chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Richtlijnen PLOEG voor leidinggevenden

    Maatregelen coronavirus

    De procedures rond evaluatie, tucht en raad van beroep zijn tijdelijk aangepast. Lees meer in het nieuwsbericht over deze aanpassingen. Een algemeen overzicht van alle maatregelen vind je op de webpagina 'preventieve maatregelen coronavirus'.

    Wil je de prestaties van je medewerkers goed opvolgen? Vind je het belangrijk dat ze kunnen groeien in hun functie en in hun loopbaan bij de Vlaamse overheid? Kijk dan verder dan het jaarlijkse evaluatiegesprek. Houd regelmatig opvolgingsgesprekken en maak gebruik van een ‘persoonlijk verbeterplan’. Zo haal je meer uit PLOEG.

    Voor wie?

    Wat is PLOEG?

    PLOEG is het systeem van prestatiebeheer bij de Vlaamse overheid. Het biedt een kader om medewerkers op te volgen en laat hen groeien in hun functie. Op die manier helpt PLOEG je als leidinggevende om team- en organisatiedoelstellingen te behalen. Naast je formele rol als evaluator heb je ook een informele rol als coach en facilitator (zie onder).

    Goed om weten: lees meer op de webpagina ‘PLOEG’ over de basisprincipes van PLOEG.

    Wat is je rol als leidinggevende?

    Informeel: coachen en faciliteren

    • om feedback te geven
    • om medewerkers het beste van zichzelf te laten geven
    • om medewerkers te stimuleren zich verder te ontwikkelen in hun functie en in hun loopbaan
    • om medewerkers te begeleiden hun ambities en passies te verbinden met de organisatiebehoeften

    Formeel: evalueren en bijsturen
    Wanneer informele gesprekken en een coachende, faciliterende leiderschapsstijl niet voldoende zijn, is het nodig dat je strakker gaat opvolgen. Dan kun je ervoor kiezen om een persoonlijk verbeterplan (zie onder) op te starten. Dat helpt je om een medewerker grondiger op te volgen en zaken formeel vast te leggen.

    Waar vind je informatie als je een medewerker in een proeftijd moet opvolgen?

    Zit je medewerker nog in de proeftijd? Dan is het belangrijk dat er ook doelstellingen worden bepaald en opgevolgd, en dat je er regelmatig over spreekt. Op deze webpagina vind je hierover interessante tips. Daarnaast zijn er specifieke regels die betrekking hebben op de proeftijd. Lees meer op de webpagina ‘Proeftijd en eedaflegging’.

    Richtlijnen

    • Volg het PLOEG-verloop zoals beschreven op de webpagina ‘PLOEG’. Je vindt er alle stappen, einddata en tips.
    • Ga regelmatig in dialoog met je medewerkers en volg hun doelstellingen continu op.
    • Stimuleer zelfreflectie bij je medewerkers.
    • Maak gebruik van een persoonlijk verbeterplan als een medewerker (nog) niet naar verwachtingen functioneert en wanneer regelmatige informele gesprekken niet meer volstaan (zie onder).
    • Schrijf je eventueel in voor een opleiding rond ‘prestatiemanagement’, ‘feedback geven’ of ‘coachende vaardigheden’. 
    • Gebruik de module PLOEG van Vlimpers voor de planning, opvolging en evaluatie. Werkt je organisatie niet met de module PLOEG? Contacteer dan je HR-verantwoordelijke voor alle afspraken.

    Wat te doen …

    … als je een persoonlijk verbeterplan wilt uitwerken met een medewerker?

    1. Situeer de context
    Je legt helder uit waarom je een persoonlijk verbeterplan opmaakt. Bijvoorbeeld omdat de medewerker (nog) niet volgens de verwachting functioneert, omdat de medewerker bepaalde doelstellingen niet behaalt, omdat bepaalde competenties ontbreken, … Je vertelt daarbij wat niet goed loopt en waar je een verbetering wilt.

    2. Formuleer doelen, acties en afspraken
    Je beschrijft:

    • welke verbetering je precies wilt en het doel waar je medewerker naartoe moet werken
    • wat er nodig is om die verbetering en het doel te kunnen bereiken (bijvoorbeeld: een opleiding om bepaalde zaken onder de knie te krijgen, een coachingstraject om de medewerker beter te ondersteunen, een herschikking van het takenpakket van de medewerker of de taken binnen het team, …)
    • de afspraken die je daarover met de medewerker maakt
    • de termijn waarbinnen de verbetering moet worden gerealiseerd
    • de stappen die je zelf zult zetten om de medewerker extra te ondersteunen
    • eventuele afspraken die je maakt met de HR-verantwoordelijke

    3. Volg de vooruitgang op
    Je volgt de vooruitgang van de uitgevoerde acties en gemaakte afspraken maandelijks op. Je gaat daarover in gesprek met de medewerker. Tijdens dat gesprek kunnen er telkens nieuwe acties gepland worden en afspraken gemaakt worden.

    4. Formuleer een besluit
    Je besluit aan het einde van het persoonlijk verbeterplan of de vooropgestelde doelstellingen uit het verbeterplan zijn behaald. Je formuleert een beoordeling:

    • ‘Goed of boven verwachting’: volg de medewerker opnieuw op via het normale PLOEG-verloop.
    • ‘Onder verwachting’: start een nieuw persoonlijk verbeterplan op.
    … als een medewerker onvoldoende blijft presteren?

    1. Stel doorheen het jaar de relevante feiten regelmatig en schriftelijk vast
    Je kunt dit doen via een persoonlijk verbeterplan of op een andere manier, bijvoorbeeld met een persoonlijke nota. Het maakt niet uit in welk document je dit doet, zolang de feiten maar juist, nauwkeurig en ontegensprekelijk worden vastgesteld en de medewerker er schriftelijk van op de hoogte wordt gebracht.

    2. Geef een negatieve eindbeoordeling bij de jaarlijkse evaluatie
    Als je oordeelt dat het functioneren van je medewerker niet of onvoldoende verbetert, kun je beslissen om tijdens de jaarlijkse evaluatie een ‘onvoldoende’ of ‘loopbaanvertraging’ toe te kennen. Bespreek dat zeker met de 2de evaluator en met je HR-verantwoordelijke.

    Een negatieve evaluatie kan op termijn leiden tot ontslag:

    3. Motiveer je eindbeoordeling
    Je motiveert je einduitspraak in je evaluatie. Wees nauwkeurig en toon met concrete voorbeelden aan waarom je deze einduitspraak geeft. Vermeld heel duidelijk welke stappen al gezet zijn om je medewerker te helpen verbeteren en tot welke resultaten dat heeft geleid. Verwijs naar persoonlijke verbeterplannen, persoonlijke nota’s en andere documenten die je opmaakte.

    Je print het evaluatieverslag uit en voegt alle documenten toe als bijlagen. Je ondertekent het verslag manueel en laat de 2de evaluator manueel ondertekenen. Vervolgens bezorg je het verslag aan je medewerker en vraag je om het voor kennisname en ontvangst te ondertekenen. Vermoed je dat de medewerker de ontvangst van het evaluatieverslag zal betwisten? Bezorg het dan aangetekend met ontvangstbewijs.

    4. Volg je medewerker verder op
    Je blijft het functioneren van je medewerker opvolgen, ook na het toekennen van de onvoldoende of loopbaanvertraging. Je maakt daarbij nieuwe afspraken over hoe je medewerker kan verbeteren, eventueel via een nieuw persoonlijk verbeterplan.

    5. Vervroeg eventueel de volgende evaluatie
    Bij een einduitspraak ‘onvoldoende’, kun je als evaluator beslissen om de volgende evaluatie te vervroegen. Die is mogelijk vanaf de 6de maand die volgt op de datum waarop de medewerker kennis nam van de ‘onvoldoende’. De enige voorwaarde is wel dat men minstens 3 maanden heeft gepresteerd.

    Je moet de medewerker daarvan verwittigen bij de overhandiging van het evaluatieverslag. Je kan dit doen door een begeleidende brief toe te voegen bij het evaluatieverslag waarin je vermeldt dat je gebruik wilt maken van de mogelijkheid om vervroegd te evalueren. Het is belangrijk dat beide evaluatoren deze brief ondertekenen. Lees op de webpagina 'aan de slag met de module PLOEG' hoe je dit doet in Vlimpers.

    … als een statutair personeelslid in beroep gaat?

    Als een statutair personeelslid niet akkoord gaat met de einduitspraak ‘onvoldoende’ of ‘loopbaanvertraging’, kan deze binnen 15 kalenderdagen na het bezorgen van het evaluatieverslag een gemotiveerd beroep instellen bij de Raad van Beroep. Lees meer op de webpagina over de Raad van beroep of in de praktische gids beroepsprocedure voor ambtenaren.

    Regelgeving

    Contact

    Meer informatie of een vraag?
    Contacteer het Loopbaancentrum van het Agentschap Overheidspersoneel via Vlimpers > tegel ‘Vragen?’ > ‘Vlimpers-contactformulier’.


    Suggesties?
    Heb je aanvullingen of een opmerking over deze webpagina? Meld je suggestie(s).