chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Jobstudenten

    Maatregelen coronavirus

    De Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ) heeft beslist dat de uren waarin jobstudenten hebben gewerkt in het 2de kwartaal van 2020 niet worden aangerekend op hun contingent van 475 uren. Dit geldt dus ook de tewerkstelling van jobstudent bij de Vlaamse overheid tijdens april, mei en juni 2020. Lees meer op de webpagina ‘Student@Work’. Een algemeen overzicht van alle maatregelen binnen de Vlaamse overheid vind je op de webpagina 'maatregelen coronavirus'.

    Wil je jobstudenten aanwerven binnen de Vlaamse overheid? Dan moet je rekening houden met specifieke richtlijnen rond vakantietewerkstelling. Op deze webpagina vind je alle informatie en een overzicht van het ondersteuningsaanbod.

    20 %

    streefcijfer jobstudenten buitenlandse herkomst

    6 %

    streefcijfer jobstudenten handicap/chronische ziekte

    Voor wie?

    • Je bent HR- of selectieverantwoordelijke bij de diensten van de Vlaamse overheid.
    • Je wilt jobstudenten aanwerven.

    Goed om weten: deze webpagina is niet voor (job)studenten:

    Functiebeschrijving

    Je lijnmanager staat in voor de aanwerving van jobstudenten en voor de praktische organisatie. Deze bepaalt de behoefte(n) en legt die schriftelijk vast in een functieomschrijving. In deze omschrijving staan ook de selectiecriteria op basis waarvan de kandidaten geworven worden. Lees meer op de webpagina van de Dienst Diversiteitsbeleid over het opstellen van neutrale vacatureberichten.

    Publicatie en bekendmaking

    Je maakt je vacatures minstens bekend via Werken voor Vlaanderen. Lees meer in de omzendbrief vakantietewerkstelling over de publicatie en bekendmaking van je vacatures.

    Uitzondering:

    • Wil je een jobstudent aanwerven die reeds een leer- of werkervaring heeft opgedaan bij je departement of agentschap? Dan is de bekendmaking van deze vacature niet vereist en kun je de jobstudent onmiddellijk aanwerven.
    • Wil je een jobstudent van buitenlandse herkomst of met een handicap of chronische ziekte aanwerven? Dan kun je deze vacature voorbehouden en mag je ze enkel verspreiden via specifieke kanalen voor personen uit de kansengroepen. Als je dit wenst, kun je bovendien het wervings- en selectieproces overlaten aan de dienst Diversiteitsbeleid.

    Selectie

    Selectiecriteria

    Jobstudenten moeten voldoen aan bepaalde aanwervingsvoorwaarden. Jobstudenten moeten bijvoorbeeld minstens 16 jaar oud zijn of 15 jaar oud zijn én de eerste 2 studiejaren van het middelbaar onderwijs hebben gevolgd op het ogenblik van de aanwerving. Daarnaast beschikken jobstudenten over een contingent van 475 uren per kalenderjaar (enkele jaren geleden was dit 50 dagen).

    Naast de aanwervingsvoorwaarden moet je de kandidaten screenen op basis van hun kennis en vaardigheden, vermeld in hun CV, in vergelijking tot de profieleisen. Je mag deze screening optioneel aanvullen met een interview.

    Lees meer in de omzendbrief vakantietewerkstelling over de aanwervingsvoorwaarden.

    Ondersteuning door de dienst Diversiteitsbeleid

    Wil je een jobstudent van buitenlandse herkomst aanwerven? Vraag dan een kandidaat aan bij de Dienst Diversiteitsbeleid. Vervolgens gaat het Minderhedenforum op zoek naar de juiste jobstudent. Je hoeft dus zelf geen screening te organiseren of een vacature te publiceren.

    Wil je een jobstudent met een handicap of chronische ziekte aanwerven? Vraag dan een kandidaat aan bij de Dienst Diversiteitsbeleid. De Dienst Diversiteitsbeleid beschikt over een databank met interessante profielen en gaat op zoek naar de juiste jobstudent. Je hoeft dus zelf geen screening te organiseren of een vacature te publiceren.

    Hoe kun je ondersteuning door de dienst Diversiteitsbeleid aanvragen?

    Je bezorgt onderstaande informatie aan recep.bas.@kb.vlaanderen.be:

    • aantal functies
    • korte functiebeschrijving per vacature
    • periode van tewerkstelling

    Uitzondering: maak je gebruik van de ondersteuning van het Selectiecentrum van AgO voor de aanwerving van je jobstudenten? Dan verwittigt het Selectiecentrum de Ddenst Diversiteitsbeleid en moet je deze stap niet uitvoeren. Contacteer recep.bas.@kb.vlaanderen.be voor meer informatie.

    Arbeidsvoorwaarden en (terugbetaling) loonkost

    Arbeidsvoorwaarden

    Elke jobstudent krijgt:

    • voor de opstart een schriftelijke arbeidsovereenkomst voor studenten
    • een salaris dat werd vastgelegd in het Vlaams personeelsstatuut en een pro rata van het vakantiegeld en de eindejaarstoelage
    • dezelfde sociale voordelen als de andere contractuele personeelsleden, met uitzondering van de hospitalisatieverzekering
    • een gewaarborgd loon in geval van ziekte indien men voldoet aan de voorwaarden
    • pro rata vakantiedagen en recht op feestdagen
    • is onderworpen aan specifieke sociale zekerheidsreglementering en fiscale bepalingen.

    Lees meer in de omzendbrief vakantietewerkstelling over deze arbeidsvoorwaarden en over de specifieke bepalingen voor minderjarige jobstudenten.

    Wat zijn de aangepaste salarisbedragen aan de huidige index?
    • De jobstudenten jonger dan 21 jaar worden bezoldigd aan 80% van het beginsalaris van salarisschaal D111 (graad: assistent), zijnde 10.655,96 euro per jaar (salarisbedrag en standplaatstoelage aan 100%) ) of 1.546,00 euro bruto/maand geïndexeerd, inclusief standplaatstoelage.
    • Jobstudenten van 21 jaar en ouder hebben recht op de gewaarborgde minimumbezoldiging voor contractuele personeelsleden, zijnde 12.727,66 euro per jaar (salarisbedrag en standplaatstoelage aan 100%) of 1.846,57 euro bruto/maand geïndexeerd, inclusief standplaatstoelage.
    • De jobstudenten tewerkgesteld als consultatiebureau-arts bij het Agentschap Opgroeien Regie, worden bezoldigd aan 80% van het beginsalaris van salarisschaal A111 (graad: adjunct van de directeur), zijnde 18.167,98 euro per jaar (salarisbedrag en standplaatstoelage aan 100%) ) of 2.635,87 euro bruto/maand geïndexeerd, inclusief standplaatstoelage.
    • Voormelde bruto maandbedragen zijn inclusief standplaatstoelage maar exclusief vakantiegeld en eindejaarstoelage. De jobstudent heeft recht op een evenredig vakantiegeld en eindejaarstoelage.

    Lees meer op de webpagina 'Berekening en uitbetaling salaris' over de index.

    Terugbetaling loonkost door de dienst Diversiteitsbeleid

    Heb je een jobstudent aangeworven met een handicap of chronische ziekte? Dan kun je een terugbetaling van de loonkosten aanvragen bij de dienst Diversiteitsbeleid. Dit is mogelijk voor 1 of meerdere maanden, al dan niet voltijds. De enige voorwaarde is dat de jobstudent een attestering van de handicap of chronische ziekte kan voorleggen. Dat wil dus zeggen dat je een jobstudent gratis in dienst kunt nemen.

    Hoe kun je de terugbetaling van de loonkost aanvragen?
    • Bezorg de attestering van de jobstudent met een handicap of chronische ziekte voor het begin van de tewerkstelling aan recep.bas@kb.vlaanderen.be.
    • Is de entiteit aangesloten bij het DCPA, dan wordt de student betaald via het DCPA. Is de entiteit niet aangesloten bij het DCPA, dan mag de loonkost per factuur of vordering aangerekend worden aan de Dienst Diversiteitsbeleid.
    • Vragen of meer informatie? Contacteer recep.bas@kb.vlaanderen.be.

    Onthaal en begeleiding

    Je moet een begeleider of coach aanduiden die instaat voor het onthaal, de opvolging en de evaluatie. Je registreert dit voor elke jobstudent. Deze begeleider is het aanspreekpunt voor de jobstudent tijdens de tewerkstelling. Lees meer op de webpagina 'welkom bij de Vlaamse overheid' over het onthaal van nieuwe medewerkers. Jobstudenten mag je verwijzen naar de webpagina 'ik start als jobstudent bij de Vlaamse overheid'.

    Einde vakantietewerkstelling

    Een jobstudent mag aaneensluitend aan een vakantiejob geen arbeidsovereenkomst krijgen als gewone werknemer indien het over dezelfde functie-inhoud gaat. Lees meer op de webpagina van student@work over deze wetgeving.

    Ondersteuning Selectiecentrum van AgO

    Werving van jobstudenten: procedure voor klanten van het Selectiecentrum van AgO die zijn aangesloten voor werving van contractuele procedures.

    • 1

      Bezorg wervingsbehoeften (of wijzigingen) aan het Selectiecentrum van AgO

      10 februari tot en met 13 maart 2020

      Nieuwe wervingsbehoefte bezorgen

      Je bezorgt een nieuwe aanvraag, samen met de functiebeschrijving en eventuele vereisten voor diversiteitsacties via het webformulier jobstudenten.

      Bestaande wervingsbehoefte wijzigen of annuleren

      Via het webformulier jobstudenten kun je ook een wervingsbehoefte wijzigen of annuleren. Je selecteert het vacaturenummer (bijvoorbeeld VAC1643001) en de begindatum van de tewerkstelling zoals die gekend is bij het DCPA.

      Opgelet:

      • Gaat het in essenstie om een administratieve studentenjob? Dan moet je geen functiebeschrijving toevoegen. Deze wervingsbehoefte zal namelijk worden ingevuld aan de hand van de algemene werfreserve van jobstudenten voor ‘administratief ondersteuner’.
      • Wil je een jobstudent aanwerven die al een leer- of werkervaring heeft opgedaan in je organisatie? Dan geef je dit door in het aanvraagformulier. De vacature wordt dan niet gepubliceerd en het Selectiecentrum bezorgt direct alle indiensttredingsinformatie aan het DCPA.
      • Wil je een vacature voorbehouden voor jobstudenten uit de kansengroepen? Dan geef je dit ook door in het aanvraagformulier. De vacature wordt vervolgens opgenomen door de dienst Diversiteitsbeleid.
    • 2

      Publicatie vacatures

      30 maart tot en met 10 april 2020

      Het Selectiecentrum van AgO publiceert de vacatures. Je ontvangt een bevestiging van de uiteindelijke publicatieperiode. De vacatures worden ongeveer 2 weken gepubliceerd. Je kunt de vacatures zelf verder verspreiden via interne kanalen.

    • 3

      Screening kandidaten door het Selectiecentrum van AgO

      10 april tot en met 28 april 2020

      Het Selectiecentrum van AgO screent elke kandidaat op ervaring, eventueel opleiding, motivatie en/of troeven. Je ontvangt per vacature een shortlist van de geschikte kandidaten. Mogelijks komen kandidaten terug in verschillende shortlists, in dit geval geldt het principe ‘first come, first served’. Het Selectiecentrum van AgO probeert dit uiteraard zoveel mogelijk te vermijden.

       

       

    • 4

      Selecteer de gewenste kandidaten

      29 april tot en met 5 mei 2020

      Je screent de shortlists die je ontvangt van het Selectiecentrum van AgO en je maakt een top 5 op van kandidaten per vacature. Je bezorgt deze namen aan estelle.eustacchio@vlaanderen.be

    • 5

      Oproepen kandidaten door het Selectiecentrum van AgO

      5 mei tot en met 17 mei 2020

      Het Selectiecentrum van AgO contacteert de gekozen kandidaten. Als de eerste kandidaat niet meer beschikbaar is, wordt de volgende kandidaat gecontacteerd. Je wordt op de hoogte gebracht van welke kandidaten hebben toegezegd voor je vacatures.

       

    • 6

      Bezorgen kandidaatgegevens aan het DCPA door het Selectiecentrum van AgO

      vanaf 18 mei 2020

      Het Selectiecentrum van AgO bezorgt alle persoons- en tewerkstellingsgegevens van de geselecteerde jobstudenten aan het DCPA voor de verdere indiensttreding. DCPA neemt verder contact op met de kandidaat.

    Ondersteuning DCPA

    Indiensttreding van jobstudenten: procedure voor klanten van het Dienstencentrum Personeelsadministratie (DCPA).

    Goed om weten: verwijs de jobstudent door naar de webpagina 'Welkom jobstudent' voor alle afspraken.

    • 1

      Meld je jobstudenten aan bij het DCPA (of eventuele wijzigingen)

      Nieuwe jobstudenten aanmelden

      Je bezorgt alle persoons- en tewerkstellingsgegevens van de geselecteerde jobstudenten aan het DCPA via het webformulier jobstudenten

      Aangemelde jobstudenten wijzigen of annuleren

      Via het webformulier jobstudenten kun je ook een indiensttreding wijzigen of annuleren. Je selecteert het rijksregisternummer van de betrokken jobstudent en de begindatum van de tewerkstelling zoals die gekend is bij het DCPA. Je HR-dienst ontvangt een rapport telkens als er een wijziging is doorgevoerd. Heb je een wijziging doorgegeven en krijg je binnen 24 uur geen rapport? Dan betekent dit dat de wijziging niet correct is doorgegeven. In dat geval moet je de wijziging of annulatie opnieuw melden via het webformulier.

      Uitzondering: maak je gebruik van de ondersteuning van het Selectiecentrum voor de aanwerving van je jobstudenten? Dan zorgt het Selectiecentrum voor de overdracht van de indiensttredingsgegevens aan het DCPA en moet je deze stap niet uitvoeren.

    • 2

      Opvragen nodige documenten aan de jobstudenten door het DCPA

      Het DCPA contacteert de geselecteerde jobstudenten en vraagt de nodige documenten op via het registratieformulier 'personeelsfiche'.

      Nodige documenten:

      • attest student@work
      • schoolattest lopend schooljaar
      • uittreksel uit het strafregister:
        • model 1: voor standaard vakantietewerkstelling
        • model 2: voor vakantietewerkstelling met activiteiten met kinderen en jongeren
      • verklaring bedrijfsvoorheffing gezinslasten (enkel indien de jobstudent reeds kinderen heeft)
      • ingevulde vragenlijst aanwervingsonderzoek:
        • De jobstudent voert een risicofunctie uit (ongeacht zijn leeftijd): een voorafgaand aanwervingsonderzoek is vereist. De jobstudent stuurt de ingevulde vragenlijst 'aanwervingsonderzoek' rechtstreeks naar IDEWE (enkel indien het departement of agentschap is aangesloten bij IDEWE).
        • De jobstudent is jonger dan 18 jaar zonder risicofunctie: een medisch toezicht voldoende. Dat medisch toezicht vertaalt zich in het doornemen van de ingevulde vragenlijst door de arbeidsgeneesheer, die dan op basis hiervan autonoom kan beslissen of een aanwervingsonderzoek effectief nodig is of niet. 
    • 3

      Ondertekening arbeidsovereenkomst door de jobstudenten

      Het DCPA bezorgt de arbeidsovereenkomst en het ontvangstbewijs van het arbeidsreglement aan de jobstudenten met de vraag deze ondertekend terug te bezorgen. Jobstudenten die de leeftijd van 18 jaar bereikt hebben moeten hun arbeidsovereenkomst digitaal ondertekenen. Enkel voor jobstudenten die niet de mogelijkheid hebben om digitaal te ondertekenen, wordt er een ondertekeningsmoment georganiseerd in een VAC-gebouw.

      DCPA verwijst ook naar de webpagina ‘Welkom jobstudent’ voor meer informatie over de tewerkstelling.

      • 4

        Onderteken de arbeidsovereenkomsten

        Je ontvangt de arbeidsovereenkomsten van het DCPA en laat deze ondertekenen door je leidend ambtenaar. Voor jobstudenten vanaf 18 jaar wordt de arbeidsovereenkomst digitaal ondertekend. Indien de jobstudenten jonger dan 18 jaar zijn, worden de arbeidsovereenkomst in tweevoud op papier ondertekend.

        Je bezorgt de ondertekende arbeidsovereenkomsten terug aan het DCPA via digitale handtekenmap of per mail (team mailbox).

      • 5

        Bevestig start jobstudenten aan het DCPA

        (op 1ste werkdag)

        Is de jobstudent gestart?

        Je bevestigt de start van elke jobstudent aan het DCPA:

        • op de 1ste werkdag
        • voor 10 uur

        Contacteer het DCPA.

        Is de jobstudent niet opgedaagd?

        Als de jobstudent niet is opdaagd op de 1ste werkdag contacteer je telefonisch het DCPA (dus niet via het webformulier ‘annulatie’). Je kunt ook meteen aangeven of je een vervanger wilt aanwerven. Het DCPA spreekt in dat geval met je af op welke manier de gegevens van de jobstudent moeten aangeleverd worden. Hierbij wordt rekening gehouden met de startdatum van tewerkstelling.

      • 6

        Duid een begeleider of coach aan en registreer dit

        Je duidt een begeleider of coach aan voor elke jobstudent en je bezorgt na het onthaaltraject de verklaring over het onthaal en de begeleiding van nieuwe werknemers aan het DCPA via het Vlimpers-contactformulier (als bijlage van je ‘case’).

        Lees meer op de webpagina 'welkom bij de Vlaamse overheid' over het onthaal van nieuwe medewerkers.

      • 7

        Uitbetaling salaris en voordelen

        • Salaris: wordt op de laatste werkdag van de maand van tewerkstelling op de bankrekening gestort.
        • Bedrag van de maaltijdcheques: wordt op het einde van de maand op de Edenred-kaart gestort. Voor een correcte berekening wordt het jaarlijks verlof best zo snel mogelijk in Vlimpers aangevraagd door de jobstudent en goedgekeurd door de leidinggevende.
        • Vakantiegeld, de eindejaarstoelage en de niet opgenomen vakantiedagenworden uitbetaald in de maand volgend op de laatste werkdag.
        • Fietsvergoeding: wordt uitbetaald indien de jobstudent gebruik maakt van de fiets voor het woon-werkverkeer. De jobstudent bezorgt hiervoor het ingevulde en ondertekende formulier aan de leidinggevende ter ondertekening (zie stap 3). Je departement of agentschap bezorgt dit formulier vervolgens aan het DCPA zodat de fietsvergoeding kan uitbetaald worden.
        • Schuldvordering algemeen: wordt uitbetaald indien de jobstudent gebruik maakt van het openbaar vervoer voor het woon-werkverkeer. De jobstudent kan een terugbetaling aanvragen via een schuldvordering. De jobstudent bezorgt hiervoor het ingevulde en ondertekende formulier, samen met de nodige bewijsstukken, aan de leidinggevende ter ondertekening (zie stap 3). Je departement of agentschap bezorgt deze documenten vervolgens aan het DCPA zodat de de schuldvordering kan uitbetaald worden.

      Regelgeving

      Contact

      Meer informatie of een vraag?