chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Richtlijnen onthaal nieuwe medewerkers

    Maatregelen coronavirus

    Er gelden bijzondere richtlijnen rond onthaal van nieuwe medewerkers. Een overzicht van alle maatregelen vind je op de webpagina 'coronavirus: informatie voor personeel'.

    Wil je investeren in het onthaal van nieuwe medewerkers? Dan kun je binnen de Vlaamse overheid rekenen op een professioneel kader en richtlijnen. Zo zorg je voor een aangename 1ste kennismaking en geef je starters alle kansen om te groeien in hun nieuwe loopbaan.

    Voor wie?

    • Je bent HR- of onthaalverantwoordelijke bij de diensten van de Vlaamse overheid.
    • Je wilt meer weten over de indiensttreding en het onthaal van nieuwe medewerkers bij de Vlaamse overheid.

    Wat is een goed onthaal?

    Je verwelkomt nieuwe medewerkers het beste met een goed ‘onboardingsproces’. Dit proces bestaat uit een ‘preboarding’ en een ‘onboarding’. Het Agentschap Overheidspersoneel (AgO) voorziet in een centraal onboardingsproces voor alle klanten van het Dienstencentrum Personeelsadministratie (DCPA). Aanvullend kun je ook eigen aanvullende onboardingspraktijken opzetten.

    Hoe verloopt het onboardingsproces?

    Preboarding
    Deze fase start zodra nieuwe medewerkers een tewerkstellingsaanbod krijgen. Ze zijn dan nog niet in dienst maar hebben wel contact met AgO en je organisatie. AgO informeert de nieuwe medewerkers over hun tewerkstelling en brengt de personeelsadministratie in orde voor een vlotte start.

    Onboarding
    Deze fase start vanaf de 1ste werkdag. AgO zorgt voor een onthaalmoment waarin de indiensttreding administratief in orde wordt gebracht. Je organisatie verzorgt de kennismaking met de leidinggevende, collega’s en de werkomgeving en organiseert het verdere onboardingsproces dat deel uitmaakt van de proeftijd of inwerkperiode. Tijdens deze periode krijgen nieuwe medewerkers de ruimte om zichzelf in te werken in de functie en wordt een peter of meter toegewezen.

    Waarom voorzie je best een goed onboardingsproces?
    • Je zorgt als organisatie voor meer betrokkenheid en minder verloop.
    • Je zorgt er voor dat nieuwe medewerkers sneller ingewerkt zijn en sneller hun weg vinden in de organisatie.
    • Je overlaadt nieuwe medewerkers niet met informatie maar biedt dit gespreid aan.

    Richtlijnen

    • Verwittig zo snel mogelijk het Dienstencentrum Personeelsadministratie (DCPA) en bezorg de nodige indiensttredingsgegevens.
    • Contacteer nieuwe medewerkers al voor de 1ste werkdag (preboarding) zodat ze weten wat van hen verwacht wordt.
    • Duid altijd een meter of peter aan. Dit is een ervaren collega die het aanspreekpunt is voor alle praktische vragen en de nieuwe medewerker wegwijs maakt op de werkplek. Lees meer in de handleiding voor meters/peters of in de omzendbrief ‘onthaalbeleid’.
    • Zorg voor een kennismakingsmoment met de leidinggevende, collega’s en de werkomgeving en nodig nieuwe medewerkers uit op informele momenten zoals teamlunches.
    • Zorg ervoor dat het (ICT-)materiaal klaar staat voor de start.
    • Bespreek samen met de nieuwe medewerker het onthaaltraject en de verwachtte doelstellingen van de proeftijd of inwerkperiode.
    • Geef de nodige informatie, instructies en richtlijnen en bied aangepaste opleidingen en leeractiviteiten.
    • Spreek regelmatig over het verloop van het onthaaltraject en de doelstellingen.

    Goed om weten: start een nieuwe medewerker die vanuit een ander departement of agentschap komt? Voorzie dan ook een onboardingsproces. Zorg minimaal voor een peter of meter en nodig de nieuwe medewerker ook al uit voor informele momenten.

    Wat te doen …

    … als de nieuwe medewerker op de 1ste dag niet wordt onthaald door het DCPA (bevestiging opstart)?

    Wordt de nieuwe medewerker op de 1ste werkdag niet onthaald door het DCPA? Dan moet je de indiensttreding die dag voor 10 uur bevestigen via het Vlimpers-contactformulier.

    … als je het onboardingsproces in je organisatie wilt optimaliseren (documenten, tips, inspiratie)?

    Interessante documenten:

    Tips voor een goede onboarding vanuit de literatuur:

    • Zorg voor een goede preboarding door:
      • een portaal aan te bieden dat belangrijke informatie verzamelt voor nieuwe medewerkers. Dit zorgt voor een hogere betrokkenheid.
      • de informatie te verspreiden in de tijd. Dit vermijdt dat nieuwe medewerkers overladen worden met informatie op de 1ste dag.

    Op die manier zorg je voor een goede start van nieuwe medewerkers en verlopen de volgende onboardingsprocessen makkelijker.

    • Zorg voor verbondenheid met de nieuwe medewerker. Dit doe je door te zorgen voor een warm welkom en verbindingsmechanismen te creëren, zoals peters en meters en effectief gebruik van technologie.

    Goede onboardingpraktijken binnen de Vlaamse overheid:

    Regelgeving

    Contact

    Meer informatie of een vraag?
    Contacteer het Loopbaancentrum van het Agentschap Overheidspersoneel: 

    Havenlaan 88 bus 31
    1000 Brussel
    Inge.gotzen@vlaanderen.be


    Suggesties?
    Heb je aanvullingen of een opmerking over deze webpagina? Meld je suggestie(s).