chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Onboardingstips coronavirus bij werken op afstand

    Door de coronacrisis werken we op dit moment maximaal digitaal en op afstand. Ook in deze tijden is het belangrijk om in te zetten op een goede onboarding. In dit document biedt AgO vrijblijvend een aantal tips en tricks om het onthaalbeleid binnen je entiteit ook op afstand vlotter te laten verlopen. In het algemeen blijven een aantal zaken belangrijk in het onboardingsproces, zoals de nood aan persoonlijk contact, duidelijke communicatie en een goede ondersteuning van de nieuwkomer.

    In dit document vind je telkens een rolverdeling voor leidinggevende, peter of meter en HR-verantwoordelijke binnen de verschillende onboardingsfases. Per rol worden tips gegeven over de onboarding op afstand.

    De gesprekken die voor het onboardingsproces nodig zijn, zullen zoveel mogelijk op afstand moeten gebeuren (Microsoft Teams, skype of telefonisch).

    Vóór de eerste werkdag

    Wat doet het DCPA

    Voorafgaand aan de eerste werkdag communiceert het Dienstencentrum Personeelsadministratie (DCPA) met de nieuwe medewerker. Dit gebeurde al maximaal op afstand, maar er werden nieuwe instructies ingevoerd n.a.v. de corona maatregelen. Hieronder vind je de nieuwe instructies:

    • De onthaalgesprekken gebeuren maximaal digitaal of telefonisch.
    • Het DCPA stuurt een aantal dagen voor het onthaalgesprek de nodige documenten door en vraagt om een aantal documenten 1 dag vóór het onthaalgesprek te bezorgen.
    • Het DCPA plant in overleg met de nieuwe medewerker en voldoende op voorhand een moment in waarop het onthaalgesprek zal plaatsvinden.
      • Datum en tijdstip worden afgesproken
      • Nummer waarop de nieuwkomer gecontacteerd zal worden
        • Benodigdheden om het contract digitaal te ondertekenen: pc, e-reader en identiteitskaart mét pincode
        • Als digitaal ondertekenen niet mogelijk is voor de kandidaat, dan moet het contract op de eerste werkdag bij de werkgever ondertekend worden.

    Wat kan je als leidinggevende doen

    • Neem op voorhand telefonisch contact op met de nieuwe medewerker
    • Stel alvast een peter of meter aan
    • Leg de nieuwe medewerker uit hoe de afdeling, de dienst, het team werkt en maak concrete werkafspraken
    • Een makkelijke manier om online een meeting in te plannen met je nieuwe werknemer is via Microsoft Teams.

     Wat kan je als peter of meter doen

    • De rol van peter of meter is nu extra belangrijk en vorm het laagdrempelig eerste aanspreekpunt voor een nieuwe medewerker
    • Stem af met de leidinggevende en neem ook op voorhand al even contact op met de nieuwkomer via telefoon, Microsoft Teams of Skype.
    • Geef aan de nieuwe medewerker mee voor welke ondersteuning hij/zij bij jou terecht kan

    Wat kan je als HR-verantwoordelijke doen

    Ook de HR-verantwoordelijke kan de nieuwe werknemer welkom heten en meer informatie geven over de organisatie, Vlimpers, de mogelijkheden van telewerk en andere relevante afspraken.

    • Bezorg de nieuwkomer meer praktische informatie over de eerste werkdag
    • Geef een korte introductie over het werken op afstand en verwijs eventueel door naar de Webinar ‘Samenwerken op afstand en hoe MS Office je daarbij kan helpen
    • Maak concrete afspraken over hoe de nieuwe medewerker zijn/haar werkmateriaal kan ophalen: pc, telefoon, headset, uniform, enz.
      • Neem hiervoor contact op met IT:
        • Spreek af hoe het werkmateriaal beschikbaar kan gesteld worden voor de nieuwe medewerker
        • Maak de nodige account en logins aan voor interne/externe tools

    Verwijs de nieuwe medewerker ook door naar:

    De eerste werkdag

    Indien het contract niet digitaal kan getekend worden of wanneer de nieuwe medewerker zijn werkmateriaal (pc, gsm, headset, enz.) moet ophalen, moet hij/zij toch eenmalig naar kantoor komen. Probeer van dit moment gebruik te maken om alle informatie of zaken die niet digitaal kunnen afgesproken worden, te regelen. Hou er rekening mee dat de nieuwe medewerker ook zelf vragen zal hebben.

    Wat doe je als leidinggevende

    • Plan een online overleg in met de nieuwe medewerker en heet hem of haar welkom.
    • Maak duidelijke werkafspraken voor de eerste en komende werkdagen
    • Plan een meeting in met de collega’s van de nieuwe medewerker om hem/haar online voor te stellen aan het team
    • Geef aan dat je beschikbaar bent voor vragen

    Opm. Als je zelf moeilijk beschikbaar bent, zorg er voor dat iemand anders bereikbaar is voor de nieuwe medewerker. 

    Wat doe je als peter of meter

    • Plan een welkomgesprek in met je nieuwe collega en laat weten dat je steeds beschikbaar bent voor verdere vragen of hulp. 

    Wat doe je als HR-verantwoordelijke

    • Stuur een mail om de nieuwe medewerker welkom te heten en geef daar in aan dat je beschikbaar bent voor verdere HR-vragen en problemen.

    Onboarding na de eerste werkdag

    Wat doe je als leidinggevende

    • Probeer je nieuwe medewerker ook vanop afstand optimaal te ondersteunen. Plan regelmatig een gesprek in via de digitale tools op afstand.
    • Zorg dat je een aangepast takenpakket hebt zodat je nieuwe medewerker duidelijk weet wat er van hem verwacht wordt. Zorg dat hij nodige begeleiding hiervoor krijgt.
    • Zorg dat de nieuwe medewerker ook extra tijd krijgt. Deze nieuwe manier van werken is immers niet evident, en het is allesbehalve makkelijk om de eerste werkdagen op een virtuele manier door te brengen. Een perfect onboardingsproces is op dit moment onmogelijk. Geef de nieuwe medewerker in het begin wat meer tijd om het takenpakket uit te voeren en geef ook meer ruimte om in te werken.
    • Voorzie aan het begin van het eerste digitale teamoverleg waarbij de nieuwe medewerker aansluit, genoeg tijd voor een kennismakingsronde. 
    • Pols bij de nieuwe medewerker of hij nog met verder vragen zit, of hij voldoende informatie heeft gekregen en hoe hij het onthaal op afstand heeft ervaren. 
    • Een nieuwe medewerker heeft ook behoefte aan opleiding. Lees meer over het opleiding- en coachingsaanbod op de webpagina ‘Leren en ontwikkelen’.

    Wat doe je als peter of meter

    • Zorg ervoor dat de nieuwe medewerker snel en makkelijk zijn weg vindt in alle essentiële informatie over de organisatie, en wijs de weg naar het intranet.
    • Plan 1 of meerdere gesprekken in per week om te kijken of de nieuwe medewerker nog vragen heeft of problemen ondervindt. 
    • Pols naar de de eerste indrukken van de nieuwe medewerker op de virtuele indiensttreding. Zo kun je nagaan of er bepaalde stappen in het onboardingsproces aangepast kunnen of moeten worden binnen de organisatie, bijvoorbeeld op het vlak van communicatie, ICT, ... 
    • Zorg ervoor dat je steeds stand-by staat zodat de nieuwe medewerker niet het gevoel krijgt dat hij na 2 weken aan zijn lot wordt overgelaten. Plan meteen een paar korte 1-op-1-overlegmomenten in via Teams of Skype om een praatje te maken. 

    Wat doe je als HR-verantwoordelijke

    • Blijf beschikbaar voor vragen en problemen van de nieuwe medewerker

    Communicatie DCPA: werkinstructies

    “Beste collega,

     

    Gezien de corona maatregelen dienen de onthaalgesprekken nu maximaal mogelijk digitaal en/of telefonisch plaats te vinden. Hieronder vinden jullie enkele werkinstructies:

     

    - Plan in overleg met het personeelslid een moment in waarop het gesprek zal plaatsvinden. Doe dit bij voorkeur enkele dagen op voorhand zodat we nog ruimte hebben om te corrigeren.

    - Stuur een aantal dagen voor het gesprek de nodige documenten door:

    • Arbeidsreglement
    • Personeelsfiche: dienen ze te vervolledigen, bij voorkeur digitaal, en terug te bezorgen
    • PDF versie van het contract: je kan tijdens het gesprek dan samen het contract overlopen
    • Handleiding digitaal ondertekenen
    • Onthaalbrochure

    Vraag ook de documenten die zij moeten bezorgen (foto, personeelsfiche, diploma, attest goed gedrag en zeden, attest burgerlijke staat, …) ten laatste 1 dag vooraf te bezorgen. Indien het personeelslid geen scanner heeft of het document niet digitaal kan aanvullen, mogen ze hier altijd een foto van doorsturen. Zo verlies je tijdens het gesprek geen tijd met het over-en weer sturen van mails en na te gaan of alle documenten in orde zijn.”

    Mail DCPA naar kandidaten

    “Beste 

    Gezien de recente maatregelen die genomen zijn om de corona besmettingen zo veel mogelijk te beperken, willen wij als overheid ook onze verantwoordelijk opnemen en zullen de onthaalgesprekken tijdelijk digitaal en/of telefonisch plaatsvinden.

     Op …. (datum en tijdstip) zal ik je contacteren op het nummer (nummer meegeven). Tijdens dit gesprek worden een aantal praktische zaken besproken en zullen we ook het contract overlopen en dit digitaal ondertekenen. Hou daarom zeker je pc (met e-reader), je identiteitskaart (en pincode) bij de hand. Als je geen computer en/of e-reader ter beschikking hebt, dan zal je het contract op je eerste werkdag bij de entiteit kunnen ondertekenen.  

    Onderstaande documenten vind je ook al terug in bijlage:

    • Arbeidsreglement: link arbeidsreglementen of voeg toe als bijlage
    • Onthaalbrochure
    • Contract
    • Handleiding digitaal ondertekenen

    Om je indiensttreding administratief te kunnen regelen, vragen wij je alvast om volgende documenten ten laatste 1 dag voor het gesprek door te mailen naar: (mailadres meegeven):

    • Een digitaal ingevulde en ondertekende personeelsfiche (zie document als bijlage)
    • Een uittreksel uit het strafregister dat hoogstens 6 maanden oud is. Als je werk geen contact met minderjarigen inhoudt, is model 1 voldoende. Als je met minderjarigen zult werken, moet je model 2 bezorgen. Je krijgt dit getuigschrift bij je gemeente. Opgelet: indien we niet over dit attest beschikken, kan je niet starten!
    • Digitale pasfoto voor de personeelsbadge (duidelijke foto in vooraanzicht, liefst met witte achtergrond)
    • Een kopie van je diploma (indien nog niet opgevraagd)
    • Attest burgerlijke staat
    • Visum en titerbepaling (enkel voor verpleegkundigen bij Opgroeien en Regie)

    Is het mogelijk te bevestigen dat je deze mail ontvangen hebt en het gekozen moment voor jou past?

    Met vriendelijke groeten

     Naam dossierbehandelaar
    Dossierbehandelaar”