chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Uitzendarbeid

    Heb je een tijdelijke vacature die je snel wilt invullen? Dan kun je binnen de Vlaamse overheid gebruikmaken van uitzendarbeid.

    Voor wie?

    • Je bent HR- of selectieverantwoordelijke bij de diensten van de Vlaamse overheid.
    • Je wilt iemand tijdelijk aanwerven.
    • Je organisatie kan gebruikmaken van uitzendarbeid (zie onder).
    Welke organisaties van de Vlaamse overheid kunnen gebruikmaken van uitzendarbeid?
    • alle departementen
    • alle intern verzelfstandigde agentschappen
    • alle publiekrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigde agentschappen met uitzondering van de Vlaamse Vervoersmaatschappij – De Lijn
    • alle strategische adviesraden
    • met rechtspersoonlijkheid beklede patrimonia
    • administratieve diensten van de Raad van het Gemeenschapsonderwijs (Raad GO!)
    • Vlaamse Maatschappij voor Watervoorziening (De Watergroep)
    • Literatuur Vlaanderen
    • Koninklijke Academie voor Nederlandse Taal- en Letterkunde

    Wat is uitzendarbeid?

    Als je een tijdelijke vacature hebt, kun je een uitzendkantoor inschakelen om deze in te vullen. Het uitzendkantoor werft een kandidaat aan en stelt deze tijdelijk te werk in je organisatie. Het uitzendkantoor treedt hierbij op als juridische werkgever. De Vlaamse overheid is dan de feitelijke werkgever.

    Goed om weten: je kunt gebruik maken van een raamcontract. Lees onderaan deze webpagina hoe je iemand tewerkstelt met het raamcontract ‘uitzendarbeid’.

    Wat is het verschil tussen een juridische en feitelijke werkgever bij uitzendarbeid?

    Uitzendkantoor als juridische werkgever:

    • Sluit een arbeidsovereenkomst af met uitzendkrachten.
    • Staat in voor de loonadministratie en uitbetaling van het salaris.
    • Moet door uitzendkrachten worden verwittigd bij ziekte.

    Vlaamse overheid als feitelijke werkgever:

    • Geeft instructies over het uit te voeren werk.
    • Staat in voor de toepassing van de regels rond arbeidsduur en arbeidsveiligheid.
    • Is verantwoordelijk voor het welzijn en de acties van uitzendrachten.

    Goed om weten: uitzendkrachten hebben dezelfde rechten en plichten als vaste personeelsleden en moeten zich aan dezelfde regels houden.

    Voorwaarden

    • Je kunt uitzendarbeid enkel gebruiken voor één van de wettelijke vastgelegde motieven (zie onder). Is er geen wettelijk motief? Dan ontstaat er automatisch een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur tussen je organisatie en de uitzendkracht.
    • Uitzendkrachten mogen maximaal 12 maanden tewerkgesteld worden voor hetzelfde motief. Bijvoorbeeld: een medewerker is 12 maanden ziek en wordt vervangen door een uitzendkracht. Als de ziekte na 12 maanden verlengd wordt, is uitzendarbeid voor die vervanging niet langer mogelijk.
    • Uitzendkrachten mogen ook voor 1 dag tewerkgesteld worden met een dagcontract. Opeenvolgende dagcontracten zijn niet toegelaten.
    • Een beperkte overlapping in arbeidstijd tussen het personeelslid dat wordt vervangen en de uitzendkracht is toegestaan zodat die zich kan inwerken. Bijvoorbeeld: een medewerker gaat met voltijds zorgkrediet vanaf 1 december, de uitzendkracht start vanaf 25 november.
    • Uitzendarbeid wordt betaald met werkingsmiddelen en rapportering is verplicht.

    Opgelet: maak in je organisatie afspraken over wanneer het mogelijk is om beroep te doen op uitzendarbeid. Dat afsprakenkader moet besproken worden met de vakorganisaties. Pas daarna is uitzendarbeid mogelijk (zie ‘Hoe tewerkstellen via uitzendarbeid’).

    Welke motieven komen in aanmerking voor uitzendarbeid?
    • Tijdelijke vervanging van een contractueel personeelslid van wie de arbeidsovereenkomst is geschorst:
      • Een arbeidsovereenkomst wordt geschorst wanneer het personeelslid de functie voor een bepaalde periode niet meer kan uitoefenen. Bijvoorbeeld: wegens een verlofstelsel of ziekte. Het gaat dan altijd om een voltijdse afwezigheid.
      • Voornaamste redenen voor schorsing: jaarlijkse vakantie, ziekte of ongeval, zorgkrediet, adoptieverlof, moederschapsverlof, pleegzorgverlof, politiek mandaat, onbetaald verlof en thematisch verlof.
    • Tijdelijke vervanging van een contractueel personeelslid van wie de arbeidsovereenkomst is beëindigd.
    • Tijdelijke vervanging van een contractueel personeelslid met deeltijdse loopbaanonderbreking of met vermindering van de arbeidsprestaties in het kader van het zorgkrediet.
    • Tijdelijke vervanging van een ambtenaar die zijn ambt niet of slechts deeltijds uitoefent:
      • Ook ambtenaren in een verlof voor deeltijdse prestaties of die deeltijdse prestaties wegens ziekte verrichten kunnen worden vervangen worden door uitzendkrachten.
      • Een deeltijds afwezige ambtenaar kan alleen worden vervangen tijdens zijn afwezigheid.
      • Zoals bij vervangingscontracten kunnen bijvoorbeeld twee halftijds afwezige ambtenaren worden vervangen door een voltijdse uitzendkracht.
    • Tijdelijke vermeerdering van werk:
      • Dat omvat alles wat de normale activiteiten doet toenemen. Die vermeerdering van werk kan zowel voorzien als onverwacht zijn. Bijvoorbeeld: invoering van nieuwe regelgeving.
    • Voor uitzonderlijk werk:
    • Voor tewerkstellingstrajecten:
      • Dat is een specifieke vorm van uitzendarbeid voor personen die moeilijk toegang krijgen tot de arbeidsmarkt. Concreet gaat het om werkzoekenden en leefloontrekkers die uitzendarbeid verrichten in het kader van een inlooptraject.
    • Voor artistieke prestaties of artistieke werken.

    Gevolgen

    • Opstart: uitzendkrachten doorlopen een proeftijd.
    • Financiële gevolgen: het gelijkeloonprincipe is van toepassing (zie onder). Je kunt het brutoloon van de uitzendkracht berekenen via de salarissimulator als je organisatie onder het toepassingsgebied van het Vlaams personeelsstatuut (VPS) valt.
    • Gevolgen voor anciënniteit: het gelijkeloonprincipe laat ook validatie van anciënniteit toe. Dat is net als bij vaste personeelsleden verplicht voor organisaties die onder het VPS vallen (zie onder).
    • Gevolgen voor verloven: uitzendkrachten krijgen 20 dagen verlof bij een tewerkstelling van 1 jaar.
    • Gevolgen voor evaluatie: de evaluatiecyclus van de diensten van de Vlaamse overheid (PLOEG) is niet van toepassing.
    Wat is het gelijkeloonprincipe?

    Het gelijkeloonprincipe wil zeggen dat het salaris van de uitzendkracht niet lager mag zijn dan wat men zou verdienen als men onder dezelfde voorwaarden als vast contractueel personeelslid bij je organisatie zou werken. Dat wil niet noodzakelijk zeggen dat de uitzendkracht evenveel moet verdienen als de persoon die wordt vervangen.

    Het gelijkeloonprincipe omvat alle loonelementen zoals premies, toeslagen, maaltijdcheques, verplaatsingsvergoedingen en voordelen in natura.

    Hoe wordt de valorisatie van anciënniteit bepaald?

    Uitzendkrachten moeten hun ervaring met tewerkstellingsattesten aantonen bij het uitzendkantoor. Je organisatie valideert het aantal jaren, zodat het correcte salaris van de uitzendkracht berekend kan worden. Contacteer het Dienstencentrum Personeelsadministratie van AgO als je daarover vragen hebt.

    Goed om weten:

    • Ervaring als uitzendkracht bij een overheid geldt niet als overheidservaring.
    • Privé-ervaring telt alleen mee in de anciënniteit als die functie relevant is. Het is de lijnmanager die dat beslist.

    Kostprijs

    De kostprijs voor uitzendarbeid wordt bepaald door de coëfficiënt die het uitzendkantoor aanrekent. Dat is een percentage van het brutoloon van de functie die je met uitzendarbeid invult.

    Wat beïnvloedt de hoogte van de coëfficiënt/kostprijs?

    Wil je dat het uitzendkantoor een geschikte kandidaat zoekt voor je tijdelijke functie?
    Dan betaal je een ‘selectiecoëfficiënt’. Hoe moeilijker het is om een geschikte kandidaat voor een functie te vinden, hoe hoger de selectiecoëfficiënt. Dus hoe duurder de kostprijs.

    Stel je zelf een kandidaat voor aan het uitzendkantoor?
    Dan betaal je een ‘payrollcoëfficiënt’. Het uitzendkantoor rekent dan enkel administratieve kosten aan om de uitzendkracht tewerk te stellen. Dit is goedkoper.

    Goed om weten: als de offerte van het uitzendkantoor dat bepaalt, kan de selectiecoëfficiënt na verloop van tijd worden vervangen door de payrollcoëfficiënt. Zo kun je de uitzendkracht verder tewerkstellen tegen een lagere kostprijs. In het raamcontract ‘uitzendarbeid’ (zie onder) zijn de coëfficiënten reeds allemaal vastgelegd.

    Voordelen

    Uitzendarbeid is een snelle oplossing voor het invullen van tijdelijke functies en posities. Je krijgt een grote flexibiliteit in duurtijd en stopzetting van contracten. Je werkt hiervoor samen met een uitzendkantoor, maar hebt steeds inspraak in de selectieprocedure en de gekozen kandidaat. Ook uitzendkrachten doorlopen een proeftijd.

    Hoe tewerkstellen via uitzendarbeid?

    Kandidaten tijdelijk tewerkstellen via uitzendarbeid: procedure voor HR- of selectieverantwoordelijken binnen de diensten van de Vlaamse overheid.

    • 1

      Maak interne afspraken en bespreek die met de vakorganisaties

      Afsprakenkader
      Je maakt duidelijke afspraken over uitzendarbeid en legt die vast in een afsprakenkader:

      • Wordt uitzendarbeid toegelaten binnen je organisatie?
      • Onder welke vormen is dit mogelijk?
      • Hoe wordt dit intern aangevraagd?
      • Hoe gebeurt de budgettaire goedkeuring?
      • Hoe worden uitzendkrachten opgevolgd?
      • Op welke manier worden de vakorganisaties op de hoogte gehouden van nieuwe indiensttredingen?
      • ...

      Bespreking met vakorganisaties
      Je bespreekt dit afsprakenkader met de representatieve vakorganisaties. Dat overleg kan gebeuren door je leidend ambtenaar en HR-businesspartner. Het advies van de vakorganisaties wordt na het overleg (bijvoorbeeld tijdens een EOC) meegenomen en komt in een verslag.

      Nadien moet je leidend ambtenaar of een gemachtigde de representatieve vakorganisaties steeds vooraf op de hoogte brengen als er een uitzendkracht in dienst komt. De leidend ambtenaar bepaalt daarvoor de regels, bijvoorbeeld over het moment en de manier van kennisgeving.

    • 2

      Regel je toetreding tot het raamcontract ‘uitzendarbeid’

      Wil je gebruik maken van het raamcontract ‘uitzendarbeid’? Dan bezorg je, voor je een bestelling plaatst, het ingevuld en ondertekend toetredingsformulier aan het Facilitair Bedrijf, het Agentschap Overheidspersoneel en het uitzendkantoor via e-mail: aankoopcentrale@vlaanderen.be en selecties@vlaanderen.be (zet in cc: vlaamseoverheid@startpeople.be).

      Het uitzendkantoor contacteert je vervolgens om:

      • het klantdossier op te maken
      • basisinformatie over je organisatie en de contactpersonen te verzamelen
      • praktische afspraken te maken
      • aanmeldgegevens voor het werkplatform te bezorgen (zie stap 3)

      Goed om weten: regel je toetreding tot het raamcontract tijdig. Zo verlies je geen tijd op het moment dat je snel een 1ste uitzendkracht wilt aanwerven.

    • 3

      Doe een aanvraag en zoek een geschikte kandidaat

      Aanvraag
      Als je gebruik maakt van het raamcontract ‘uitzendarbeid’ (zie stap 2), doe je de aanvraag voor een uitzendkracht via het werkplatform ‘Connecting Expertise platform (public sourcing)’. Gebruik hiervoor de aanmeldgegevens die je hebt ontvangen (zie stap 2).

      Intake
      Het uitzendkantoor maakt een afspraak voor een (telefonisch) intakegesprek. Tijdens dit gesprek geef je het uitzendkantoor een duidelijke functiebeschrijving en de volgende info:

      • uurrooster en salaris van de uitzendkracht
      • extralegale vergoedingen die van toepassing zijn
      • plaats tewerkstelling als die afwijkt van de standaardplaats
      • officiële functietitel als die afwijkt van de functietitel in de vacature

      Goed om weten: je doet deze aanvraag ook als je zelf een geschikte kandidaat wilt aanbieden.

      Werkpostfiche
      Je bezorgt zo snel mogelijk de werkpostfiche. Dat is een verplicht document over het welzijn van de uitzendkracht. Met dat document informeer je het uitzendkantoor over de vereiste beroepskwalificatie, en specifieke kenmerken en risico's van de werkpost. De werkpostfiche wordt opgemaakt op basis van een risicoanalyse door je interne en externe preventiediensten. Je vindt een sjabloon op de webpagina van ‘Preventie en Interim’.

      Selectieprocedure
      De selectieprocedure die volgt, bepaal je in overleg met het uitzendkantoor. Komen er verschillende uitzendkrachten op gesprek? Dan moet je kort motiveren waarom een kandidaat al dan niet geschikt is voor de functie.

    • 4

      Sluit de nodige contracten af

      Vóór de tewerkstelling van een uitzendkracht worden er 2 contracten opgemaakt:

      • Commercieel contract tussen je organisatie en het uitzendkantoor. Legt bijvoorbeeld afspraken vast over de duur van de tewerkstelling.
      • Arbeidsovereenkomst tussen het uitzendkantoor en uitzendkracht. De duur van zo'n contract is maximaal 1 week. Elke week moet er dus een nieuwe overeenkomst getekend worden als de tewerkstelling verdergaat. Controleer elke week of de uitzendkracht dat contract heeft getekend. Anders kan er een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur ontstaan tussen je organisatie en de uitzendkracht.
    • 5

      Zorg voor een onthaal en help bij een correcte uitbetaling van het salaris

      Onthaal
      Je onthaalt de uitzendkracht zoals iedere nieuwe werknemer en bezorgt de nodige informatie en werkmiddelen om het werk kwaliteitsvol uit te voeren. Lees meer op de webpagina ‘Richtlijnen onthaal nieuwe medewerkers’.

      Uitbetaling salaris
      Het uitzendkantoor betaalt de uitzendkracht wekelijks uit. Het is de verantwoordelijkheid van je organisatie om het uitzendkantoor hiervoor de nodige gegevens te bezorgen. Maak hiervoor vooraf goede afspraken.

      Opgelet: moet de uitzendkracht uitzonderlijke overuren presteren of uitzonderlijk werken in het weekend? Meld dit 1 dag voor de start aan het uitzendkantoor.

    • 6

      Betaal de factuur van het uitzendkantoor

      Na elke uitbetaling door het uitzendkantoor, volgt er een factuur voor je organisatie. Uitzendarbeid wordt binnen de Vlaamse overheid gefinancierd met werkingsmiddelen. Er bestaan daarvoor 2 economische rekeningen in OraFin:

      • 617101 voor ICT-profielen
      • 617100 voor alle andere profielen.

      Je maakt het best een vast inkoopordernummer (IO-nummer) voor uitzendarbeid, zodat het uitzendkantoor altijd foutloos kan factureren. Het IO-nummer geef je het best door bij de aanvraag van een uitzendkracht.

    • 7

      Zorg voor de nodige rapportering

      Het Agentschap Overheidspersoneel (AgO) bundelt volgende gegevens en bezorgt ze aan de bevoegde minister:

      • het aantal uitzendkrachten per motief en de uren die ze hebben gepresteerd
      • de totale kostprijs van de uitzendkrachten.

      Maak je gebruik van het raamcontract uitzendarbeid?
      Dan hoef je niets te doen. De uitzendkantoren zijn verantwoordelijk voor het beheer van de data.

      Doe je een beroep op uitzendarbeid buiten het raamcontract?
      Dan verzamel je zelf de nodige gegevens in het formulier 'rapportage uitzendarbeid buiten raamcontract'  en bezorg je dit ingevulde formulier jaarlijks ten laatste op 1 februari aan AgO via e-mail: selecties@vlaanderen.be.

    Hoe arbeidsongeval aangeven?

    Arbeidsongeval van een uitzendkracht aangeven: procedure voor HR-verantwoordelijken binnen de diensten van de Vlaamse overheid..

    Goed om weten: de procedure verschilt afhankelijk van de ernst van het ongeval. Dit wordt steeds toegelicht door het uitzendkantoor.

    • 1

      Verwittig het uitzendkantoor

      Je verwittigt zo snel mogelijk het uitzendkantoor via telefoon: 038 00 44 44. Je ontvangt vervolgens een formulier ‘aangifte arbeidsongeval’.

    • 2

      Doe aangifte

      Je vult het formulier ‘aangifte arbeidsongeval’ in dat je hebt ontvangen (zie stap 1) en bezorgt dit terug aan het uitzendkantoor.

    • 3

      Verwittig de preventiedienst

      Je verwittigt zo snel mogelijk je Gemeenschappelijke Dienst voor Preventie en Bescherming op het werk (GDPB) of je Interne Dienst voor Preventie en Bescherming  op het werk (IDPBW).

    Meer informatie

    Contact

    Meer informatie of een vraag?
    Contacteer het Selectiecentrum van het Agentschap Overheidspersoneel: 

    Havenlaan 88 bus 31
    1000 Brussel
    selecties@vlaanderen.be - 02 553 01 08


    Suggesties?
    Heb je aanvullingen of een opmerking over deze webpagina? Meld je suggestie(s).