wat werd gerealiseerd, wat liep prima, wat minder… Kortom, waren je eigen prestaties oke?

    De leidinggevende bereidt dit gesprek ook voor. Vooral de leidinggevende spreekt en kijkt naar de sterke punten, maar ook naar de verbeterpunten voor de toekomst. Het zal niet verrassen!

    Zijn medewerker en chef echt eerlijk en (zelf)kritisch, dan zal de evaluatie die ze voorbereidden erg op elkaar lijken.

    De evaluatie wordt neergeschreven in een evaluatiedocument en door beiden getekend, en door de tweede evaluator. De medewerker kan eventueel wijzigingen voorstellen, of eenzijdig laten toevoegen als de leidinggevende en medewerker na een gesprek toch nog van mening verschillen. Heeft iedereen getekend? Bezorg het dan aan de personeelsdienst of sla het op in ePLOEG.

    Presteerde je echt uitstekend, dan kan je in aanmerking komen voor een functioneringstoelage.

    Presteerde je onvoldoende, dan kan er een loopbaanvertraging inzitten, of zelfs een ontslag.  Lees meer in de 'praktische gids voor het toekennen van loopbaanvertragingen of onvoldoendes’.

    Het gesprek vind idealiter in december plaats. Trek er genoeg tijd voor uit. En doe het op een rustige plaats, op een rustig moment. Het bevordert de kwaliteit van het gesprek.